Opgeruimd bureau?

De ervaring leert het, leidinggevenden vragen erom en tal van studies bevestigen het, soms meer en soms minder duidelijk: de werkplek moet regelmatig worden opgeruimd. Aanhangers van de theorie dat een zekere oervorm van orde op een bureau de creativiteit juist kan bevorderen, hebben weliswaar niet helemaal ongelijk. Toch klopt het ook dat vanaf een bepaalde mate van chaos de productiviteit op de werkplek enorm wordt geremd. Van tijd tot tijd moet zelfs de mooiste creatieve wanorde dus plaatsmaken voor een doordachte ordening. Experts raden bij het onderwerp „de kleine grote bureauschoonmaak“ een goed doordachte, kordate aanpak aan.

Het is fijn om ontspannen aan de volgende werkdag te beginnen met orde op je werkplek. Geen twijfel mogelijk. Maar wat vind je ervan om elke dag van je leven ontspannen, in balans en harmonieus te beginnen?

• Het vier-vakken-systeem voor snel succese
• Waarom zou ik voor orde op kantoor moeten zorgen?
• Hoe zorg ik voor orde op kantoor?
• Bevordert orde op de werkplek de concentratie?
• Conclusie

Het vier-vakken-systeem voor snel succes

Om maar meteen duidelijk te zijn: een beetje opruimen zorgt niet voor orde op de werkplek en schuift het probleem hooguit voor je uit. Bovendien maakt één schoon hoekje nog geen zinvol georganiseerde werkplek. Als je het doelgericht aanpakt, duurt zelfs de ergste bureauschoonmaak niet langer dan drie uur. De beste vriend en helper wordt de vloer voor het bureau – daarom is het aan te raden om eerst de vloer rond de werkplek te stofzuigen. Daarna wordt het complete bureau, inclusief laden, onderkasten en werkblad, volledig leeg- en afgeruimd. Het heeft echter weinig zin om al je spullen één keer in handen te hebben om ze daarna weer terug te zetten waar ze stonden.

Een vier-vakken-systeem helpt bij het sorteren en weggooien. De vloer rond de werkplek wordt verdeeld in vier denkbeeldige vakken, die elk een betekenis krijgen: „Afval“, „Doorgeven“, „Belangrijk“ en „Actueel“. Zo belandt elk item consequent – van een losse Post-it tot een rekenmachine – in een van deze vakken, zodat het later weer logisch kan worden opgeborgen. Experts raden aan om vooraf een systeem te bedenken, of dat nu van links naar rechts is of van buiten naar binnen – dat maakt niet uit. Het belangrijkste is dat elk vel papier, elke pen, elke map en elke ordner afzonderlijk van de werkplek wordt gehaald en daarbij maar één keer in de hand wordt genomen. Tussentijdse stapeltjes zijn er niet, dat kost alleen maar tijd. „Afval“ spreekt voor zich. Bij „Doorgeven“ verzamel je alles wat gedelegeerd kan worden of ergens anders naartoe moet, bijvoorbeeld naar het archief, terug naar de bibliotheek of naar de boekenkast.

In het vak voor „Belangrijk“ bij orde op de werkplek komen dingen die na de kleine grote schoonmaak van het bureau meteen weer in de lade of op het bureau terug moeten en afgehandeld moeten worden. Wie wil, kan gebruikmaken van het feit dat je toch al even over het betreffende onderwerp hebt nagedacht, en op een Post-it de volgende werkstap noteren en erop plakken. Dat bespaart voor het verdere werk wat tijd, maar let op: niet te ingewikkeld maken, alleen één of twee steekwoorden en geen uitgebreide romans. „Acuut“ verzamelt dingen die ofwel meteen of direct na de opruimactie kunnen worden gedaan en minder dan een paar minuten duren: bijvoorbeeld een brief frankeren, ondertekenen en doorsturen, een afspraak maken of een bijeenkomst verplaatsen.

