Omgangsvormen op kantoor: een kleine gids door het dagelijkse mijnenveld van misstappen
Een luide boer na een kleine snack aan je werkplek of op kantoor, het met wilde gebaren opleuken van een slaapkamerverhaal bij de koffieautomaat, de smakeloze opmerking over de kledingstijl van de corpulente directiesecretaresse – je hebt geen aantoonbare kennis van „gedragsregels op de werkplek“ nodig om te weten dat dit absoluut niet kan. Ook een tik op de billen van de stagiaire, het neerbuigend tutoyeren van een hiërarchisch lager geplaatste collega of het driftig omver schoppen van een prullenbak tijdens een verhitte vergadering valt, wat voor sommigen misschien verrassend is, zonder meer in de categorie „goed voor een officiële waarschuwing“. Alleen irritant, maar eveneens een no-go, zijn luidruchtige privételefoongesprekken die collega’s in de kantoortuin ongewild diepgaande inkijkjes geven in de uiteenlopende opvattingen over hygiëne van de collega die net met haar nieuwe vriend is gaan samenwonen. Of privé op internet surfen op de werkplek, ook al valt het einde van de online veiling voor de begeerde König-Ludwig-herdenkingsmunt nog zo ongelukkig binnen de reguliere werktijd. Of, of, of.
1. Regels voor de kantoortuin: over verraderlijke valkuilen en regionale bijzonderheden
De weg naar succes is geplaveid met hard werk en talloze zijpaden die om een goed afgesteld oriëntatievermogen vragen. De bestrating zelf echter – en dat weet iedereen die in een team werkt – ligt vol met valkuilen. Die elegant te omzeilen is een vaardigheid die maar weinigen van nature bezitten. Dag in, dag uit liggen grijze zones in de omgangsvormen als het ware achter elke archiefkast op de loer en door de vele ongeschreven regels op kantoor zijn ze ook niet altijd meteen herkenbaar. Maar ook binnen een bedrijf bepalen, net als in elke andere sociale groep van sportclub tot familie, waarden en regels het dagelijks leven. De belangrijkste, die zich in de loop der tijd als standaard hebben uitgekristalliseerd, zou je moeten kennen.
Natuurlijk kun je ook overal in doorslaan en je over elk nog zo piepklein detail het hoofd breken. Bijvoorbeeld over hoe je de chef op de gang het best begroet, of een handdruk al lopend gepast is, of toch eerder een kort zwaaitje of liever een joviaal knikje met het hoofd. Of er nog een „Goedendag“ of al een „Goedenavond“ nodig is, of dat je net zo verplicht moet antwoorden op het Beierse „Servus!“ van je leidinggevende of juist niet. In veel gevallen helpt een goed getraind en gezond werkend fatsoenscentrum om in de betreffende situatie het juiste te doen. Maar in principe zou iedereen die in een bedrijf met anderen samenwerkt zich moeten verdiepen in welke omgangsvormen in zijn of haar werkomgeving belangrijk worden gevonden. Want ook dit is logisch: in kantoortuinen gelden natuurlijk heel andere regels dan in een timmerwerkplaats. En zoals het voorbeeld van een flinke boer na het eten – in de middeleeuwen nog prima opgevat als een compliment aan de keuken – laat zien: ook omgangsvormen veranderen met de tijd, en daarom heeft je persoonlijke kantoor-etiquette regelmatig een update nodig.
2. Over doodzonden en grijze zones
Meteen om te beginnen een selectie van de ergste carrièrekillers: aanhoudende frustratie, arrogantie, weerstand tegen advies, respectloosheid, roddelen, onpunctualiteit, praatzucht, koppigheid, al te luid uitgedragen zelfoverschatting of juist zelftwijfel, ongeduld, elke vorm van drugs op de werkplek en ondankbaarheid. Wie dit rijtje weet te vermijden, maakt zich in elk geval niet meteen impopulair. Ook van de randgebieden van deze punten kun je beter wegblijven. Zo is het ronduit respectloos om lichamelijke gebreken van een collega ter sprake te brengen. Zo simpel, zo duidelijk. Tot het brede veld van respectloosheid behoort echter ook verveeld onderuitgezakt in je stoel hangen tijdens vergaderingen, op je telefoon staren in plaats van naar het flip-overbord, of ogenschijnlijk banale dingen zoals je gesprekspartner niet in de ogen kijken tijdens een onderonsje.
