Schoon bureau?

De ervaring leert het, bazen eisen het en talloze onderzoeken bewijzen het min of meer duidelijk: de werkplek moet met regelmatige tussenpozen opgeruimd worden. Toegegeven, de aanhangers van de theorie dat een bepaalde mate van oerorde op een bureau bevorderlijk is voor de creativiteit hebben het niet bij het verkeerde eind. Het is echter ook waar dat wanneer er een bepaalde mate van chaos is, de productiviteit op de werkplek ernstig wordt belemmerd. Van tijd tot tijd moet zelfs de mooiste creatieve wanorde plaats maken voor een weloverwogen orde. Als het om ‘de kleine bureauschoonmaak’ gaat, raden experts een goed doordachte snelle actie aan.

Leuk om de volgende werkdag ontspannen en geordend op je werkplek te beginnen. Geen vraag. Maar wat denk je ervan om elke dag van je leven ontspannen, evenwichtig en harmonieus te beginnen?

• Het vierveldensysteem voor snel succese
• Waarom moet ik de orde op kantoor bewaren?
• Hoe zorg ik voor orde op kantoor?
• Bevordert orde op de werkvloer de concentratie?
• Conclusie

Het vierveldensysteem voor snel succes

Eén ding meteen: een beetje opruimen brengt geen orde op de werkvloer en vertraagt in het beste geval het probleem. Bovendien zorgt een opgeruimde hoek niet voor een verstandig georganiseerde werkplek. Als concreet project uitgevoerd duurt zelfs de slechtste bureauschoonmaak niet langer dan drie uur. De vloer voor het bureau wordt je beste vriend en hulp. Daarom raden wij aan eerst de vloer rond het werkblad te stofzuigen. Het hele bureau, de lades, onderkasten en het werkblad worden dan volledig opgeruimd. Het heeft echter weinig zin om al uw bezittingen in uw handen te hebben en ze vervolgens terug te leggen waar ze waren.

Een vierveldensysteem helpt bij het sorteren en weggooien. De vloer rond de werkplek is verdeeld in vier denkbeeldige velden, die elk een betekenis hebben gekregen: ‘Afval’, ‘Doorsturen’, ‘Belangrijk’ en ‘Acuut’. Dit betekent dat elk onderdeel – van het individuele post-it-briefje tot de rekenmachine – in een van deze velden terechtkomt, zodat het later weer kan worden opgeborgen. Experts raden aan om van tevoren over een systeem na te denken, of het nu van links naar rechts of van buiten naar binnen is - het maakt niet uit. Het belangrijkste is dat elk blad, elke pen, elk dossier en elke dossiermap individueel van de werkplek wordt verwijderd en slechts één keer wordt opgehaald. Er zijn geen tussenstapels, het kost alleen tijd. “Afval” spreekt voor zich. ‘Doorsturen’ verzamelt alles wat kan worden gedelegeerd of ergens anders naartoe moet worden gebracht, zoals het archief, terug naar de bibliotheek of op de boekenplank.

Dingen die na de kleine bureauschoonmaak terug in de lade of op het bureau moeten worden gelegd en waaraan gewerkt moet worden, worden bij het bestellen op de werkplek in het rastervierkant voor “Belangrijk” geplaatst. Als je wilt, kun je profiteren van het feit dat je al kort over het betreffende onderwerp hebt nagedacht en de volgende stap op een post-it notitie schrijven en erop plakken. Dit bespaart wat tijd voor verder werk, maar wees voorzichtig: word niet mentaal, slechts een of twee trefwoorden en geen uitgebreide romans. “Akut” verzamelt dingen die direct of direct na de opruimactie kunnen worden gedaan en minder dan een paar minuten duren: een brief afstempelen, ondertekenen en doorsturen, een afspraak maken of een vergadering uitstellen bijvoorbeeld.

