Het is in het belang van elke manager dat zijn medewerkers zich prettig voelen op de werkplek. En ook voor de werksfeer is een persoonlijk tintje op het opgeruimde bureau absoluut nuttig, zoals talrijke studies aantonen. De regelmatig bijgewerkte foto van de kinderen biedt bijvoorbeeld aanleiding om met een collega ook eens over iets anders te praten dan alleen over het nieuwe boekhoudprogramma. Het kleine clubembleem nodigt uit tot een praatje over de prestaties van het Bundesliga-team van afgelopen weekend. Zoals bij bijna alles in het leven, is het ook hier de juiste maat die het verschil maakt tussen “bevorderlijk voor de sfeer” en “schadelijk voor de carrière”.
Het bureau als visitekaartje van de medewerker
Want net als met orde op de werkplek ligt het met privéspullen wat gevoelig: de chef ziet de staat van de werkplek zeker en trekt daar conclusies uit. Geen enkele leidinggevende zal er iets op tegen hebben als een medewerker een plant, een paar foto’s of één (!) fanwimpel neerzet. Al zijn er ook hier uitzonderingen, die vooral nieuwe medewerkers het best zo snel mogelijk te weten komen voordat ze bijvoorbeeld een discobal boven het bureau ophangen of de bureaustoel omhaken. Een mogelijk uitsluitingscriterium is bijvoorbeeld wanneer er klanten in het kantoor komen; bedrijven hanteren hierbij vaak hun eigen richtlijnen, en die moet je natuurlijk volgen. En zelfs als die ontbreken, kan het geen kwaad om eens goed rond te kijken op de afdeling of zelfs in de kamer van de leidinggevende: heeft de chef, hebben collega’s privéspullen op het bureau, dan zal een beetje decoratie in principe wel zijn toegestaan. Wie het zeker wil weten, kaart het onderwerp gewoon even aan.
Het kantoor als visitekaartje
In principe is een kantoor, en vooral een open kantoorruimte, ook een visitekaartje dat veel zegt over het karakter van het bedrijf. Heerst er eerder een huiselijke sfeer met veel ruimte voor individualiteit, of een strak vormgegeven en duidelijk gestructureerd werkleven, waarin persoonlijke eigenschappen of behoeften ondergeschikt zijn aan het werkrooster? Ook bureaus zeggen iets over het karakter van de medewerker: wie zijn werkplek subtiel en met gevoel voor stijl decoreert, is waarschijnlijk graag op kantoor. Wie zijn bureau hooguit met werkspullen of resten van de lunchpauze zoals mosterdzakjes of servetten van de snackbar “garneert”, wil waarschijnlijk het liefst zo snel mogelijk naar huis. Uiteindelijk hangt de gewenste uitstraling ook samen met de branche waarin het bedrijf actief is. De boekhouding van een verzekeraar zal er duidelijk anders uitzien dan het creatieve atelier van een modeontwerpbureau.
Geldt ook voor het bureau: de juiste balans is alles
Zoals altijd komt het op de juiste balans aan. Medewerkers van wie het bureau eruitziet als een snuisterijenkraam op de boulevard, worden door leidinggevenden, collega’s en eventuele bezoekers eerder als chaotisch, onprofessioneel of slordig gezien. Bij collega’s die niet veel meer dan een computer en een vel papier op hun bureau hebben liggen, ligt al snel de gedachte voor de hand dat je te maken hebt met een saaie, oncreatieve of zelfs onproductieve medewerker. Daarom geldt: legers van figuurtjes uit verrassingseieren, brigades Matchbox-auto’s of collecties knuffeldieren horen in de kast thuis; een eigen bureaulamp, een familiefoto of vakantiefoto in een lijstje of een verzorgde kantoorplant mogen juist prima op het bureau staan. Volgens studies bevordert zo’n ingerichte werkplek zelfs de creativiteit en wordt die daarom ook vaak graag gezien door leidinggevenden.