Ook de overgang van een eigenlijk positieve eigenschap naar grensoverschrijdend gedrag kan soms in nuances zitten. Trefwoord: zelfverzekerd optreden. In een sollicitatiegesprek zeker handig en gewaardeerd door HR-managers, maar als het consequent wordt doorgevoerd kan het een minpunt worden. Het afdelingshoofd dat een vergadering op een zelfverzekerde manier weet te leiden, doet zijn werk goed. Het afdelingshoofd dat tijdens de vergadering begint op te scheppen over zijn kennis of college gaat geven, komt al snel arrogant over. Juist daarom is het ook in langdurige arbeidsrelaties belangrijk om je "antennes" scherp te houden.
Want op dit punt verschillen een huwelijk of een langdurige relatie niet zo veel van een langdurige arbeidsrelatie: het gevaar om gemakzuchtig te worden en jezelf op basis van je jaren bij het bedrijf bijzondere rechten toe te kennen, is groot. Plat gezegd: de medewerker die begint te komen en te gaan wanneer en hoe hij wil, een enorme chaos op zijn bureau en extra werk voor collega’s achterlaat, lijkt ongeveer op de echtgenoot in Adiletten en fijn geribbeld hemd die zijn vrouw boven het televisiegeluid uit vraagt wanneer het eten nu eindelijk eens klaar is.
3. Over grijze zones en interne bedrijfsnormen
Waar de meeste van deze voorbeelden van regels in een kantoortuin nog wel te verklaren zijn met logisch nadenken en een gevoel voor wat hoort – of juist niet – wordt het iets lastiger als het om interne bedrijfsregels gaat. In veel bedrijven hebben zich eigen regels ontwikkeld die in andere bedrijven ondenkbaar zouden zijn. Denk je aan de wereld van de IT-branche, dan gelden daar zeker andere regels dan in het bankwezen. Zo zijn er bedrijven waar iedereen, van de baas tot de stagiair, elkaar met je en jij aanspreekt. Als nieuwkomers dan zouden beginnen om anderen in het algemeen of ook maar gedeeltelijk met u aan te spreken, zou dat niet gepast zijn. Komen medewerkers van zo’n bedrijf waar iedereen tutoyeert echter in een ander bedrijf terecht, waar het formele aanspreken gebruikelijk is, dan moeten ze zich aanpassen. In principe geldt: het is altijd belangrijk om te kijken hoe het in het bedrijf waar je op dat moment werkt, gedaan wordt. Bij twijfel geldt: houd je liever aan de algemene omgangsregels en stel je eerder wat terughoudend dan opdringerig op. Dat zegt overigens ook een erkende expert op het gebied van „business-etiquette“.
4. Goede adviezen van een expert op het gebied van „business-etiquette“
Communicatietrainer Helga Schmidt is onder andere directeur van het Business-Knigge-Instituut en leidt ook trainers op in dit vakgebied. Als voorbeeld van een interne bedrijfsregel noemt ze het onderwerp "dresscode". "Als er dienstuniformen zijn, speelt die vraag natuurlijk niet." Zo niet, dan kunnen er best valkuilen zijn waar medewerkers niet in moeten trappen. "Mijn kleding moet bij het bedrijf passen. Maar ook als er geen vastgelegde regels zijn: een te diepe halslijn hoort niet thuis op kantoor en de rok mag niet te kort zijn." Als vuistregel geldt dat die tot op de knie mag vallen, maar niet boven de knie moet eindigen. "Hakken aan schoenen mogen maximaal vijf centimeter hoog zijn. Op blote voeten naar het werk komen kan ook echt niet. Tenzij ik natuurlijk in een strandbar werk."