Dus daar gaan we: de bon voor gummibeertjes en hoestdrankjes? Afval! De hoest zakt vanzelf? Als ze nog eetbaar zijn: geef ze door – neem ze mee naar huis. Als ze een matte coating hebben of op de een of andere manier vreemd ruiken: ga naar de kassabon. Een balpen die niet meer werkt en waarvoor je op zoek wilde naar een nieuwe vulling: afval. De map met ideeën voor nieuwe projecten: plak er een post-it op, “opruimen!” schrijf het erop en plaats het in het veld “Belangrijk”. Een dossier waar de “dringende” post-it al een beetje krokant uitziet? Lees verder en stuur door, d.w.z. delegeer, of naar het belangrijke veld.

Nadat het tafeloppervlak volledig is opgeruimd, de laden zijn geleegd en de archiefkast vrij is van oude spullen, is de volgende stap naar de schoonmaakkast: alle oppervlakken worden afgeveegd, de computer, het toetsenbord en de printer worden afgestoft en de laden worden gestofzuigd. Eerst worden de spullen die je dagelijks nodig hebt weer op hun plek gezet. Je leest het goed: hun plek. En wat geen ruimte heeft, krijgt er één toegewezen of wordt kort maar krachtig in twijfel getrokken: heb ik echt twee gatenponsen van verschillende grootte, drie linialen, naar schatting 25 pennen en twee pennenhouders nodig voor mijn werk? De overbodige spullen gaan terug het depot in of, afhankelijk van de staat waarin ze zich bevinden, in de prullenbak.

Daarna krijgen gummen, maximaal vijf potloden en evenveel balpennen of fineliners hun plek in de bovenste bureaula, gaat het notitieblok naast de telefoon en gaat de ongelezen post in een mandje dat voorheen dienst deed als verrassingsdepot voor eierfiguurtjes, paperclipdeponie en tussentijdse opslag voor wenskaarten en waarvan de inhoud vrijwel allemaal in het afvalveld belandde. Kortom: De Bureau wordt gesorteerd volgens de oude logica, maar ook volgens de huidige behoeften - zodat er minder tijd wordt besteed aan moeizaam zoeken op het werk. De prullenbak gaat naar de prullenbak en de spullen in het vakje ‘vooruit’ gaan naar de plaats of persoon waar ze heen moeten. Compleet? Schoon? Gefeliciteerd, missie geslaagd.

HET ACHT-PUNTENSYSTEEM VOOR PERMANENTE BESTELLING

Zoals bekend ontstaat chaos op de werkvloer niet vanzelf, maar neemt deze in aanzienlijke mate toe. Eén ongespoeld koffiekopje verandert al snel in twee of drie - en niemand weet echt waar de vierde vandaan komt. Deze ene afdruk, waar je veel tijd voor had moeten nemen om te lezen en er iets mee te doen, is inmiddels uitgegroeid tot een stapel documenten met een vergelijkbare inhoud. En de la waarin spullen liggen die je ooit nog eens zou kunnen gebruiken, maar nooit meer hebt gebruikt, loopt al snel uit zijn voegen.

Dus zelfs als je een fatsoenlijk mens bent, is het een goed idee om twee data per jaar aan je agenda toe te voegen: ‘Kleine bureauschoonmaak.’ Omdat de kerstperiode nogal stressvol is en januari meer informeel is, worden januari en juni aanbevolen als goede keuzes. Als je het elke zes maanden benadert, kost de campagne niet zoveel tijd.

Volgende acht punten Toch moet je hier het hele jaar door rekening mee houden.

