Homeoffice - thuiswerken, maar dan goed

Wat je moet weten over het onderwerp "Home Office"

Waar de scepsis van Duitse werkgevers en ook sommige werknemers tegenover thuiswerken precies vandaan komt, is een raadsel. Na een aanvankelijke enthousiasme voor het flexibele model „Home Office“, waarmee medewerkers zonder goede redenen voor een aanwezigheidsplicht op kantoor vanuit hun thuiskantoor kunnen werken, sluipen oude vooroordelen weer binnen. Werkgevers vermoeden volgens enquêtes dat hun werknemers achter het bureau thuis minder presteren dan onder toezicht – hoewel talrijke studies het tegendeel bewijzen. Maar ook onder collega’s ontstaat steeds vaker een negatieve stemming tegenover collega’s die thuis werken. Vrij naar het motto „Terwijl wij ons hier uit de naad werken, nemen anderen het ervan“ wordt er in de meeste gevallen zonder enige grond flink op los geoordeeld.

Daartegenover wint een oeroude Duitse kijk weer aan kracht, waarin louter aanwezig zijn op de werkplek als „ijverig“ wordt gezien en de daadwerkelijk geleverde prestatie naar de achtergrond verdwijnt. En inderdaad kent vrijwel iedereen wel iemand in de kring van collega’s of bekenden die zogezegd op het werk woont. En afgaande op de feiten wordt dat gedrag ook nog beloond: in Duitsland wordt volgens onderzoeken nog altijd degene bevorderd of in aanmerking gebracht voor salarisverhoging die de meeste tijd op de werkplek doorbrengt. Natuurlijk is ook onderzocht of en hoeveel deze kandidaten daadwerkelijk werken. De uitkomst is niet verrassend: de werkelijke output is vaak lager. Vrijetijdsactiviteiten tijdens werktijd, zoals pauzes, privé surfen op internet of uitgebreide gesprekken met collega’s, over de bureaus heen of op de gang, komen veel vaker voor dan bij collega’s die op een bepaald moment naar huis wilden gaan.

Natuurlijk kan het model „Home Office“ ook grondig mislopen. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is dat van het jonge gezin dat verwacht werk, kinderen en huishouden beter met elkaar te kunnen combineren. Vaak blijft het in dat geval bij theorie. Want wie aanwezig is, en al is het maar achter een deur in de eigen werkkamer, is ook bereikbaar. Zelfstandigen en creatieven die vanuit hun atelier thuis werken, kunnen daarover meepraten: „Jij hebt het toch goed en kunt werken wanneer je wilt“, klinkt het dan bijvoorbeeld als er spontaan bezoek voor de deur staat of je partner een taak wil delegeren. Daartegenover staan een deadline of een bindend afgesproken voortgang van het werk. Tussen deze fronten komt enerzijds het gezin onder druk te staan, omdat de verwachtingen van de nieuwe werksituatie niet worden waargemaakt. Anderzijds lijdt het werk eronder, omdat concentratie maar beperkt of helemaal niet mogelijk is.

Heb ik recht op Home Office?

Maar als je als werknemer een paar basisregels in acht neemt, kunnen de valkuilen op weg naar productief thuiswerken worden beperkt. Voordat werknemers hun werk volledig of gedeeltelijk vanuit huis doen, moeten er ook een paar basisprincipes worden verduidelijkt. Want voor het relatief jonge werkmodel „Home Office“ bestaan nog geen eigen wetten en ook geen vastgelegde richtlijnen van werkgeversorganisaties. Daarom hebben werknemers, anders dan bij deeltijdwerk, er ook geen recht op dat de directie het werken aan het bureau  toegestaan. Daarom is elk geval uniek en moet dit individueel met de leidinggevende worden besproken. Dat geldt voor het aantal dagen en de randvoorwaarden. Experts raden aan dat werknemers erop moeten aandringen dat de afgesproken punten schriftelijk worden vastgelegd.

Na de gang naar je baas volgt die naar de verhuurder

De volgende stap zou naar de verhuurder moeten zijn. In principe hoeft de eigenaar van het huis of de woning niet te worden geïnformeerd of de huurder de ruimtes alleen als woning gebruikt of ook om te werken – natuurlijk alleen zolang er geen klanten langskomen of regelmatig bezoek van leidinggevenden is. Volgens Silvia Wiedenmann, hoofd van de afdeling „Hausverwaltung“ bij makelaarskantoor „Anders Wohnen“ in Weilheim, maakt het voor een „bestemming volgens gebruik“ van de woning wel degelijk uit of iemand ’s avonds een of twee uur op een bureaustoel aan de werkplek zit of de hele dag – meerdere keren per week. Want aan het einde van een huurperiode worden de gebruikssporen op vloeren, muren en armaturen in een woning nauwkeurig bekeken. Vooral bij vloeren leidt dat volgens de ervaring van de vastgoedbeheerder altijd tot discussies. Speciale home office-meubels kunnen hier uitkomst bieden.

