Omgangsvormen op kantoor: een kleine gids door de dagelijkse misstappen
De volle oprisping na een kleine snack op het werk of op kantoor, de gebarenversiering van een slaapkamerverhaal bij de koffieautomaat, de onsmakelijke opmerking over de kledingstijl van de gezette directiesecretaresse - je hebt geen bewezen kennis op het gebied van ‘gedragsregels op de werkvloer’ nodig om te weten dat dit niet mogelijk is. Op dezelfde manier, en voor sommigen zelfs nog verrassender, vallen de klap op de kont van de stagiair, de denigrerende voornaam van de hiërarchisch ondergeschikte of het heethoofdige schoppen tegen een prullenbak tijdens een controversiële bijeenkomst feitelijk in de categorie van 'waarschuwing'. Wat alleen maar vervelend is, maar ook een no-go, zijn luide privételefoongesprekken die collega's in de open kantoortuin onbedoeld diepgaande inzichten geven in de verschillende ideeën over netheid van de collega die net bij haar nieuwe vriend is ingetrokken. Of privé internetten op het werk, ook al valt het einde van de online veiling van de felbegeerde Koning Ludwig-herdenkingsmunt, hoe dom ook, tijdens de normale werkuren. Of, of, of.
1. Regels voor kantoortuinen: van verraderlijke valstrikken en regionale specialiteiten
De weg naar succes is geplaveid met hard werken en talloze kruispunten die een goed gekalibreerd richtingsgevoel vereisen. Maar het trottoir zelf – en iedereen die in teamverband werkt weet dit – is geplaveid met misstappen. Op een elegante manier om hen heen komen is een vaardigheid waar maar heel weinig mensen van nature mee begaafd zijn. Achter iedere archiefkast schuilen dagelijks grijze zones van fatsoen, die door de vele ongeschreven regels op kantoor niet altijd op het eerste gezicht zichtbaar zijn. Maar zelfs in het bedrijf bepalen waarden en regels, net als in elke andere sociale groep, van sportclubs tot gezinnen, het dagelijks leven. U moet de belangrijkste kennen die in de loop van de tijd als standaard zijn ontstaan.
Natuurlijk kun je alles overdrijven en je zorgen maken over elk klein dingetje. Bijvoorbeeld hoe je de baas in de gang op de meest gepaste manier begroet, of een handdruk als je langsloopt gepast is, of liever een korte golf of een joviaal hoofdknikje. Of er nu een “Goedendag” of een “Goedenavond” nodig is, of dat het Beierse “Servus!” De toezichthouder moet ook antwoorden of het te bindend is of niet. In veel gevallen helpt een goed opgeleid en gecentreerd fatsoenscentrum om in elk geval het juiste te doen. Maar eigenlijk zou iedereen die in een bedrijf met anderen samenwerkt, moeten ontdekken welke omgangsvormen in zijn werkomgeving worden gewaardeerd. Want ook dit mag duidelijk zijn: in open kantoren gelden totaal andere regels dan in een timmerwerkplaats. En zoals het voorbeeld van de volledige boer na een maaltijd – in de middeleeuwen nog steeds gezien als een compliment voor de keuken – laat zien: ook de gewoontes veranderen met de tijd, en daarom heeft uw zeer persoonlijke werketiquette regelmatig updates nodig.
2. Van hoofdzonden en grijze gebieden
Helemaal aan het begin een selectie van de ergste carrièremoordenaars: constante frustratie, arrogantie, weerstand tegen advies, gebrek aan respect, achterklap, onpunctualiteit, spraakzaamheid, koppigheid, overschatting van zichzelf of zelfs twijfel aan zichzelf, ongeduld, allerlei soorten drugs op het werk en ondankbaarheid. Wie dit register weet te verbergen, zal zich in ieder geval niet meteen impopulair maken. Je moet ook wegblijven van de randgebieden van genoemde punten. Het is puur respectloos om de fysieke gebreken van een collega te bespreken. Zo simpel, zo duidelijk. Het brede terrein van gebrek aan respect omvat ook het onderuitgezakt in de stoel zitten tijdens vergaderingen, het staren naar de mobiele telefoon in plaats van de flip-over of ogenschijnlijk banale dingen zoals de ander niet in de ogen kijken tijdens een gesprek.
