Thuiskantoor: thuis op kantoor in plaats van op kantoor aan huis

Als het op de juiste manier wordt geïmplementeerd, kan het thuiskantoor een stap voorwaarts zijn

Sommigen beschouwen het sceptisch als een uitnodiging om tijdens de werkuren van hun leven te genieten, terwijl anderen het vieren als een revolutie in het beroepsleven die kwaliteit van leven belooft. Hoe dan ook: het thuiskantoor heeft de realiteit van het werk veranderd. Moderne communicatietechnologie heeft professioneel werken binnen uw eigen vier muren mogelijk gemaakt. Smartphones, tablets, de allesomvattende cloud en snelle internetverbindingen hebben fysieke aanwezigheid op het werk op zijn minst gedeeltelijk overbodig gemaakt. Maar wat doe je als het onderwerp thuiswerken – of, om het in ouderwetse termen te zeggen, ‘telewerken’ – ter sprake komt?

Wilt u het werk comfortabel in uw dagelijks leven thuis integreren en met maximale productiviteit aan uw professionele doelen blijven werken? Of deze voordelen in de context van het werk kunnen worden bereikt, hangt van verschillende factoren af. Maar op welke ervaringen kun je voortbouwen?

Voor- en nadelen: Valkuilen en kansen in het dagelijkse werkleven thuis

Weeg het af! is de eerste en belangrijkste tip in deze zoektocht naar de oplossing voor de individuele werksituatie. Want thuiswerken is niet voor iedereen de beste oplossing. Als u besluit dit te doen, moet u bovenal over een behoorlijke hoeveelheid zelfdiscipline beschikken: huishoudelijk werk, uw dierbaren, spontane bezoekjes van vrienden zijn slechts enkele van de vele grote en kleine afleidingen die in elke hoek op de loer liggen.

Er is bijvoorbeeld een heel gezond plichtsbesef voor nodig om lieve vrienden te vertellen dat hun bezoek tijdens reguliere werkuren valt als ze met taart in hun mandje aan de deur staan ​​en de nieuwe thuiswerker met de beste bedoelingen willen verrassen. Situaties die volkomen absurd lijken in een bedrijfspand moeten ineens verdedigd worden in ruimtes die normaal gesproken gereserveerd zijn voor privégebruik. Iedereen die denkt dat het opvoeden van kinderen en het beroepsleven gemakkelijk te combineren zijn, zal vaak ongelijk krijgen. Maar thuiswerken kan ook veel voordelen met zich meebrengen.

Deze liggen eigenlijk voor de hand: geen vervelende woon-werkverkeer meer, geen tijdrovende en zenuwslopende files na het werk, geen treinvertragingen, overvolle metro's of bevroren autosloten in de winter. In ieder geval geen die een verhoogde mate van stress veroorzaken voordat het werk begint en ook de dag verpesten voor degenen voor wie de ochtend niet hun favoriete tijdstip van de dag is.

Trefwoord bioritme: Het is bewezen dat de interne klok van mensen anders tikt. Terwijl de “nachtbraker” het gemakkelijker heeft met avondwerk, valt de “vroege vogel” op dit moment in een prestatiedaling – maar hij begint de werkdag veel efficiënter. Ook de tijdrovende aspecten op kantoor, alle onnodige rituelen en beleefde gesprekken in de gang, vallen weg. Kortom: als er werk te doen is, wordt er gewerkt. Lastminutewerk dat je wordt opgelegd door je chaotische collega naast je, is thuis net zo ondenkbaar als welke dresscode dan ook. Of het nu gaat om sokken of joggingbroeken: voor de laptop bij het raam is geen das nodig. De pauzes hoeven niet in de koude betonnen tuin te worden doorgebracht met een dun kopje drank uit de automaat, maar kunnen worden gebruikt voor tuinieren, koken, joggen of racefietsen - zelfs tandartsafspraken, halfjaarlijkse bandenwissels of bezoekjes aan de kapper passen in een lunchpauze en nemen geen vakantiedagen of overwerktegoed op. En uiteindelijk het grootste voordeel: thuiskantoor is in elk huishouden denkbaar.

Concrete overwegingen

Dat roept de vraag op naar de praktische implementatie. Het spreekt voor zich dat niet alle werkplekken naar het comfort van uw eigen huis kunnen worden verplaatst. Net zoals de chirurg de patiënt altijd moet opereren, zal de maatschappelijk werker op scholen of jeugdclubs moeten blijven werken. Als de arts echter rekeningen schrijft, medicijnen bestelt of bevindingen opschrijft, kan hij dit in theorie vanuit huis doen. Hetzelfde geldt voor de straathoekwerker die thuis zijn verslagen kan schrijven. In creatieve beroepen - communicatieontwerp, architectuur, auteurs of fotografen - of technische beroepen (systeemondersteuning, programmeren) kan bijna alles vanuit huis worden gedaan, behalve details of vergaderingen die niet in een videoconferentie passen. In alle gevallen is echter een internetverbinding de technische basis om te kunnen werken, hoe sneller hoe beter.

Home Office – De praktische uitvoering

Internetverbinding, technologie en een kleine IT-klant

Tegenwoordig heeft iedereen deze basis voor vrijwel al het kantoorwerk thuis: een router die het huis van internettoegang voorziet. Het apparaat zelf is meestal afkomstig van de telecomaanbieder en beschikt over interfaces voor netwerkkabels en antennes voor draadloze thuisnetwerken, ook wel WiFi genoemd. Aan de ene kant van de router bevindt zich nu het thuisnetwerk, dat rechtstreeks of via een switch met een of meer computers is verbonden. Aan de andere kant zorgt een breedbandinternetverbinding (DSL, VDSL) voor een snelle download en upload van gegevens en communicatie met de werkende mainframecomputer, die op zijn beurt is verbonden met internet. Wat moeten de apparaten in het thuiskantoor minimaal kunnen?

Roland Karl is eigenaar van het in München gevestigde TraininX Computer-Service GmbH en adviseert dagelijks bedrijven en particulieren over allerlei IT-gerelateerde onderwerpen. Ook het onderwerp ‘thuiskantoor’ komt bij hem regelmatig ter sprake. In zijn winkel in Obersendling neemt hij de tijd om de basis te verduidelijken. “Het benodigde materieel hangt volledig af van het soort werk dat gedaan moet worden”, zegt hij meteen aan het begin. “Om dit te doen, moet ik mezelf eerst afvragen met wat voor soort data ik te maken heb”, zegt Karl. Als het om Word- of Excel-bestanden gaat, moeten deze programma’s uiteraard op de thuis-pc of laptop draaien. In principe is elke gewone computer voldoende om documenten of gegevens via internet op te slaan op een server waar collega's in het bedrijf toegang toe hebben. Hij wijst naar de verschillende computers en laptops in de tentoonstellingsruimte: “Echt alles wat hier staat is daarvoor ruimschoots voldoende.”

Bedrijven werken vaak met een database die op de bedrijfsserver staat. De freelancer of thuiskantoormedewerker heeft vanuit huis toegang tot de server. “Hij opent dan eenvoudigweg een bewerkingsmasker en gebruikt dit om individuele gegevens op de server te wijzigen.” De afmetingen van het masker, dat meestal in de browser wordt weergegeven, worden echter door de server gespecificeerd en zijn in dit geval doorslaggevend. “Het is belangrijk dat de thuismonitor de benodigde resolutie biedt en het masker volledig kan weergeven.” Voor dit soort databasewerk heb je nauwelijks rekenkracht nodig - dat is de verantwoordelijkheid van de serveroperator, aangezien het eigenlijke computerwerk op de server plaatsvindt. “Strikt genomen zijn een geschikte monitor, muis en toetsenbord en een minicomputer thuis voldoende”, zegt Karl, wijzend op een plastic doos – nauwelijks groter dan een pakje sigaretten. Er zit voldoende kracht in om een ​​thuiskantoor te runnen.