Dus, aan de slag: De kassabon voor winegums en hoestpastilles? Afval! De hoestpastilles zelf? Als ze nog goed zijn: doorsturen – dus mee naar huis nemen. Als ze een doffe aanslag hebben gekregen of een beetje vreemd ruiken: bij de kassabon. Een balpen die het niet meer doet en waarvoor je ooit nog een nieuwe vulling wilde zoeken: afval. De verzamelmap met ideeën voor nieuwe projecten: Post-it erop plakken, „Uitmesten!“ erop schrijven en in het vak „Belangrijk“. Een dossier waarop de „Dringend“-Post-it er al een beetje knapperig uitziet? Snel doornemen en dan ofwel doorsturen, dus delegeren, of in het vak Belangrijk leggen.

Is het bureaublad helemaal leeggeruimd, zijn de lades uitgeruimd en is de dossierkast vrij van oude ballast, dan is de volgende stap de schoonmaakkast: alle oppervlakken worden afgenomen, computer, toetsenbord en printer afgestoft en de lades gestofzuigd. Als eerste gaan de dagelijks benodigde spullen terug naar hun plek. Goed gelezen: hun plek. En wat geen plek heeft, krijgt er een toegewezen of wordt kort maar stevig in twijfel getrokken: heb ik voor mijn werk echt twee perforators in verschillende maten, drie linialen, naar schatting 25 pennen en twee pennenbakjes nodig? De overbodige spullen gaan terug naar het depot of, afhankelijk van de staat, bij het afval.

Daarna krijgen een gum, maximaal vijf potloden en net zoveel balpennen of fineliners hun plek in de bovenste bureaulade, het notitieblok verhuist naast de telefoon en de ongelezen post gaat in een klein mandje dat eerder dienstdeed als depot voor figuurtjes uit verrassingseieren, plek voor paperclips en tijdelijke opslag voor felicitatiekaarten, en waarvan de inhoud zo goed als volledig naar het vak „Afval“ is verhuisd. Kortom: het bureau wordt volgens de oude logica, maar ook volgens de actuele behoeften geordend – zo gaat er tijdens het werk minder tijd verloren aan omslachtig zoeken. De prullenbak gaat naar de container en de dingen die in het vak „Doorsturen“ lagen, gaan naar de plek of de persoon waar ze naartoe moeten. Klaar? Schoon? Gefeliciteerd, missie volbracht.

HET ACHTPUNTENSYSTEEM VOOR BLIJVENDE ORDE

Chaos op de werkplek ontstaat bekendelijk niet vanzelf, maar neemt wel in behoorlijk tempo toe. Uit die ene ongewassen koffiemok worden al snel twee of drie mokken – en waar die vierde vandaan komt, weet nu echt niemand. Van die ene print-out, die je ooit rustig wilde lezen en waar je iets mee had moeten doen, is allang een stapel documenten met vergelijkbare inhoud gegroeid. En de lade waarin dingen worden bewaard die je vast ooit nog eens nodig zou kunnen hebben, maar die je vervolgens nooit meer hebt gebruikt, puilt al snel uit zijn voegen.

Het is dus verstandig om, zelfs als je eigenlijk een opgeruimd mens bent, twee afspraken per jaar in je agenda te zetten: „Kleine grote bureauschoonmaak“. Omdat de kerstperiode eerder stressvol is en januari juist wat rustiger, zijn januari en juni een goede keuze – pak je het om de zes maanden aan, dan kost de actie ook niet zoveel tijd.

De volgende acht punten zou je toch het hele jaar door ter harte moeten nemen.