Zelfs de overgang van wat eigenlijk een positieve eigenschap is naar het overschrijden van grenzen kan soms genuanceerd zijn. Trefwoord: zelfverzekerde uitstraling. Zeker nuttig bij sollicitatiegesprekken en gewaardeerd door HR-managers; als het consequent wordt toegepast, kan het een tekortkoming worden. Het afdelingshoofd dat zelfverzekerd een vergadering weet te leiden, doet zijn werk goed. Het afdelingshoofd dat tijdens de bijeenkomst begint op te scheppen of een lezing te geven over zijn kennis komt al snel arrogant over. Het is daarom belangrijk om de ‘antennes’ gevoelig te houden, ook bij langdurige arbeidsrelaties.
In dit opzicht verschilt een huwelijk of een langdurige relatie niet bijzonder van een langdurige arbeidsrelatie: het risico dat u zich op uw gemak voelt en uzelf door anciënniteit speciale rechten toekent, is groot. Om het maar bot te zeggen: de werknemer die komt en gaat wanneer en hoe hij maar wil, waardoor er een puinhoop ontstaat op zijn bureau en zijn collega's met extra werk achterblijven, is grofweg het equivalent van de man met een Adilette en een fijn geribd hemd die zijn vrouw boven het lawaai van de televisie uit vraagt wanneer het eten eindelijk klaar zal zijn.
3. Grijze gebieden en interne bedrijfsnormen
Hoewel de meeste van deze voorbeelden van regels voor open kantoorruimtes kunnen worden verklaard door middel van logica en een gevoel van wat wel en niet hoort, wordt het iets moeilijker als het gaat om interne bedrijfswetten. Veel bedrijven hebben hun eigen regels ontwikkeld die bij andere bedrijven ondenkbaar zouden zijn. Als je aan de wereld van de IT-industrie denkt, gelden hier zeker andere wetten dan in het bankwezen. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven waar iedereen, van de baas tot de stagiair, iedereen wordt genoemd. Als nieuwkomers de anderen in het algemeen of zelfs gedeeltelijk zouden gaan beoordelen, zou dat misplaatst zijn. Als medewerkers van zo’n ‘voornaambedrijf’ echter naar een ander bedrijf gaan waar ‘jij’ wordt gebruikt, moeten zij zich aanpassen. Kortom: Het is altijd belangrijk om te kijken hoe het er aan toe gaat in het bedrijf waar je nu werkt. In geval van twijfel is het beter om aandacht te besteden aan de algemene regels van de etiquette en bent u eerder gereserveerd dan opdringerig. Dit is overigens ook wat een bewezen expert op het gebied van ‘zakelijke etiquette’ zegt.
4. Goed advies van een expert op het gebied van zakelijke etiquette
Communicatietrainer Helga Schmidt is onder meer directeur van het Business Etiquette Institute en leidt ook trainers op op dit gebied. Ze noemt het onderwerp ‘dresscode’ als voorbeeld van een interne bedrijfsregel. “Als er dienstuniformen zijn, doet deze vraag zich uiteraard niet voor.” Als dat zo is, zijn er wellicht valkuilen waar werknemers niet in mogen trappen. "Mijn kleding moet gebaseerd zijn op het bedrijf. Maar ook al zijn er geen vaste regels: een te lage halslijn hoort niet op kantoor en de rok mag niet te kort zijn." De vuistregel is dat deze rond de knieën kan gaan, maar niet boven de knie mag eindigen. "De hakken van de schoenen zijn maximaal vijf centimeter hoog. Op blote voeten naar je werk komen gaat ook niet. Tenzij ik natuurlijk in een strandbar werk."
