Het is in het belang van iedere manager dat zijn medewerkers zich prettig voelen op het werk. En één of twee persoonlijke accenten zijn ook nog eens het meest netjes voor de werksfeer Bureau zeker nuttig, zoals uit talrijke onderzoeken blijkt. De regelmatig geactualiseerde foto van de kinderen geeft u bijvoorbeeld aanleiding om met uw collega over iets anders te praten dan alleen het nieuwe facturatieprogramma. Het kleine clubembleem nodigt uit om te praten over de prestaties van het Bundesliga-team afgelopen weekend. Zoals bij vrijwel alle levensvragen is het ook hier de maatstaf die het verschil maakt tussen ‘bevorderend voor de sfeer’ en ‘nadelig voor je carrière’.
Het bureau als visitekaartje van de medewerker
Net als bij de orde op de werkvloer geldt dat ook voor privéspullen: de baas is zich zeker bewust van de toestand op de werkvloer en trekt daar zijn conclusies uit. Geen enkele leidinggevende zal er bezwaar tegen hebben als een medewerker een plant, een paar foto's of een (!) waaiervaantje ophangt. Ook hier gelden uitzonderingen, waar vooral nieuwe medewerkers zo snel mogelijk kennis mee moeten nemen voordat zij bijvoorbeeld een discobal boven hun bureau plaatsen of Bureaustoel rond haken. Een mogelijk uitsluitingscriterium is bijvoorbeeld of er sprake is van klantverkeer op kantoor; Als het om dit onderwerp gaat, volgen bedrijven vaak hun eigen richtlijnen, die uiteraard in acht moeten worden genomen. En zelfs als deze ontbreken, kan het geen kwaad om even een kijkje te nemen op de afdeling of zelfs in de kamer van de supervisor: als de baas privéspullen heeft, hebben de collega’s privéspullen bij zich Bureau, een beetje versiering is over het algemeen toegestaan. Als je het zeker wilt weten, breng dan gewoon het onderwerp naar boven.
Het kantoor als visitekaartje
Kortom, een kantoor, vooral een kantoortuin, is ook een visitekaartje dat veel zegt over het karakter van het bedrijf. Is er sprake van een meer huiselijke sfeer met veel ruimte voor individualiteit of van een goed vormgegeven en duidelijk gestructureerd werkleven waarin persoonlijke kenmerken of behoeften ondergeschikt zijn aan het werkschema? Bureaus laten ook toe conclusies te trekken over het karakter van de werknemer: wie zijn werkplek discreet en met gevoel voor stijl inricht, vindt het waarschijnlijk prettig om op kantoor te zijn. Iedereen die zijn bureau 'garneert' met werkgerei of bijvangst tijdens de lunchpauze, zoals mosterdzakjes of servetten van fastfoodrestaurants, heeft waarschijnlijk haast om naar huis te gaan. Uiteindelijk is de gewenste uitstraling ook afhankelijk van de branche waarin het bedrijf opereert. De boekhouding van een verzekeringsmaatschappij zal aanzienlijk verschillen van de creatieve werkplaats van een modeontwerpbureau.
Dat geldt ook voor het bureau: de juiste maat maakt het verschil
Zoals altijd is het de juiste hoeveelheid. Werknemers wier bureau eruitziet als een prullariawinkel worden eerder door leidinggevenden, collega's en mogelijke bezoekers als chaotisch, onprofessioneel of slordig geclassificeerd. Als je collega's hebt die niet veel meer dan een computer en een vel papier op hun bureau hebben, is het gemakkelijk om te denken dat je te maken hebt met een saaie, oncreatieve of zelfs onproductieve medewerker. Zo: de verrassingseierfigurenlegers, Matchbox-autobrigades of pluchen speelgoedcollecties horen thuis op de plank; je eigen bureaulamp, een familie- of vakantiefoto in lijst of een verzorgde kantoorplant op het bureau. Uit onderzoek is gebleken dat een op deze manier ontworpen werkplek juist de creativiteit bevordert en daarom vaak wordt verwelkomd door leidinggevenden.
