Kantoorinrichting plannen - van een lege ruimte naar je droomkantoor

Waar kun je op letten bij de keuze van de locatie?

Afhankelijk van waar je kantoor gevestigd is, gelden er andere eisen voor de inrichting. Gaat het erom een kantoortuin met klantenverkeer te plannen, dan moet bijvoorbeeld een representatieve ontvangstruimte worden meegenomen, terwijl bij een thuiskantoor een eenvoudige combinatie van bureau en bureaustoel volstaat. Een kantoorruimte kan in twee vormen voorkomen:

Open Space-kantoor 

Een Open Space-kantoor is doorgaans één enorme ruimte waarin de afzonderlijke zones alleen door kasten en roomdividers van elkaar worden gescheiden. Deze open werksfeer bevordert de onderlinge communicatie en kan de teamcultuur en samenhang versterken. Ook besluitvormingsprocessen en hiërarchische verschillen kunnen hierdoor worden beperkt. Geef je echter de voorkeur aan een privé en bijzonder rustige werkomgeving, dan is een One Space-kantoor voor jou de betere keuze.

One Space-kantoor

Een One Space-kantoor is, zoals de naam al doet vermoeden, een eigen kantoorruimte voor telkens één tot twee personen. De daaruit voortvloeiende privacy en het lage geluidsniveau maken geconcentreerd werken eenvoudiger. Bij werkzaamheden waarbij veel met cijfers wordt gewerkt, kan dit een voordeel zijn. In een One Space-kantoor vindt de onderlinge communicatie echter alleen plaats in de kantine, pantry of tijdens meetings. Afhankelijk van het bedrijf kan dat echter heel goed voldoende zijn.

Samengevat kan bij de keuze van de ruimte worden gesteld dat de ruimtes moeten kunnen worden aangepast aan het bedrijf. Naast werkruimtes en een pauzemogelijkheid zijn in de meeste bedrijven ook vergaderruimtes en stilteruimtes nodig. Ook een extra lounge- en creativiteitsruimte kan je collega's ondersteunen om hun vaardigheden zo goed mogelijk te benutten. Onder een creativiteitsruimte verstaan we een ruimte met veel plek voor creatief denken, schetsen en notities. Die kunnen worden vastgelegd op whiteboards of posters. Naast mogelijkheden om notities te maken, zijn individueel combineerbare en verrijdbare tafels en zitplaatsen een voordeel om als team op een ongedwongen manier samen te zitten. In een onderzoek uit Zwitserland onder meer dan 600 respondenten geeft 66 % van de deelnemers aan dat ze aparte ruimtes voor geconcentreerd werken zouden toejuichen. 62 % van de respondenten wenst aantrekkelijke gezamenlijke ruimtes of zones voor spontane onderlinge uitwisseling. Communicatie in een ongedwongen sfeer werkt vertragend en helpt om objectiever naar oplossingsrichtingen voor problemen te kijken.

Interieur – welke kantoormeubelen integreer je hoe in je inrichtingsconcept?

Nu je goed geïnformeerd bent over het waar bij het plannen van je kantoorinrichting, gaan we in de volgende stap in op het wat, dus de inrichting van je werkplek. Voor een kantoorinrichting in je thuiskantoor heb je nauwelijks meer nodig dan een bureau en een bureaustoel. Daarbij raden we je aan om de focus vooral op ergonomie te leggen, zodat je je lichamelijke en mentale gezondheid tijdens het werk optimaal ondersteunt. Let er bij je bureau bovendien op dat het in hoogte verstelbaar is, zodat je zowel zittend als staand ergonomisch en geconcentreerd kunt werken. Daarnaast raden we je een vloermat aan om je vloer te beschermen tegen beschadigingen door bureaustoelwielen.

In een zakelijke kantoorinrichting is een combinatie van bureau en bureaustoel niet voldoende, maar daarover later meer. Eerst gaan we in op de inrichting van de ruimte. Kantoren zijn vaak voorzien van vloerbedekking. Deze vloerafwerking heeft verschillende voordelen: vooral verlaagt ze het geluidsniveau en dempt ze geluiden. Ook galm in een ruimte kan daardoor worden voorkomen. Naast de verbetering van de ruimteakoestiek zorgt vloerbedekking voor een gezellige sfeer en maakt ze de werkomgeving wat luchtiger.

Voor de keuken, de pauzeruimte en de receptie raden we je aan een robuustere vloerafwerking te kiezen, omdat in deze ruimtes meer vuil ontstaat. Geschikte opties zijn bijvoorbeeld PVC of vinyl; deze slijtvaste vloerbedekkingen overtuigen ook door hun onderhoudsvriendelijke eigenschappen.

