Hoe orde of wanorde aan het bureau het werk zelf beïnvloedt, wat experts zeggen en uit onderzoeken blijkt.
Er is een foto van de werkplek van Albert Einstein. Gefotografeerd op de dag van zijn overlijden, 15 april 1955, toont het het bureau van de vader van de relativiteitstheorie - of beter gezegd de chaos in het centrum waarvan de theoretisch natuurkundige zijn onderzoek voortzette. Die van Einstein Bureaustoel markeert het middelpunt van verschillende concentrische cirkels gemaakt van stapels papier, losse bladcollecties, stapels boeken en schriften. De planken op de achtergrond lijken geïmproviseerd en haastig gerangschikt - meer als tijdelijke opslag dan als permanente bestelling. Op een lei achter zijn bureaustoel staan formules en gedachten opgeschreven in wit krijt. Een algemene veronderstelling is dat een briljante geest creatieve chaos nodig heeft om te kunnen functioneren. Een onderzoek door een psycholoog van de Universiteit van Minnesota zou deze stelling ondersteunen. Helaas zien verschillende bazen de zaken vaak heel anders en begrijpen ze iemands toestand bureau bij voorkeur als visitekaartje voor een medewerker. Uw stelling dat beruchte slordigheden op de werkplek ongeorganiseerd, slordig en over het algemeen zwak van karakter zijn, wordt ook ondersteund door onderzoeken. Een benadering van de waarheid, ergens in het midden.
- Eén theorie: creativiteit komt voort uit chaos
- De andere theorie: rommeligheid remt de productiviteit
- Het midden? Moeilijk oké!
Eén theorie: creativiteit komt voort uit chaos
Er zijn veel voorbeelden van de veronderstelling dat creatieve geesten ook, laten we zeggen, een creatieve werkomgeving hebben. Een opname die Apple-meesterbrein Steve Jobs bijvoorbeeld bij hem thuis maakte werkplek vertoont een opvallende gelijkenis met het bureau van Einstein - behalve dat er een enorme iMac voor hem staat in plaats van een schoolbord achter hem. Zelfs de boekenplanken aan de achterwand zijn ‘gesorteerd’ volgens het archiefmodel van Einstein. Het Amerikaanse meesterbrein 'Daily Show', cabaretier, acteur, schrijver en regisseur Jon Stewart, houdt duidelijk van wild en kleurrijk: een notitieboekje in het midden, een vaste rekenmachine links van hem en diverse gebruiksvoorwerpen zoals een snoeppot, bouwhelm, zeepdispenser en drankblikje worden opgeborgen op wild opgestapelde stapels papier. Ook bij Karl Lagerfeld ziet het er kleurrijk uit, maar wel heel gestructureerd. Kleurrijke stofmonsters worden metershoog gestapeld, zorgvuldig verdeeld in stapels van gelijke hoogte op een duidelijk gestructureerde plank.
Natuurlijk zijn er ook tegenvoorbeelden: John Lennon had voor zijn werk blijkbaar niets anders nodig dan de hoek van een tafel - waarop een notitieblok, een pen en een glas wijn lagen. De gitaarkoffer op de achtergrond wordt gecombineerd met een vloerlamp, een stoel en een versterker om een algeheel rustig beeld te creëren dat als sjabloon voor een stilleven kan worden gebruikt - terwijl zijn vrouw Yoko Ono, trouw aan het kunstenaarscliché, een hele kant van de tafel vult met notitieblokken, boeken en stukjes papier.
Als je het onderzoek van een professor van de Universiteit van Minnesota mag geloven, zijn niet alleen de banen van mensen net zo verschillend als die van hun eigenaren zelf. Kathleen Vohs wilde bewijzen dat wilde chaos zelfs de geest voedt. De psycholoog vroeg een groep proefpersonen een experiment te doen en hen te vragen toepassingen voor tafeltennisballen buiten de sport te vinden. Ze stuurde de helft van de testdeelnemers naar een netjes georganiseerd kantoor, de andere helft naar een behoorlijk rommelig kantoor. Het resultaat was duidelijk: hoewel beide groepen met ongeveer hetzelfde aantal suggesties kwamen, waren die van het team van het chaosbureau veel origineler. Door deze en andere experimenten kwam de wetenschapper tot de conclusie dat een opgeruimde omgeving eerder tot een traditionele werkopbrengst zal leiden, en dat een rommelige omgeving eerder tot een onconventioneel of minder conventioneel werkresultaat zal leiden.
De reden hiervoor is blijkbaar een psychologisch fenomeen: mensen streven fundamenteel naar orde. Als er niet genoeg tijd is om orde te scheppen, omdat er andere taken plaatsvinden of de wanorde simpelweg te groot is, schakelen de hersenen en zoeken ze naar de kortst mogelijke oplossing. Kortom: ook gedachten volgen korte paden – maar worden door de chaotische omgeving geïnspireerd om ongebruikelijke paden te kiezen.
De andere theorie: rommeligheid remt de productiviteit
Uit het onderzoek van Kathleen Voh kwam echter ook nog een andere bevinding naar voren. Uit verder onderzoek kwam ze erachter dat slordige werknemers gieriger zijn dan nette werknemers en vaak ongezonder eten dan hun ordelijke collega's. Dit speelt natuurlijk in de kaart van degenen die altijd hebben vermoed dat een rommelige werkomgeving slechts het symptoom is van een van de vele karakterzwakheden. Deze vuistregel blijft consistent, vooral in supervisor-kringen, vaak gevolgd door uitspraken als: “…en trouwens, een wanordelijk persoon besteedt meer tijd aan zoeken dan aan werken.” Daar lijkt ook een kern van waarheid in te zitten, zoals blijkt uit een onderzoek van het Fraunhofer Instituut voor Productietechnologie en Automatisering.
Uit zijn onderzoek bleek dat chaos op de werkvloer juist veel werktijd kost. De officiële reden zal niemand verbazen: rommelige bureaus hebben meer tijd nodig om te zoeken naar ontbrekende of onnodige werkmaterialen dan nette bureaus. Dit geldt overigens ook voor een chaotisch bestandsopslagsysteem op de computer. Opmerkelijk is echter de hoeveelheid werktijd die op deze manier wordt verspild: gemiddeld worden zo'n 70 werkdagen per jaar besteed aan het zoeken naar rommelige bureaus - het instituut berekent dat dit 10 procent van de totale werktijd is.
Dat in het midden? Moeilijk oké!
De waarheid ligt waarschijnlijk ergens in het midden. Natuurlijk is niet iedere collega die op een rommelige stapel losse vellen papier en duizenden post-its zit een creatief genie. Aan de andere kant kan zelfs de meest opgeruimde werkplek iemand zijn die extreem ongemotiveerd en inefficiënt is. Maar één ding is ook duidelijk: je kunt alles overdrijven. Als de rommel zo groot is dat het de werkstroom belemmert, moet zelfs de meest verstokte bureaurommel worden opgeruimd. En aan de andere kant moet de nette fanaat niet meer tijd besteden aan het opruimen van het bureau dan aan het werk zelf. De experts zijn het erover eens dat het beste een regelmatig geplande, gecoördineerde, snelle actie is die zowel het bureau als de geest leegmaakt.
Tip van een expert: ruim uw bureau op
Ga aan de slag met concentratie!
Om zo effectief en ongestoord mogelijk te kunnen werken, moet uw werktafel zo leeg mogelijk zijn. Plaats hier alleen de dingen die je echt nodig hebt en binnenkort wilt doen.
Dingen die daar al jaren onbeheerd opgeslagen liggen, kunnen veilig worden afgevoerd. Spullen die u vaak nodig heeft, moeten binnen handbereik zijn.