1. Terugleggen: laat spullen op hun vaste plek liggen en leg ze na gebruik terug.
2. Weggooien: gebruik de prullenbak meteen.
3. Noteren: één groot notitievel in plaats van veel kleine memoblaadjes, die makkelijk kunnen verdwijnen, maakt het werk eenvoudiger als telefoonnummers ’s avonds nog in het adresboek moeten en afspraken snel in de juiste agenda terecht moeten komen.
4. Structureren: hetzelfde opbergsysteem op de computer als op het bureau en dezelfde structuur voor fysieke en digitale mappen helpt om blijvend orde op de werkplek te houden en dingen snel terug te vinden.
5. Hiërarchisch opbergen: bovenop komt wat het meest urgent is, onderin wat het minst haast heeft.
6. Kabels bundelen: sorteer snoeren en laat kabelwirwar het liefst helemaal in boxen verdwijnen.
7. Let op de reikwijdte: bewaar vaak gebruikte spullen dichtbij, zelden gebruikte verder weg.
8. Avondlijk opruimen: wie het bureau elke avond opruimt, begint de volgende werkdag ontspannener.

Waarom zou ik voor orde op kantoor zorgen?

Je zou voor orde op kantoor moeten zorgen, omdat je dat wilt. Toch merk je vaak dat de motivatie ontbreekt. Er zijn twee goede redenen waarom je zou moeten opruimen.

1. De werkplek weerspiegelt je innerlijk en laat je werkomgeving zien welk persoonlijkheidstype je bent.
2. Leidinggevenden houden van netjes opgeruimde kantoren en werkplekken. Psycholoog Cary Cooper ontdekte na zijn onderzoek dat vier van de vijf managers kiezen voor medewerkers met een opgeruimd bureau.

Het kantoor dient als projectievlak: veel mensen brengen een rommelig bureau in verband met een instabiele persoonlijkheid. We weten dat het onzin is om collega's in hokjes te plaatsen. Toch brengen we veel tijd door op het werk en ontkomen we er niet aan om onze werkplek te personaliseren. Een of twee plantjes, foto's van de familie, chocolade of je favoriete boek voor de lunchpauze. Onbewust laat je je werkomgeving veel over jezelf zien. Je collega's weten hoe je werkt, kennen je voorkeuren en schatten aan de hand van je statussymbolen in of je je ellebogen gebruikt om de top te bereiken.

Orde op je werkplek scheppen is zinvol. Je hebt veel invloed op hoe je door je omgeving gezien wilt worden.

Hoe creëer ik orde op kantoor?

De snelste en eenvoudigste manier: zorg voor een ruime doos. Daar veeg je alles wat rondslingert in. Je neemt alle kantoormeubelen af met een vochtige doek. Uit de doos haal je eerst alle belangrijke dingen tevoorschijn en geef je ze een vaste plek. Daarna pak je de rest aan. Spullen die je niet meer nodig hebt, gooi je zonder aarzelen weg. Et voilà: orde op je bureau! Orde op je werkplek! Orde op kantoor!

Bevordert orde op de werkplek de concentratie?

Een duidelijk ja. Nadat je je werkplek een grondige schoonmaakbeurt hebt gegeven, kun je je bewuster en meer gefocust richten op de eisen van de werkdag. Je voorkomt innerlijke stress en bespaart de belangrijkste hulpbron in je leven: tijd.

Conclusie

Orde scheppen op je werkplek kan veel plezier geven zodra je begrijpt dat jij de touwtjes in handen hebt. Jij beïnvloedt hoe je wordt waargenomen en welke vaardigheden je worden toegeschreven. Je wint aan concentratie en tijd. Je wint aan levenskwaliteit. Overtuigt dat je?

Tip van de expert: ruim je bureau op

Ga geconcentreerd van start!

Zodat je zo effectief en ongestoord mogelijk kunt werken, moet je bureau het liefst zo leeg mogelijk zijn. Plaats hier alleen de dingen die je echt nodig hebt en snel wilt afhandelen.
Dingen die daar al jaren ongebruikt liggen, kun je gerust weggooien. Voorwerpen die je vaker nodig hebt, moeten binnen handbereik liggen.