Architecten die bijvoorbeeld met een CAD-programma werken, hebben aanzienlijk krachtigere apparatuur nodig. “Dergelijke programma's vergen doorgaans veel rekenkracht”, zegt Karl. De server van het architectenbureau hoeft daarentegen alleen maar voldoende capaciteit te hebben om de verwerkte bestanden op te slaan.

Interieurontwerp: de juiste kamer kiezen

Tussen een sigarettenpakjecomputer, monitor en muis in het minimale geval en een netwerk met drie computers inclusief een netwerkdrive en printer, zijn er verschillende opties voor de benodigde ruimte. Gelukkig is iedereen die in zijn eigen vier muren een logeerkamer heeft die hij tot studeerkamer kan ombouwen. Deskundigen zijn het erover eens dat er bij het kiezen van een baan veel goed en veel fout kan worden gedaan. De studeerkamer mag bijvoorbeeld geen kamer zonder ramen zijn die uitkijkt op de achtertuin, noch een drukke doorloopkamer die het hele gezin gebruikt voor bepaalde activiteiten. Idealiter zou het interne kantoor overgoten moeten zijn met licht en gemakkelijk te ventileren zijn, niet te groot en niet te klein - en zeker comfortabelere trillingen moeten hebben dan het gemiddelde kantoor in een bedrijfscomplex.

Nu kan niet iedereen zijn eigen kamer inrichten voor werkdoeleinden. Huurders van twee- of driekamerappartementen kunnen mogelijk ook hun kantoor in bestaande kamers integreren. Maar wees voorzichtig! Een donker hoekje met links en rechts planken, in de knoop geraakte kabels op het werkblad en een wiebelend houten krukje ervoor is net zo schadelijk voor de wens om te werken als een werkplek in de keuken die op- en afbouw vereist. De werktafel moet te allen tijde toegankelijk zijn, zelfs zonder dat u de afwas hoeft te doen of de naaimachine de kamer in hoeft te dragen. “Als het kan, dan kan het” is het motto voor geïntegreerde werkoplossingen. Gelukkig zijn er tegenwoordig veel innovatieve meubels die precies voor dit doel zijn ontworpen. Ze helpen bijvoorbeeld om van het ongebruikte stuk muur onder het dakraam een prettig verlichte werkplek te maken: moderne secretaresses die je na het werk eenvoudig kunt afsluiten, voorzien van geïntegreerde Kabelkanalen en LED-daglichtverlichting hebben. Met een beetje fantasie en een paar flessen meubelpoetsmiddel kan oma's oude keukentafel natuurlijk worden omgebouwd tot een stijlvol werkinstrument.

Hoe minder ruimte er is, hoe creatiever de werkoplossing voor thuis moet worden bedacht. Als u het moeilijk vindt om een ​​geschikt werkblad in uw eigen appartement te integreren, neem dan contact op met een binnenhuisarchitect - of met een ervaren vriend die al een of twee appartementen heeft ingericht. Vaak is het maar een kleine aanpassing op een heel andere plek in de kamer, waardoor er voldoende ruimte ontstaat voor een heus thuiskantoor. Al aan het begin van de reis ligt er echter een kardinale fout op de loer: als het bureau in de slaapkamer moet worden geïnstalleerd, moet het visueel worden gescheiden van het slaapgedeelte. Wie wil het werk van de volgende dag zien terwijl ze in slaap vallen - of zelfs maar door een stapel papieren eromheen waden die een tapijt van bladeren is geworden?

Meubelselectie

Van moderne secretaires die na het werk als een designplank aan de muur rusten, tot klassieke secretaires Bureau met in hoogte verstelbaar werkblad: De meubelindustrie heeft voor bijna elke behoefte de juiste stukken. Terwijl vrijwel alles kan dienen als tafel die een tafelblad ondersteunt en voldoende ruimte heeft voor een laptop erbovenop, eventueel een printer ernaast en heel veel kabels eronder, moet je bij een stoel goed opletten waar je je belangrijkste spullen acht tot negen uur per dag op wilt zetten, alleen maar voor je rug.