Het volgende voorbeeld: een huurder heeft in de woonkamer een werkplek ingericht waar hij na werktijd één à twee uur achter de computer zit, een paar aankopen doet, privé-mails beantwoordt, een pc-game speelt of aandelenkoersen controleert. Afhankelijk van of hij voor zijn bureaustoel wielen heeft gemonteerd die geschikt zijn voor de vloer of een geschikte beschermmat  onder de werkplek ligt, slijt de vloer onder dat oppervlak in meer of mindere mate. Om mogelijke conflicten bij het uitrekken te voorkomen, is het dus raadzaam niet alleen de juiste uitrusting te gebruiken, maar ook in te zetten op communicatie. „Als een huurder een woning voor puur privédoeleinden huurt, ontvangt de verhuurder daarvoor een vergoeding in de vorm van huur en moet hij accepteren dat de woning bij normaal gebruik slijt.“

Volgens dit voorbeeld zou de vloer onder de privéwerkplek, afhankelijk van de duur van de huurovereenkomst, slechts lichte tot middelmatige gebruikssporen mogen vertonen. „Anders wordt het als een huurder dagelijks acht of negen uur met een bureaustoel over de vloer rolt – vooral op echte houten vloeren laat dat duidelijke sporen achter. Dan ontstaan er krassen in het parket die niets meer met normale slijtage te maken hebben“, aldus Silvia Wiedenmann. Het cruciale punt is: „Als de verhuurder ervan op de hoogte is gebracht dat de huurder in het thuiskantoor werkt, is de vloer van de woning ook ‘volgens het beoogde gebruik’ versleten als er onder de werkplek meer slijtage te zien is.“ De expert raadt aan om zulke afspraken schriftelijk vast te leggen – het liefst in de huurovereenkomst.

De materiaalvraag is ook een kostenvraag

Nu de randvoorwaarden voor het thuiskantoor duidelijk zijn, er een geschikte plek voor de werkplek thuis is gevonden en er afspraken met de familie zijn gemaakt over het ‘hoe’ en ‘wanneer’, is het tijd voor de concrete planning: is het oude bureau  ook voor langere werkzaamheden geschikt, is hij groot genoeg, is hij voldoende verlicht, is hij ergonomisch instelbaar? Past de bureaustoel erbij, heeft hij voldoende instelmogelijkheden en heeft hij de juiste wielen voor de betreffende vloer? Als er nieuwe aankopen moeten worden gedaan, komen die voor rekening van de werknemer – uiteraard alleen als de werkgever zich niet bereid heeft verklaard de kosten daarvoor geheel of gedeeltelijk te vergoeden.

Hetzelfde geldt voor printer, scanner, pc, telefoon, mobiele telefoon of ook voor de internetaansluiting. Moeten er krachtigere modellen worden aangeschaft of moet er een hogere bandbreedte worden geboekt, dan betaalt in de normale situatie ook de werknemer dat. Ook wie de kosten voor papier, toner of schrijfmateriaal op zich neemt, is een kwestie van onderhandeling. Geen discussie is er daarentegen over arbeidsbescherming en discretie: beide moeten ook op de werkplek thuis gewaarborgd zijn. Vooral bij het onderwerp „gegevensbescherming“ moeten werknemers en werkgevers opletten. Bedrijfsgeheimen zijn ook in privéruimtes kennis die streng moet worden beschermd; daarom mogen gevoelige documenten niet onbeheerd rondslingeren en toegankelijk zijn voor andere mensen dan de medewerker. Bedrijfsgegevens die op de computer zijn opgeslagen, moeten volgens de actuele technische normen beschermd zijn. Ook hier zijn duidelijke afspraken over de werkwijze aan te raden – over dit onderwerp maken de arbeidsrechtbanken geen grapjes.

De vraag naar werktijden en belastingen

Wat werktijden betreft, is het het beste om daar vooraf ook duidelijke afspraken over te maken: Zijn er vaste werktijden, gelden er kernuren en welk werk moet tegen welk tijdstip af zijn? Als er acht uur in de overeenkomst staat, moet de werknemer ook acht uur werken. De werkgever kan daarvan wel een bewijs verlangen, maar dit concreet controleren is niet mogelijk. Daarom, en dat is de eerder genoemde crux van de zaak, is op dit punt een solide vertrouwensbasis tussen werkgever en werknemer noodzakelijk. Om de communicatie tussen de collega thuis en de medewerkers respectievelijk leidinggevenden mogelijk te maken, raden experts aan om vooraf vaste tijdsblokken af te spreken waarin de thuiswerker de telefoon moet opnemen of snel op e-mails moet reageren.

Wat de fiscale aspecten van de thuiswerkplek betreft, zijn er twee basisprincipes om in gedachten te houden: Is er voor de beroeps- of bedrijfsactiviteit naast het thuiskantoor nog een andere werkplek beschikbaar, dan kan het bureau thuis niet fiscaal worden afgetrokken. Is dat niet het geval, dan kan een deel fiscaal worden opgevoerd. Is het kantoor thuis echter het middelpunt van de volledige beroepsactiviteit, dan kunnen de kosten onbeperkt worden opgevoerd. Voor werkgevers is de volgende variant interessant: Een werkkamer kan, mits de huiseigenaar ermee instemt, aan de werkgever worden verhuurd – daardoor kan hij die onder bepaalde omstandigheden fiscaal opvoeren. Een gesprek met de eigen belastingadviseur is onmisbaar om de omstandigheden precies te verduidelijken.

Home Office: voor- en nadelen

Werken in een home office is, zoals duidelijk is geworden, aan een aantal voorwaarden gebonden. Als je je bewust bent van de vereisten, ga je je waarschijnlijk nog eens wat uitgebreider verdiepen in het home-officeconcept. Om je daarbij te ondersteunen, vind je hieronder enkele algemene voor- en nadelen van thuiswerken: