Technologie maakt het mogelijk: individuen, teams en groepen kunnen nu op verschillende tijdstippen en op verschillende locaties aan hetzelfde project werken bureaus. “Sociale samenwerking” is de overkoepelende term voor samenwerking op internet; “Social Business Collaboration” staat op zijn beurt voor gedeelde netwerksamenwerking in een bedrijfscontext. Na een eerste artikel waarin het onderwerp breed werd onderzocht, bevat het tweede deel nu enkele voorbeelden van programma's waarmee particuliere en kleinere zakelijke projecten over het mondiale netwerk kunnen worden nagestreefd.
“Social Collaboration”: Software voor particuliere gebruikers en kleinere zakelijke taken
Het probleem met een lijst als deze is meteen: er is geen ideale oplossing voor alle mogelijke behoeften. Het is waar dat met het ene programma meer wensen kunnen worden vervuld en met het andere minder, aangezien individuele projecten idealiter via internet kunnen worden gevolgd. Voor echte sociale zakelijke samenwerking zal software die specifiek voor het betreffende bedrijf is ontwikkeld echter essentieel zijn. Bedrijven die alleen bepaalde gebieden willen netwerken, moeten de gangbare oplossingen van grote providers eens nader bekijken. En particulieren die willen samenwerken aan een verjaardagsuitnodiging of vrijwilligers die bepaalde delen van het clubwerk over meer schouders willen verspreiden, kennen wellicht een paar van de meest voorkomende toepassingen.
Een heel eenvoudig voorbeeld van hoe samenwerken aan een project via internet werkt: het gedeelde boodschappenlijstje. Iedereen die een huishouden moet runnen, kan dit eenvoudige voorbeeld van sociale samenwerking gebruiken om te begrijpen waar het allemaal om draait: een duidelijke taak, namelijk de aanschaf van verschillende boodschappen en huishoudelijke artikelen, moet door meerdere mensen kunnen worden uitgevoerd, ongeacht tijd en plaats. Programma's als “Buy Me a Pie” of “Our Groceries” hebben iets aanzienlijks voorsprong op de analoge versie van het boodschappenlijstje, beter bekend als boodschappenlijstjes: ze zijn op vrijwel alle plaatsen tegelijkertijd beschikbaar en zijn dankzij de “cloud”-integratie altijd up-to-date.
Om te beginnen: boodschappenlijstjes
Laten we de volgende situatie nemen: de kat sluipt 's morgens vroeg met een verwijtende blik door het huis, terwijl de dagelijkse woede-uitbarsting van de vader vanuit de richting van de keuken doet vermoeden dat de dochter het lege melkpak opnieuw in de koelkast heeft gezet. De zoon merkt nadrukkelijk op dat de zus een zeer vergelijkbaar beleid voert als het om toiletpapier gaat en de moeder – iemand moet pragmatisch zijn – misbruik maakt van de situatie om ervoor te zorgen dat de azijn, olie en suiker in de voorraadkast niet op dezelfde manier terechtkomt als de melk en kattenvoer. Ze negeert het onaangename refrein van wederzijds verwijten en gemopper en pakt liever haar smartphone. Ze maakt een boodschappenlijstje voor het hele gezin, deelt dat met vader, dochter en zoon en voegt er een voor een kattenvoer, melk, toiletpapier, azijn, olie, suiker en brood aan toe voor het avondeten.
Wanneer het gezin uitzwermt om hun dagelijkse werk te doen op verschillende scholen (kinderen), in... kantoor (vader) of bij het bureau (moeder) zijn er langs de afzonderlijke paden verschillende bakkers, supermarkten en drogisterijen. Als de moeder na het werk haar smartphone aanzet, ziet ze dat haar man tijdens de lunchpauze al brood heeft gehaald bij de bakker en dat de dochter kattenvoer en toiletpapier van de drogisterij heeft meegebracht: De betreffende punten zijn al gemarkeerd als ‘klaar’, dus het enige wat de moeder nog hoeft te doen is melk, azijn, olie en suiker halen bij de nabijgelegen supermarkt. Ook bij het afrekenen streept ze de voltooide items van de lijst af - en omdat de lijst voortdurend wordt bijgewerkt via een server, vindt de zoon na afloop van zijn voetbaltraining een lege lijst. Natuurlijk alleen als het gezin thuis niets anders bedenkt: ze zouden het in theorie op korte termijn op de lijst kunnen zetten en bijvoorbeeld hun zoon kunnen instrueren even snel naar de bouwmarkt te gaan om de lamp te vervangen die net is doorgebrand.
Dit voorbeeld laat op een heel eenvoudige maar fundamentele manier zien waar de sterke punten van sociale samenwerking liggen: een groep mensen die zich op verschillende plaatsen op verschillende tijdstippen bevinden, kan met succes een gezamenlijk project nastreven. De meeste programma's werken overeenkomstig - volgens het basisprincipe van dergelijke boodschappenlijst-apps. Of ze nu op een pc, een Android-telefoon of een iOS-tablet draaien of verrijkt zijn met enkele functies waarmee gebruikers databases kunnen onderhouden, documenten kunnen bewerken of media kunnen verzamelen. Digitale to-do-lijstjes werken overigens ook volgens het boodschappenlijstjesprincipe. Vaak zijn ze verrijkt met enkele functies.
Iets complexer: to-do-lijsten
Iedereen die ooit een lang project heeft doorstaan, kent het principe: een lijst waarop in het begin met hart en ziel een tijdschema werd opgeschreven, helpt kleine wonderen consequent te verwezenlijken. Het eerste planningswerk is gedaan, vanaf nu kan uw hoofd de punten doelgericht achter elkaar doorwerken. "Wunderlist" is zo'n nuttig klein hulpmiddel.
“Todoist”, “Taasky”, “Google Keep” of “Any.do” anderen. Afhankelijk van de situatie bevatten de lijsten naast de verplichte mogelijkheid om samen lijsten te maken of individuele items als “klaar” aan te vinken ook handige snufjes zoals locatiegebaseerde herinneringen. Als bijvoorbeeld bij het punt “Brood halen” het adres van de bakkerij wordt ingevoerd, gaat er een herinneringsalarm af zodra de smartphone-eigenaar zich in de buurt van die bakkerij bevindt. Als alternatief kunt u een specifiek tijdstip opgeven, speciale taken aan individuele gebruikers toewijzen of bijlagen, zoals routebeschrijvingen of recepten, aan individuele punten toevoegen.
Let op: De genoemde softwareproductnamen zijn eigenlijk bedoeld als voorbeeld en niet als tips. Gezien het overweldigende aantal nuttige programma's is het bijna onmogelijk om aanbevelingen te doen. Het is de moeite waard om de details te vergelijken en individueel uit te zoeken welke app of programma het dichtst bij uw persoonlijke behoeften komt. Een ander selectiecriterium kunnen de platforms zijn waarvoor de software wordt aangeboden: als er in het huishouden, de club of het bedrijf verschillende platforms worden gebruikt, is het zinvol om een gemeenschappelijke noemer te vinden: een programma dat beschikbaar is voor bijvoorbeeld Android, Windows, Mac en iOS. Het kan ook praktisch zijn als het programma niet alleen op het mobiele apparaat draait, maar ook op de pc of Mac - zo werkt het Bureaustoel Je hebt toegang tot de sociale samenwerkingstool vanuit het bedrijf, vanaf je smartphone terwijl je met de trein reist, of vanaf je tablet in je huiskamer.
Voor ervaren gebruikers: projectmanagement
Hetzelfde geldt nog meer voor de volgende uitbreidingsfase: projectmanagement. Programma's waarmee complexere processen kunnen worden gepland en indien nodig kunnen worden verwerkt, moeten op zoveel mogelijk apparaten parallel kunnen draaien. Met projectbeheerprogramma's zoals het ervaren 'Things' voor de Mac kun je veel verschillende takenlijsten maken, deze in mappen groeperen en ze sorteren op basis van verschillende parameters – deze software is echter alleen beschikbaar voor Apple-producten. Het beheert en categoriseert een grote verscheidenheid aan lijsten en houdt ze gesynchroniseerd op de iPhone, iPad, Mac of Macbook. Vervaldatums en huidige invoer worden weergegeven in een dagelijks overzicht en aan individuele taken kan een prioriteit worden toegewezen.
Ook Microsoft biedt al ruim 30 jaar bijbehorende software aan: “Microsoft Project”, dat tegenwoordig uiteraard ook met een cloud werkt. “Wrike” biedt veel verschillende functies, waaronder uitgebreid documentbeheer en integratie met gangbare programma’s. Basecamp is software die zich richt op het delen van bestanden, taakbeheer en discussies – en natuurlijk communicatie. Ook het bekijken waard en vooral beschikbaar voor alle mogelijke platforms: de wereldwijd succesvolle Wunderlist voor privégebruik is nu ook beschikbaar in een projectmanagementversie met veel zakelijke functies.