Ook hier bieden speciaalzaken in hoogte verstelbare Directiestoel Vrijwel alles, van eenvoudige bureaustoelen met verstelbare rugleuningen tot zelfs bureaustoelen waarvan het uiterlijk en de functie gebaseerd zijn op racen, is te vinden in het ruime assortiment. Het enige waar rekening mee moet worden gehouden is dat de stoel comfortabel is en zich in ieder geval een beetje kan aanpassen aan de behoeften van de persoon die werkt. Een zitting die kantelt of een rugleuning die zich aanpast aan de wervelkolom kan geen kwaad.

Het klinkt allemaal ontzettend technisch en zo zag het er vroeger ook uit. Bij kantoormeubelleveranciers gaat inmiddels echter de ronde dat veel medewerkers één of meerdere dagen thuis werken en meubilair hebben ontworpen dat slechts gedeeltelijk zichtbaar is in het beoogde gebruik. Hoewel ze meestal moderner dan conservatief van ontwerp zijn, passen ze goed in moderne huizen.

Verlichting

Een punt dat volgens de algemene mening van deskundigen het meest wordt onderschat is verlichting (zie ook het artikel “Verlichting op kantoor: heldere lampen voor slimme geesten”). Het simpelweg plaatsen van een oude bureaulantaarn op de werktafel als decoratieve, maar zeker geen professionele lichtbron is zeker niet voldoende. Particuliere kantoorinrichters moeten op twee dingen letten: of ze nu van de zolder een open kantoor met een verfijnde loungeruimte en meerdere werkplekken maken of de slaapkamer met een apart werkgedeelte. Ten eerste moet er voldoende natuurlijk daglicht op het werkoppervlak zijn en ten tweede moeten er, afhankelijk van het tijdstip van de dag en de lichtinval, voldoende kunstmatige lichtbronnen zijn om in te schakelen.

Om preciezer te zijn: het werkblad moet in een hoek van negentig graden ten opzichte van een raam staan, zodat er overdag van rechts of links licht op het tafelblad valt. Kunstlicht moet vanuit verschillende lichtbronnen vanaf het plafond vallen en zo gelijkmatig mogelijk door de kamer worden verdeeld. Om ervoor te zorgen dat het licht gelijkmatig wordt gereflecteerd in de van de ramen afgekeerde delen van de kamer, moeten de oppervlakken van het werkmeubilair indien mogelijk in een lichte, matte kleur worden gehouden. Voor een beter begrip: individuele, spotachtige lichtbronnen creëren ongelijkmatige lichtomstandigheden - als ze van achteren of van voren komen, worden ze op de monitor gereflecteerd en veroorzaken ze reflecties die de werknemer voortdurend moet vermijden. Dit resulteert in een slechte houding en spanning - uiteindelijk lijdt het werk eronder. Aanbevolen worden LED-lampen in de lichtkleur ‘daglicht’, die inmiddels voor minder dan 5 euro verkrijgbaar zijn bij grote meubelzaken. Aanvullend aanbevolen: Stationaire daglichtlampen met voldoende vermogen op het bureau om ook in twijfelachtige omstandigheden direct werklicht te bieden.

Tips en trucs

Blijft de vraag over de ellendige wirwar van kabels: printerkabels, ethernetkabels, mogelijk scanners, laadstations en telefoons – alle apparaten die in het dagelijks werk worden gebruikt, hebben de gewoonte om aan de draad te blijven hangen. Je snoeren hebben de neiging zich in dikke knopen onder het bureau te verzamelen en zich stiekem om je voeten te wikkelen. Als u immuun wilt zijn voor dergelijke verraderlijke bondage-aanvallen, wordt een kabelgootsysteem aanbevolen. Dit kan in het meubilair worden geïntegreerd, maar je kunt het ook zelf bouwen vanuit een schoenendoos met behulp van bouwtekeningen van internet. Slangen, die normaal gesproken als kabelgoten onder het gips worden gelegd, zijn een bruikbaar alternatief gebleken. Ze zijn goedkoop, per meter verkrijgbaar in bouwmarkten en doen in geen enkel opzicht onder voor “professionele” kabelverzamelaars. Gewone wasknijpers die de kabel aan de rand van de tafel houden, zijn ook nuttig gebleken om USB-kabels uit elkaar te houden. Paperclips werken ook en zien er ook stijlvol uit.