Bureaudecoratie als juridische kwestie
Maar hoe ziet het er arbeidsrechtelijk eigenlijk uit: hebben werknemers het recht om hun werkplek vrij in te richten? Duidelijk ja! De kwestie kent twee kanten, omdat het instructierecht van de leidinggevende in strijd is met de persoonlijke rechten van de werknemer. De baas heeft bijvoorbeeld gelijk als hij ruzie maakt met het klantenverkeer. De medewerkers vertegenwoordigen het bedrijf immers ook in de vorm van hun functie bij klanten. In het open kantoor zijn kwesties van persoonlijke smaak in mindere mate, maar nog steeds duidelijk kwetsbaar. De baas kan zich het minst bemoeien in het privékantoor, waar de klanten doorgaans nooit te zien zijn.
Dat zou hij ook niet moeten doen. Dat concluderen de auteurs van onderzoeken tenminste, waarin wordt beschreven dat een ingerichte werkplek werknemers er ook toe kan brengen zich beter te identificeren met hun baan. Natuurlijk zijn er ook grenzen, bijvoorbeeld als iemand last heeft van de sieraden. De Playboy-pinup van de maand hoort niet thuis op het prikbord, net zomin als een fallische flesopener in de pen of dubbelzinnige ansichtkaarten op de monitor. Dit wordt gezien als seksistisch en daarom duidelijk discriminerend. Als een medewerker aan de volgende tafel klaagt over aanstootgevend materiaal, moet de baas ingrijpen.
Kleding, schoenen, cosmetica of handtassen
Ook cosmetica, schoenen of handtassen horen niet thuis op de werkplek. Natuurlijk is het handig om een tweede kledingkast op kantoor te hebben en daar zal geen enkele leidinggevende bezwaar tegen hebben. Echter tegen de opslaglocatie. Kleding moet ergens uit het zicht worden opgeborgen. Als er op kantoor geen kledingkasten beschikbaar zijn, kan de bureaulade zeker tot mini-kledingdepot worden verklaard. Nagellak, handcrèmes, tandenborstels en deodorantsprays horen ook niet thuis op het bureau en moeten achter slot en grendel worden bewaard. Andere privéspullen, zoals het huidige boek dat een medewerker in de trein naar zijn werk leest of een zonnebril, kunnen normaal gesproken op het bureau worden bewaard.
En hoe zit het met planten op kantoor?
Er is in wezen niets mis met grote planten op kantoor (zie ook het artikel Planten op kantoor). Omdat fris groen de lucht op kantoor fundamenteel verbetert en aantrekkelijke visuele accenten creëert waarvan is bewezen dat ze de ogen ontspannen. Er zullen nauwelijks tijdgenoten zijn die een plant lelijk vinden. Toch geldt hier hetzelfde: vraag het vooraf. Zeker in grensgevallen, bijvoorbeeld als er een manshoge yuccapalm of de geërfde rubberboom van tante Gertrude moet worden binnengebracht, kun je beter vooraf toestemming vragen aan je baas en collega's. Bij bloempotten die op de grond staan en niet op het bureau is het van belang dat deze zich niet in vluchtwegen bevinden en daarmee de brandveiligheidsvoorschriften overtreden.
Meubilair op kantoor alleen verplaatsen met toestemming van de baas
De grens van decoratief werkplekontwerp tot interieurinterventie wordt overschreden wanneer meubels worden verplaatst. Medewerkers mogen zich niet bemoeien met de kantoorinrichting door hun bureau te herschikken, hun bureaustoel naar de andere kant te verplaatsen of zelfs een plank om te bouwen tot roomdivider. Als een medewerker bijvoorbeeld een hele muur met boeken ophangt, kan dit niet zonder voorafgaande toestemming van de baas. Dergelijke ombouwwerkzaamheden worden overigens discriminerend als meubels of planken zo worden opgesteld dat je de persoon die naast je zit niet meer hoeft te zien.