Als er een smakeloze opmerking wordt gemaakt over de lengte van de rok van een collega, is dat uiteraard een overtreding van de regels. Helga Schmidt raadt aan om onmiddellijk te reageren op beledigende opmerkingen. “Als getroffen persoon moet ik direct na de opmerking of actie duidelijk maken dat dit niet mogelijk is.” Het is van groot belang om enerzijds de grenzen te laten zien, maar anderzijds een feitelijke, professionele toon te behouden. Als dit nogmaals gebeurt, adviseert zij je om snel contact op te nemen met je leidinggevende.
Over het algemeen adviseert de deskundige om conflicten op de werkvloer zo snel mogelijk op te lossen. “Als een collega zich door slecht gedrag lastiggevallen voelt door een andere collega, kun je dit het beste duidelijk maken in een één-op-één gesprek.” Als dat niet helpt, moet de direct leidinggevende het overnemen. Dit geldt voor alle onderwerpen waar conflicten ontstaan. “Het kan zijn dat een collega stinkt, zich ongepast kleedt of met open schoenen naar het werk komt.” Een snelle reactie voorkomt dat deze conflicten zich verspreiden, wat uiteindelijk gevolgen heeft voor het werk. Over het algemeen hebben verstorende factoren prioriteit.
5. Snelle informatie – kort interview
De professionele Communicatietrainer Helga Schmidt is gespecialiseerd in zakelijke etiquette en leidt trainers op dit gebied op. In een kort interview geeft ze een overzicht van het complexe vakgebied ‘gedrag op kantoor’.
Waar worden op kantoor de meeste gedragsfouten gemaakt?
De ernstigste fouten worden gemaakt op werkfeesten als er alcohol in het spel is. Dan bieden collega’s elkaar ineens de voornaam aan, waar ze de volgende dag echt spijt van hebben en dat zorgt voor een vervelende sfeer.
Hoe spreek ik mijn manager aan in een e-mail?
Het nu wijdverbreide gebruik van ‘Beste’ of ‘Liefde’ als adres in een e-mail aan mijn baas is dus ongepast. Dat is veel te privé en neemt de ernst weg. Overigens zit een baas meestal niet in de positie waarin hij zit, omdat hij zo ontzettend aardig is. Nee, ik schrijf 'Beste' of de vrouwelijke vorm, of 'Goedendag' of 'Goedemorgen'.
Hoe zit het met eten op het werk?
Een broodje eten op het werk is niet gepast. In veel kantoren is er echter geen andere optie. Na overleg is dit ook prima. Regel voor kantoortuinen: Eten mag geen overlast veroorzaken voor anderen op kantoor. Niet door geur en niet door enig geluid. De normale etiquetteregels zijn van toepassing. Dit omvat ook het wassen van uw handen voor en na de maaltijd.
Wat is er nog meer belangrijk in de omgang met mensen op kantoor?
Als ik in een open kantoor zit, mag ik niet te hard telefoneren en niet te vaak privégesprekken voeren. In een groot kantoor is aandacht belangrijk. Als ik iets van iemand wil, schreeuw ik niet door de kamer. Ook hier geldt de regel: degene die iets wil, beweegt. Als iemand belt, antwoord ik met mijn voornaam en mijn achternaam en zeg ik “Hallo” of “Grüß Gott”. Als er een vreemdeling of een klant het kantoor binnenkomt, sta ik op en kijk hem aan als ik met hem praat.
Kantoorgedrag is uiteraard een breed terrein waarop veel fouten voorkomen. Ja, maar het is niet alles om je goed te kunnen gedragen. Met een positief charisma kunnen sommige overtredingen van de regels vergeven worden. Het is belangrijk dat je de regels kent, zodat je altijd dingen kunt veranderen die niet helemaal kloppen.
6. Regels voor een goede werksfeer in de kantoortuin
EEN Bureaustoel Werken in een open kantoorruimte is voor veel mensen een dagelijkse uitdaging. Wie het op een sportieve manier toepast, vermijdt valkuilen en frustraties. Ook hier geldt de Categorische Imperatief van Kant als basisleidraad voor het handelen, die afgekort terug te vinden is in het gezegde: “Als je niet wilt dat iemand het jou aandoet, doe het dan niemand anders aan.” Dus: Wat anderen stoort, moet je zelf zeker vermijden. Dit beperkt zich zeker niet tot etiquetteregels zoals elkaar begroeten of de toon waarop met elkaar wordt gecommuniceerd, maar deze zijn uiteraard wel een voorwaarde. Iedereen die een kamer binnenkomt, moet hallo zeggen, zelfs als niemand het merkt. Hetzelfde geldt voor het afscheid; meestal begroet iemand je vriendelijk terug. Supervisors roepen werknemers niet naar hun kantoor om vervolgens aan hun kantoor te werken Bureau lange telefoongesprekken voeren en laten wachten. Onderdanigheid aan degenen die een hogere positie in de hiërarchie bekleden, wordt ook afgekeurd. Hiërarchieën mogen de aandacht en beleefdheid niet afschrikken. Het afdelingshoofd moet de deur voor de stagiaire openhouden als zij een stapel mappen balanceert. Maar naast concrete acties en no-go’s wordt de werksfeer voor een groot deel bepaald door subliminale signalen en zintuiglijke indrukken.
Het zijn niet alleen luide telefoontjes of gedetailleerde privégesprekken die irriterend zijn, maar ook 'luide' kleuren en versieringen waarmee sommige mensen hun individualiteit proberen uit te drukken. Noch de fotogalerij van het gezin, noch een verzameling artistieke werken van kinderen of kleinkinderen mogen de werkplek domineren - één foto is prima, meer is te veel. Naast voedselluchtjes zijn ook opdringerige parfums of aftershaves vervelend. Kleding die muf en zweterig ruikt, maakt het leven van collega’s lastig. Op warme dagen helpt het enige dat helpt een ongeparfumeerde anti-transpirant in pen- of rollervorm en een ander overhemd of blouse. Voor zweetvoeten bestaat er geurverdrijvend voetpoeder, wat in andere landen al lang een gegeven is.
Voortdurend herhaalde bewegingen of gebaren zijn net zo vervelend; ze vallen onder de ongeschreven regels voor kantoortuinen. Meestal merk je ze zelf nauwelijks. Als u echter merkt dat u tijdens een telefoongesprek met uw balpen klikt, tijdens het nadenken met haarlokken ronddraait of alleen maar met een rinkelende sleutelbos loopt, kunt u er zeker van zijn dat uw collega's zich daar al lang aan ergeren. Het doorbreken van de gewoonte is moeilijk; Hier zou je hulp moeten krijgen van iemand die... Kantoormeubilair blijft zitten en u er op een vriendelijke en consistente manier op wijzen.
7. Etiquette in open kantoorruimtes: Aandacht helpt
Er bestaan talloze ongeschreven gedragsregels rondom kantoortuinen. Om goed met anderen om te kunnen gaan, is de eerste stap het besef dat je eigen persoonlijkheid voor anderen een grote last kan zijn. Als een collega iets doet dat invloed heeft op jouw werk of humeur, praat er dan met hem over: niet als je boos of wanhopig bent, maar zo rustig en ontspannen mogelijk en met het aanbod om zelf iets op te lossen. Lijstjes kunnen helpen: wat stoort anderen of mij, wat vermindert mijn concentratie? Welke van deze doe ik zelf? Als je kunt, moet je met iemand overleggen en duidelijk communiceren waarom je het vraagt, en niet praten over vervelende gewoonten van anderen. Ook dit is een no-go met de regels voor kantoortuinen.