Orde is ook in eigen land het halve werk: hoe kleiner deze is, hoe belangrijker deze is voor geconcentreerde vooruitgang. Voordat veel stapeltjes het zoeken naar papieren tot een nachtmerrie maken, kun je beter een paar vierkante meter muurruimte opofferen voor een prikbord waar je de hele boel netjes kunt ophangen met spelden, magneten of plakstrips. Dit zorgt niet alleen voor orde, maar ook voor snel overzicht. Papieren voor voltooide projecten kunnen vervolgens eenvoudig in kartonnen dozen worden bewaard, in een mooie dozentoren worden gestapeld - en regelmatig worden gesorteerd.

Last but not least mag de persoonlijke touch uiteraard niet worden verwaarloosd, zolang deze nog niet tot uiting is gekomen in de keuze van werkmeubilair en materialen. Een paar penseelstreken van je favoriete kleur op de muur maken van de werkhoek een vriendelijke plek die ook visueel een werkeiland wordt. De oude fotolijst met een vakantiefoto of je favoriete platenhoes op het bureau geeft de werkplek nog een persoonlijk tintje - en verse bloemen of een potplant dragen hun steentje bij om de werkplek stilistisch bij de rest van het appartement te laten aansluiten. Maar zowel in het thuiskantoor als in het open kantoor geldt: less is more.

Persoonlijke voorkeuren afwegen

Wie zijn werkplek naar de eigen vier muren verhuist, kan zich niet alleen verheugen op aangename voordelen. Volgens het Duitse Instituut voor Economisch Onderzoek verzamelen werknemers die thuis werken ongeveer twee keer zoveel overuren. Terwijl collega's op kantoor het werk achter zich kunnen laten, vervagen in het thuiskantoor de grenzen tussen werk en privé. De comfortabele Bureaustoel lijkt extra werk uit te nodigen.

Om dit te voorkomen is een hoge mate van zelfdiscipline vereist. Tijdens de kernwerkuren moeten afleidingen tot een minimum worden beperkt, zodat de aandacht kan worden gevestigd op wat het belangrijkst is. Iedereen die deze uitdaging aangaat, kan genieten van de vaak genoemde voordelen:

• gemakkelijker combineren van werk en gezin
• flexibele indeling van de werktijden
• Tijd- en kostenbesparing bij het reizen naar kantoor

Voordelen van een thuiskantoor

Om te kunnen zien of dit gevarieerde landschap van voordelen ook uw eigen dagelijkse werk kan verrijken, moet u een kijkje achter de theoretische façade nemen. Iedereen die besluit om, althans als test, zijn werk naar de eigen vier muren te verplaatsen, zal snel een idee krijgen van de voordelen van een individueel thuiskantoor. Misschien is dit een kans om in de toekomst tenminste een deel van uw werkuren vrijer in te delen. Als je deze stap echter niet durft te zetten, blijven de voordelen van thuiswerken in eerste instantie verborgen.

Gebrek aan productiviteit op het thuiskantoor?

De productiviteit van je eigen werktijd in het thuiskantoor hangt uiteindelijk af van meer dan alleen een prettige werkomgeving met een bureau, computer en bureaustoel. Veel werkgevers schrikken er zelfs voor terug om de bekende thuiskantoorvoordelen aan te grijpen als kans op een nieuw werkconcept, omdat ze vrezen dat de productiviteit van hun werknemers zal afnemen.

Ondertussen wijzen deskundigen erop dat het vaststellen van vaste routines in het dagelijkse werk en het stellen van duidelijke doelen voor elke individuele werkdag belangrijker zijn dan het wegnemen van de sociale druk veroorzaakt door het gebrek aan observatie door bazen en collega's. Veel medewerkers die wijzen op de voordelen van thuiswerken zeggen zelfs meer te kunnen bereiken dankzij de rustige werkomgeving. Het is daarom de moeite waard om deze verandering, in ieder geval tijdelijk, door te voeren.