Komt er toch eens een smakeloze opmerking over de roklengte van een collega, dan is dat natuurlijk een overtreding van de regels. Helga Schmidt raadt aan om meteen op dubbelzinnige opmerkingen te reageren. "Dan moet ik als betrokkene onmiddellijk na de opmerking of handeling duidelijk maken dat dit niet kan." Heel belangrijk is daarbij om enerzijds grenzen aan te geven, maar anderzijds wel een zakelijke, professionele toon te bewaren. Als het vaker gebeurt, raadt ze aan om snel de leidinggevende in te schakelen.
Over het algemeen raadt de expert aan om conflicten op de werkplek zo snel mogelijk op te lossen. "Als een collega zich door het slechte gedrag van een andere collega lastiggevallen voelt, kan dat het beste in een gesprek onder vier ogen worden opgelost." Helpt dat niet, dan moet de directe leidinggevende het overnemen. Dat geldt voor alle onderwerpen waarbij conflicten ontstaan. "Het kan bijvoorbeeld zijn dat een collega stinkt, zich ongepast kleedt of met open schoenen naar het werk komt." Een snelle reactie voorkomt dat deze conflicten escaleren, waardoor uiteindelijk het werk eronder lijdt. In het algemeen geldt: storende factoren krijgen voorrang.
5. Korte info – Kort interview
De professionele communicatietrainer Helga Schmidt heeft zich gespecialiseerd in het thema „business-etiquette“ en leidt trainers op binnen dit vakgebied. In het korte interview geeft ze een overzicht van het complexe onderwerp „gedrag op kantoor“.
Waar worden op kantoor de meeste fouten gemaakt als het om gedrag gaat?
De meeste en ernstigste fouten worden gemaakt op bedrijfsfeesten, wanneer alcohol in het spel komt. Dan zeggen collega’s die elkaar de volgende dag daar veel spijt van hebben ineens je en jij tegen elkaar, en dat zorgt voor een ongemakkelijke sfeer.
Hoe spreek ik mijn leidinggevende aan in een mail?
Het inmiddels wijdverbreide „Beste“ als aanhef in een mail aan mijn chef of leidinggevende is niet passend. Dat is veel te privé en haalt de zakelijkheid weg. Bovendien zitten een chef of leidinggevende doorgaans niet op die positie omdat ze uitzonderlijk aardig zijn. Nee, ik schrijf „Geachte“ of de vrouwelijke vorm, of „Goedendag“ of „Goedemorgen“.
Hoe zit het met eten op de werkplek?
Op de werkplek een boterham eten is niet gepast. In veel kantoren is er echter geen andere mogelijkheid. Na overleg is ook dat dus prima. Regel voor kantoortuinen: het eten mag geen overlast voor de anderen op kantoor veroorzaken. Niet door geur en niet door welke geluiden dan ook. De normale omgangsregels gelden. Ook handen wassen voor en na de maaltijd hoort daarbij.
Wat is verder nog belangrijk in de omgang op kantoor?
Als ik in een kantoortuin zit, mag ik niet te hard telefoneren en mag ik niet te vaak privégesprekken voeren. Rekening houden met elkaar is belangrijk in een groot kantoor. Als ik iets van iemand wil, schreeuw ik niet dwars door de hele ruimte. Ook hier geldt de regel: wie iets wil, komt zelf in beweging. Als iemand belt, neem ik op met mijn voornaam, mijn achternaam en zeg ik „Goedendag“ of „Grüß Gott“. Als een vreemde of een klant het kantoor binnenkomt, sta ik op en kijk ik hem aan wanneer ik met hem spreek.
Goed gedrag op kantoor is duidelijk een breed onderwerp met veel valkuilen. Ja, maar goed gedrag is niet alles. Met een positieve uitstraling wordt ook menige overtreding van de regels vergeven. Belangrijk is dat je de regels kent, dan kun je ook altijd aanpassen wat niet helemaal passend is.
