Hoe orde of wanorde op het bureau het werk zelf beïnvloedt, wat experts zeggen en wat studies aantonen.
Er is dat bekende beeld van de werkplek van Albert Einstein. Gemaakt op de dag van zijn overlijden, 15 april 1955, toont het het bureau van de vader van de relativiteitstheorie – of beter gezegd de chaos waarin de theoretisch natuurkundige zijn onderzoek deed. Einsteins bureaustoel vormt het middelpunt van verschillende concentrische kringen van stapels papier, losse vellen, hopen boeken en notitieblokken. De planken op de achtergrond ogen provisorisch en haastig ingeruimd – meer als een tijdelijke opslag dan als blijvende orde. Op een schoolbord achter zijn bureaustoel staan in wit krijt formules en gedachten genoteerd. Een geniale geest heeft nu eenmaal creatieve chaos nodig om te functioneren, zo luidt een wijdverbreide aanname. De studie van een psychologe van de University Of Minnesota zou die these ondersteunen. Toch zien veel leidinggevenden dat helaas heel anders en beschouwen ze de staat van een bureau graag als het visitekaartje van een medewerker. Hun these dat notoire chaosmakers op de werkplek ongeorganiseerd, slordig en in het algemeen eerder karakterzwak zijn, wordt eveneens door studies ondersteund. Een benadering van de waarheid ligt waarschijnlijk ergens in het midden.
- De ene theorie: creativiteit ontstaat uit chaos
- De andere theorie: wanorde remt de productiviteit
- En daartussenin? Moeilijk op orde te krijgen!
De ene theorie: creativiteit ontstaat uit chaos
Er zijn genoeg voorbeelden die de aanname ondersteunen dat creatieve geesten ook beschikken over een, laten we zeggen, creatieve werkomgeving. Een foto waarop Apple-mastermind Steve Jobs bijvoorbeeld aan zijn werkplek thuis te zien is, vertoont opvallende gelijkenis met Einsteins bureau – afgezien van een enorme iMac vóór hem in plaats van een bord achter hem. Zelfs de boekenkasten aan de achterwand zijn volgens Einsteins voorbeeld van opbergen “gesorteerd”. De Amerikaanse “Daily Show”-mastermind, komiek, acteur, schrijver en regisseur Jon Stewart, houdt blijkbaar van wild en bont: een notebook in het midden, een desktop links van hem en allerlei spullen zoals een snoeppot, bouwhelm, zeepdispenser en drankblikje staan op wild opgestapelde stapels papier. Ook bij Karl Lagerfeld ziet het er kleurrijk uit – maar wel heel gestructureerd. Kleurrijke stofstalen liggen metershoog opgestapeld, nauwkeurig verdeeld in even hoge stapels in een strak ingedeelde kast.
Natuurlijk zijn er ook tegenvoorbeelden: John Lennon had voor zijn werk blijkbaar niet meer nodig dan een hoekje van een tafel – met daarop een blocnote, een pen en een glas wijn. De gitaarkoffer op de achtergrond vormt samen met een vloerlamp, een stoel en een versterker een rustig totaalbeeld dat je als voorbeeld voor een stilleven zou kunnen nemen – terwijl zijn vrouw Yoko Ono op haar beurt, geheel volgens het kunstenaarscliché, een hele kant van de tafel vult met notitieblokken, boeken en briefjes.
Als je het onderzoek van een professor aan de University Of Minnesota mag geloven, verschillen niet alleen de werkplekken van mensen net zo sterk als hun eigenaren. Kathleen Vohs wilde bewijzen dat een wilde wanorde de geest zelfs stimuleert. De psychologe vroeg een groep proefpersonen mee te doen aan een experiment en gaf hun de opdracht toepassingen voor tafeltennisballen buiten de sport te bedenken. De ene helft van de deelnemers stuurde ze naar een brandschoon en netjes geordend kantoor, de andere naar een behoorlijk rommelig kantoor. De uitkomst was duidelijk: hoewel beide groepen ongeveer evenveel ideeën bedachten, waren die van het team uit het chaoskantoor een stuk origineler. Met dit en andere experimenten kwam de wetenschapper tot het inzicht dat een nette omgeving eerder leidt tot een traditionele output, terwijl een rommelige omgeving juist eerder zorgt voor een onconventionele, minder gebruikelijke werkoutput.
De reden daarvoor is blijkbaar een psychologisch fenomeen: mensen streven van nature naar orde. Als er geen tijd is om op te ruimen omdat andere taken voorgaan, of als de rommel simpelweg te groot is, schakelt het brein over en zoekt het naar de kortste oplossing. Kortom: ook gedachten nemen de kortste weg – maar laten zich door een chaotische omgeving inspireren om ongebruikelijke paden te kiezen.
De andere theorie: Rommeligheid remt de productiviteit
De onderzoeken van Kathleen Vohs leverden echter ook nog een ander inzicht op. Met aanvullende studies ontdekte ze dat rommelige werknemers gieriger zijn dan nette werknemers en zich vaak ook ongezonder voeden dan hun op orde gestelde collega's. Dat speelt natuurlijk weer degenen in de kaart die altijd al vermoedden dat een rommelige werkomgeving slechts één van de vele symptomen van een karakterzwakte is. Vooral in leidinggevende kringen blijft deze vuistregel hardnekkig bestaan, vaak gevolgd door uitspraken als: „…en bovendien besteedt een rommelig mens meer tijd aan zoeken dan aan werken”. Ook daar lijkt een kern van waarheid in te zitten, zoals een studie van het Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung laat zien.
Uit onderzoek bleek dat chaos op de werkplek daadwerkelijk veel werktijd kost. De officiële verklaring zal niemand verbazen: aan rommelige bureaus gaat meer tijd verloren aan zoeken en aan ontbrekende of overbodige werkmaterialen dan aan opgeruimde bureaus. Overigens geldt dat ook voor een chaotisch bestandsarchief op de computer. Opvallend is echter de hoeveelheid werktijd die zo verspild wordt: gemiddeld gaan er circa 70 werkdagen per jaar op aan zoeken bij rommelige bureaus – het instituut berekent daaruit 10 procent van de totale werktijd.
Ergens ertussenin? Lastig in orde!
De waarheid ligt waarschijnlijk ergens in het midden. Natuurlijk is niet elke collega die tussen een rommelige stapel losse papieren en duizenden Post-its zit, een creatief genie – en aan de andere kant kan er ook aan de meest opgeruimde werkplek iemand zitten die bijzonder ongemotiveerd en inefficiënt werkt. Maar één ding is ook duidelijk: je kunt alles overdrijven. Is de wanorde zo groot dat die de workflow belemmert, dan moet zelfs de meest verstokte bureau-chaoot opruimen. En aan de andere kant moet de ordefanaat niet meer tijd aan bureau-orde besteden dan aan het werk zelf. Optimaal is, daar zijn de experts het over eens, een regelmatig ingeplande, gezamenlijke opruimactie die zowel je bureau als je hoofd vrijmaakt.
Tip van experts: ruim je bureau op
Ga geconcentreerd van start!
Om zo effectief en ongestoord mogelijk te kunnen werken, moet je werktafel het liefst zo leeg mogelijk zijn. Leg hier alleen de dingen neer die je echt nodig hebt en snel wilt afhandelen.
Dingen die daar al jaren onaangeroerd liggen, kun je gerust weggooien. Voorwerpen die je vaker nodig hebt, moeten binnen handbereik liggen.