Bureau-decoratie als juridische kwestie
Maar hoe zit het eigenlijk arbeidsrechtelijk: hebben werknemers recht op een vrije inrichting van hun werkplek? Een duidelijk ja en nee! Het onderwerp heeft twee kanten, omdat het instructierecht van de leidinggevende botst met het persoonlijkheidsrecht van de werknemer. De chef krijgt bijvoorbeeld gelijk als hij wijst op klantcontact. Medewerkers vertegenwoordigen het bedrijf tegenover klanten immers ook via hun werkplek. In een open kantoorruimte zijn persoonlijke smaakkwesties weliswaar in mindere mate, maar nog altijd duidelijk bespreekbaar. Het minst kan de chef zich bemoeien met een eenpersoonskantoor dat normaal gesproken nooit door een klant wordt gezien.
Dat hoeft ook niet. Dat concluderen in ieder geval de auteurs van studies die beschrijven dat een gedecoreerde werkplek er ook aan kan bijdragen dat medewerkers zich beter met hun werk identificeren. Er zijn natuurlijk ook grenzen, bijvoorbeeld wanneer iemand zich aan de versieringen zou kunnen storen. De Playboy-pin-up van de maand hoort net zo min op het prikbord thuis als een fallus-flesopener in de pennenbak of dubbelzinnige spreukenkaarten bij de monitor. Dergelijke zaken worden als seksistisch en daarmee duidelijk discriminerend beoordeeld. Beklaagt een medewerker zich over aanstootgevend materiaal op het bureau ernaast, dan moet de chef ingrijpen.
Kleding, schoenen, cosmetica of handtassen
Ook cosmetica, schoenen of handtassen horen niet op de werkplek thuis. Natuurlijk is het handig om op kantoor een tweede set kleding te hebben liggen en daar zal ook geen leidinggevende bezwaar tegen hebben. Tegen de plek waar die wordt bewaard echter wel. Kleding moet bijvoorbeeld zo worden opgeborgen dat je die niet ziet. Zijn er op kantoor geen garderobekasten beschikbaar, dan kan de bureaulade gerust tot mini-kledingdepot worden uitgeroepen. Ook nagellak, handcrème, tandenborstels of deodorantsprays horen niet op het bureau en moeten opgeborgen worden. Andere privéspullen, zoals het actuele boek dat een pendelende medewerker in de trein naar het werk leest of de zonnebril, mogen normaal gesproken best op het bureaublad liggen.
En hoe zit het met planten op kantoor?
Tegen grote planten op kantoor is in wezen ook niets in te brengen (zie ook het artikel Planten op kantoor). Want in principe verbetert fris groen de lucht op kantoor en zorgt het voor aantrekkelijke visuele accenten die aantoonbaar ontspannend zijn voor de ogen. Er zullen ook nauwelijks mensen zijn die een plant lelijk vinden. Toch geldt ook hier: vraag het vooraf even na. Vooral in twijfelgevallen, bijvoorbeeld wanneer de manshoge yuccapalm of de geërfde rubberplant van tante Gertrude meegesleept moet worden, kun je beter vooraf chef en collega's om toestemming vragen. Bij bloempotten die op de vloer en niet op het bureau staan, moet je erop letten dat ze niet in vluchtroutes staan en daarmee in strijd zijn met de brandveiligheidsvoorschriften.
Meubels verplaatsen op kantoor alleen met akkoord van de chef
De grens tussen decoratieve inrichting van de werkplek en een ingreep in het interieur is overigens overschreden zodra er meubels worden verplaatst. Medewerkers mogen niet ingrijpen in de kantoorinrichting door hun bureau te verplaatsen, hun bureaustoel aan de andere kant ervan te zetten of zelfs een kast als roomdivider te gebruiken. Plaatst een medewerker bijvoorbeeld een complete boekenkastwand, dan kan ook dat niet zonder voorafgaande toestemming van de chef. Discriminerend worden zulke verbouwingen trouwens wanneer meubels of opbergers zo worden neergezet dat je je bureaubuur niet meer hoeft te zien.