Heb je een groot open space-kantoor, dan kun je de afzonderlijke werkplekken van elkaar afbakenen met roomdividers, die bovendien vaak geluidsreducerende eigenschappen hebben. Ook met kantoorkasten kun je de ruimte in afzonderlijke zones verdelen. Kantoorkasten bieden bovendien veel opbergruimte voor onder andere ordners, dossiers of werkbenodigdheden. De werkplek van de medewerker zelf bestaat uit vergelijkbare kantoormeubelen als in een thuiskantoor. Ook hier moet bijzondere aandacht worden besteed aan functionaliteit en ergonomie, zodat jij en je collega’s altijd gezond en productief kunnen werken. Om je kantoorinrichting te kunnen plannen, kun je ook vragen naar de individuele behoeften van de medewerkers. Waar de één helemaal tevreden is met een eenvoudige combinatie van bureau, bureaustoel en verrijdbare ladeblok op een vloermat, kan een ander misschien het meest effectief werken op een zitbal of werkkruk. Door de mening van de medewerkers mee te nemen, kun je je kantoorinrichting plannen en tegelijk de binding van de medewerkers met het bedrijf versterken. Zoals al genoemd, moet de werkplek in ieder geval ergonomisch zijn ingericht. Dat kun je eenvoudig realiseren met een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een kwalitatief hoogwaardige, ergonomische bureaustoel. Door daarnaast planten en af en toe ook decoratieve items toe te voegen, krijgt het kantoor meer sfeer en zullen je collega’s bovendien tevredener zijn.

Tip van de expert:

Ben je midden in de planning van je kantoorinrichting, overweeg dan om geluidsisolerende telefoonboxen op te nemen in je plan. Deze boxen zijn perfect om in een open space-kantoor deel te nemen aan meetings of langere telefonische conferenties. Dankzij hun geluidsisolerende en geluidsdempende eigenschappen heb je een perfecte ruimteakoestiek en word je tijdens belangrijke gesprekken niet gestoord. Omgekeerd wordt de concentratie van je collega’s tijdens het werk niet verstoord door gedeelten van gesprekken.

Na de wat-vraag volgt de hoe-vraag. Hoe je kantoormeubelen correct plaatst, lees je in het volgende hoofdstuk. Afhankelijk van of je de kantoorinrichting voor een eenpersoonskamer of een open kantoorruimte plant, zijn er verschillende tips die je helpen bij de plaatsing. In een open space-kantoor moet je erop letten dat er genoeg ruimte tussen de afzonderlijke werkplekken is, zodat medewerkers zich niet benauwd voelen of beperkt in hun werkzaamheden. In alle ruimtes is het belangrijk om het bureau haaks op het raam te plaatsen, omdat het niet bevorderlijk is voor het werk als zonnestralen het zicht op het scherm beperken of de medewerker zelfs verblinden. Ook invallend zonlicht op het scherm bemoeilijkt het zicht en daarmee het werk zelf. Onderwerpen zoals de optimale zithoogte of de ideale bureauhoogte zijn al uitgebreid behandeld in aparte adviesartikelen. Daarom worden ze hier niet verder uitgewerkt. Om je een indruk te geven van hoe de inrichting van een kantoor eruit kan zien, laten we je nu een paar voorbeelden zien.

	Zoals op deze voorbeeldafbeelding voor de omgeving Home-Office te zien is, staat het bureau haaks opgesteld, zodat de man alles op zijn laptop goed kan zien. Als je de afbeelding hiernaast beter bekijkt, zie je dat hier een in hoogte verstelbaar bureau met een T-onderstel wordt gebruikt en een zitbal als alternatief voor een bureaustoel. Die stimuleert net als een ergonomische bureaustoel een correcte zithouding.
	Hier zie je een Open Space Büro  afgebeeld. Hier wordt in rijen gewerkt die genoeg ruimte voor beweging overlaten. Ook hier zijn de bureaus correct geplaatst en voorzien van kleine scheidingswanden om zones af te bakenen.
	De grafiek hiernaast toont een One Space-kantoor voor één persoon. Net als in de voorgaande voorbeelden is het bureau correct geplaatst. Ook is er een ergonomische bureaustoel aanwezig die een gezonde zithouding bevordert en productief werken ondersteunt.
	Hier zie je een creatieve vergaderruimte afgebeeld. Het whiteboard biedt ruimte voor notities. De kleine vergadertafel nodigt uit tot creatieve teambesprekingen en stimuleert het gezamenlijke denkproces.