6. Regels voor een goed werkklimaat in een kantoortuin
Een bureaustoel in een kantoortuin is voor veel mensen een dagelijkse uitdaging. Wie daar sportief mee omgaat, vermijdt valkuilen en opkomende frustratie. Als algemene leidraad geldt ook hier Kants categorische imperatief, die in verkorte vorm terugkomt in het spreekwoord: „Wat je niet wilt dat jou geschiedt, doe dat ook een ander niet.” Dus: wat je bij anderen storend vindt, moet je zelf absoluut vermijden. Dat beperkt zich zeker niet tot omgangsregels zoals elkaar begroeten of de toon waarop je met elkaar spreekt, al zijn die natuurlijk wel een basisvoorwaarde. Wie een ruimte binnenkomt, hoort te groeten, ook als niemand het lijkt op te merken. Hetzelfde geldt voor afscheid nemen – meestal groet er toch iemand vriendelijk terug. Leidinggevenden roepen medewerkers niet bij zich om vervolgens aan hun bureau lange telefoongesprekken te voeren en hen te laten wachten. Ook onderdanigheid tegenover hoger geplaatsten in de hiërarchie wordt niet graag gezien. Hiërarchie mag nooit in de weg staan van aandacht en beleefdheid. Zo hoort het afdelingshoofd de stagiair de deur open te houden als die een stapel ordners balanceert. Maar naast concrete handelingen en no-go's wordt het werkklimaat ook sterk bepaald door subtiele signalen en zintuiglijke indrukken.
Niet alleen luid telefoneren of uitgebreide privégesprekken storen, ook „schreeuwerige“ kleuren en decoraties waarmee sommigen hun individualiteit proberen uit te drukken. Noch de fotogalerij van de familie, noch een verzameling van de artistieke werken van de kinderen of kleinkinderen mag de werkplek domineren – één foto is prima, meer is te veel. Naast etensgeuren storen ook opdringerige parfums of aftershaves. Kleding die muf en bezweet ruikt, maakt het collega’s lastig. Op warme dagen helpen hier alleen een ongeparfumeerde anti-transpirant in stick- of rollervorm en een extra overhemd of blouse om te wisselen. Voor zwetende voeten is er deodoriserend voetpoeder, dat in andere landen allang heel normaal is.
Ook steeds herhaalde bewegingen of gebaren zijn irritant; ze vallen onder de ongeschreven regels van het kantoortuin-etiquette. Meestal merk je die zelf nauwelijks op. Als je jezelf er echter op betrapt dat je tijdens het telefoneren steeds met een balpen klikt, tijdens het nadenken aan haarlokken draait of afstanden alleen aflegt met een rinkelende sleutelbos, kun je er zeker van zijn dat je collega’s zich daar allang aan ergeren. Het afleren is lastig; laat je hierbij helpen door iemand die maar één kantoormeubel verder zit en je daar vriendelijk en consequent op wijst.
7. Kantoortuin-etiquette: oplettendheid helpt
Er zijn talloze ongeschreven gedragsregels voor kantoortuinen. Om goed met anderen overweg te kunnen, is de eerste stap dat je je ervan bewust wordt dat je anderen flink kunt storen. Als een collega iets doet wat het werk of je humeur negatief beïnvloedt, moet je hem of haar daarop aanspreken: niet wanneer je net boos of wanhopig bent, maar zo rustig en ontspannen mogelijk en het liefst met een aanbod om zelf ook iets af te leren. Lijstjes kunnen helpen: Wat stoort mij aan anderen, wat vermindert mijn concentratie? Wat daarvan doe ik zelf ook? Wie kan, doet er goed aan om met iemand te overleggen en daarbij duidelijk te communiceren waarom je het vraagt en niet over irritante gewoontes van anderen te praten. Ook dat is namelijk een no-go volgens de regels voor de kantoortuin.