1. Terugzetten: spullen op hun plek laten staan ​​en na gebruik weer terugzetten.
2. Weggooien: Gebruik de prullenbak onmiddellijk.
3. Let op: Een groot notitieblok in plaats van veel kleine notities die gemakkelijk kunnen verdwijnen, maakt het werk gemakkelijker wanneer telefoonnummers in het adresboek moeten worden geplaatst en afspraken 's avonds snel in de juiste agenda moeten worden geplaatst.
4. Structuur: Hetzelfde archiefsysteem op de computer als op het bureau en dezelfde structuur voor fysieke en digitale mappen helpt de werkplek opgeruimd te houden en zaken snel terug te vinden.
5. Hiërarchische archivering: de meest actuele zaken staan ​​bovenaan en de minst urgente onderaan.
6. Kabels temmen: strips sorteren en, idealiter, verwarde kabels volledig in dozen laten verdwijnen.
7. Let op het assortiment: Bewaar spullen die vaak gebruikt worden dichtbij en bewaar spullen die zelden gebruikt worden verder weg.
8. 's Avonds opruimen: Als je elke avond je bureau organiseert, begin je de volgende werkdag ontspannender.

Waarom moet ik de orde op kantoor bewaren?

Je moet het kantoor netjes houden omdat je dat wilt. Vaak merk je echter dat het je aan motivatie ontbreekt. Er zijn twee goede redenen waarom je moet opruimen.

1. De werkplek weerspiegelt je innerlijke leven en vertelt de mensen om je heen welk persoonlijkheidstype je bent.
2. Bazen houden van netjes opgeruimde kantoren en werkoppervlakken. Psycholoog Cary Cooper ontdekte na zijn onderzoek dat vier op de vijf managers werknemers kiezen die een opgeruimd bureau hebben.

Het kantoor fungeert als projectievlak: veel mensen associëren een slordige secretaresse met een onstabiele persoonlijkheid. Wij weten dat het onzin is om collega’s in lades te stoppen. Maar we brengen veel tijd door op het werk en kunnen er niet omheen dat we onze werkplek personaliseren. Een of twee planten, foto's van het gezin, chocolade of je favoriete boek voor de lunchpauze. Onbewust laat je veel over jezelf zien in je werkomgeving. Je collega's weten hoe je werkt, kennen je voorkeuren en beoordelen aan de hand van je statussymbolen of je je ellebogen gebruikt om de top te bereiken.

Orde scheppen op de werkvloer is zinvol. Je hebt een enorme invloed op hoe je gezien wilt worden door de mensen om je heen.

Hoe zorg ik voor orde op kantoor?

De snelste en gemakkelijkste optie: koop een ruime doos. Veeg alles op wat daar rondslingert. Ze vegen allemaal Kantoormeubilair met een vochtige doek. Haal eerst alle belangrijke spullen uit de doos en wijs ze een plaats toe. Doe dan de rest. Gooi spullen die u niet langer nodig heeft weg zonder met uw ogen te knipperen. Et voilà: ruim je bureau op! Bestel op de werkvloer! Bestel kantoor!

Bevordert orde op de werkvloer de concentratie?

Een volmondig ja. Nadat u uw werkplek een grondige schoonmaakbeurt heeft gegeven, kunt u bewuster en gerichter aan de eisen van het dagelijkse werk voldoen. Je vermijdt interne stress en bespaart de belangrijkste hulpbron in je leven: tijd.

Conclusie

Orde scheppen op de werkvloer kan erg leuk zijn als je eenmaal begrijpt dat jij de leiding hebt. Ze beïnvloeden hoe je wordt waargenomen en welke vaardigheden je worden toegeschreven. Je krijgt een betere concentratie en tijd. Je wint aan levenskwaliteit. Overtuigt dat u?

Tip van een expert: ruim uw bureau op

Ga aan de slag met concentratie!

Om zo effectief en ongestoord mogelijk te kunnen werken, moet uw werktafel zo leeg mogelijk zijn. Plaats hier alleen de dingen die je echt nodig hebt en binnenkort wilt doen.
Dingen die daar al jaren onbeheerd opgeslagen liggen, kunnen veilig worden afgevoerd. Spullen die u vaak nodig heeft, moeten binnen handbereik zijn.