De techniek maakt het mogelijk: individuen, teams en groepen kunnen tegenwoordig ook los van tijd en plaats aan hetzelfde project werken, aan verschillende bureaus. De overkoepelende term voor online samenwerking is „Social Collaboration”; „Social Business Collaboration” staat dan weer voor gezamenlijk verbonden samenwerken binnen een bedrijfscontext. Na een eerste artikel dat het onderwerp heel globaal heeft belicht, volgen nu in deel twee een paar voorbeelden van programma's waarmee privéprojecten en kleinere zakelijke projecten via het wereldwijde web te volgen zijn.
„Social Collaboration”: software voor particuliere gebruikers en kleinere zakelijke taken
Het probleem met zo'n opsomming is meteen duidelijk: er bestaat geen ideale oplossing voor alle mogelijke behoeften. Met het ene programma kun je weliswaar meer wensen vervullen dan met het andere als het gaat om projecten die idealiter via internet gevolgd kunnen worden. Voor echte Social Business Collaboration zal echter software die specifiek voor het betreffende bedrijf is ontwikkeld onmisbaar zijn. Bedrijven die alleen bepaalde deelgebieden met elkaar willen verbinden, doen er vooral goed aan de gangbare oplossingen van grote aanbieders nader te bekijken. En particulieren die bijvoorbeeld samen aan een verjaardagsuitnodiging willen schaven, of vrijwilligers die bepaalde delen van het verenigingswerk over meer schouders willen verdelen, zouden een paar van de meest gangbare toepassingen moeten kennen.
Een heel eenvoudig voorbeeld van hoe gezamenlijk werken aan een project via internet werkt: het gedeelde boodschappenlijstje. Iedereen die een huishouden runt, kan met dit simpele voorbeeld van Social Collaboration begrijpen waar het in de kern om draait: een duidelijke taak, namelijk het halen van verschillende levensmiddelen en huishoudelijke artikelen, moet door meerdere personen onafhankelijk van tijd en plaats uitgevoerd kunnen worden. Programma's zoals „Buy Me a Pie“ of „Our Groceries“ hebben namelijk iets wezenlijks voor op de analoge versie van de shoppinglist, oftewel het boodschappenlijstje: ze zijn praktisch overal tegelijk beschikbaar en dankzij koppeling met de „Cloud“ altijd up-to-date.
Om te beginnen: boodschappenlijstjes
Laten we de volgende situatie nemen: De kat sluipt vroeg in de ochtend met een verwijtende blik om het huis heen, terwijl de dagelijkse woede-uitbarsting van de vader vanuit de keuken doet vermoeden dat de dochter het lege melkpak weer eens terug in de koelkast heeft gezet. De zoon merkt spits op dat zijn zus er bij het toiletpapier een vergelijkbaar beleid op nahoudt en de moeder – iemand moet tenslotte praktisch zijn – gebruikt de situatie om te voorkomen dat het in de voorraadkast met azijn, olie en suiker hetzelfde afloopt als met de melk en het kattenvoer. Ze negeert het onaangename koor van onderlinge beschuldigingen en knorrig gemiauw en pakt liever haar smartphone erbij. Ze maakt een gezamenlijk boodschappenlijstje voor het gezin aan, deelt het met vader, dochter en zoon en zet er achtereenvolgens kattenvoer, melk, toiletpapier, azijn, olie, suiker en brood voor het avondeten op.
Wanneer het gezin vervolgens uitzwermt om op verschillende scholen (kinderen), op kantoor (vader) of op het bureau (moeder) hun dagtaak te vervullen, liggen er langs de verschillende routes meerdere bakkerijen, supermarkten en drogisterijen. Als de moeder na werktijd haar smartphone erbij pakt, ziet ze dat haar man in de lunchpauze al brood bij de bakker heeft gehaald en dat de dochter kattenvoer en toiletpapier van de drogist mee naar huis heeft genomen: de betreffende punten zijn al als “afgerond” gemarkeerd, dus hoeft de moeder alleen nog melk, azijn, olie en suiker in de nabijgelegen supermarkt te halen. Ook zij zal bij de kassa de afgewerkte punten van de lijst schrappen – en omdat de lijst via een server voortdurend wordt bijgewerkt, treft de zoon na zijn voetbaltraining een lege lijst aan. Natuurlijk alleen als er thuis niet toch nog iets te binnen schiet: dat zou het gezin in theorie op korte termijn op de lijst kunnen zetten en zo bijvoorbeeld de zoon met een korte stop bij de bouwmarkt op pad kunnen sturen voor een vervanging van de gloeilamp die zojuist is doorgebrand.
Dit voorbeeld laat op een heel eenvoudige, maar fundamentele manier zien waar de sterke punten van social collaboration liggen: een groep mensen die zich op verschillende tijden op verschillende plaatsen bevindt, kan met succes aan een gezamenlijk project werken. Zo werken de meeste programma’s – volgens het basisprincipe van zulke boodschappenlijst-apps. Of ze nu op de pc, de Android-telefoon of een tablet met iOS draaien, of nog wat extra functies hebben waarmee gebruikers bijvoorbeeld databases kunnen beheren, documenten kunnen bewerken of media kunnen verzamelen. Overigens werken ook digitale to-dolijsten volgens het principe van een boodschappenlijst. Ze zijn vaak uitgebreid met een paar extra functies.
Iets complexer: to-dolijsten
Iedereen die zich ooit door een langer project heeft geworsteld, kent het principe: een lijst waarop je in het begin met hart en verstand een concreet stappenplan hebt vastgelegd, kan bij de consequente uitvoering kleine wonderen doen. Het voorbereidende denkwerk is gedaan, vanaf nu is je hoofd vrij om de punten doelgericht één voor één af te werken. „Wunderlist” is zo'n kleine nuttige helper.
„Todoist”, „Taasky”, „Google Notities” of „Any.do” zijn andere voorbeelden. Afhankelijk van de app beschikken de lijsten naast de verplichte mogelijkheid om samen lijsten te maken of afzonderlijke punten als „afgerond” af te vinken, ook over handige extra's zoals locatiegebonden herinneringen. Als je bijvoorbeeld bij het punt „brood halen” het adres van de bakker invoert, gaat er een herinneringsalarm af zodra de smartphone-eigenaar in de buurt van die bakkerij wordt gelokaliseerd. Als alternatief kun je ook een bepaald tijdstip opgeven, specifieke taken aan afzonderlijke medegebruikers toewijzen of aan afzonderlijke punten bijlagen toevoegen, zoals routebeschrijvingen of recepten.
Let wel: de genoemde software-productnamen moeten echt als voorbeelden worden gezien en niet als tips. Gezien het enorme aanbod aan nuttige programma's is het vrijwel onmogelijk om aanbevelingen te doen. Het loont de moeite om de details te vergelijken en zelf uit te zoeken welke app of welk programma het beste bij je persoonlijke behoeften past. Een ander selectiecriterium kan zijn voor welke platforms de software beschikbaar is: als er thuis, bij de vereniging of in het bedrijf verschillende platforms worden gebruikt, is het verstandig om een gemeenschappelijke noemer te vinden – een programma dat bijvoorbeeld beschikbaar is voor Android, Windows, Mac en iOS. Het is ook handig als het programma niet alleen op het mobiele apparaat draait, maar ook op de pc of Mac – zo heb je vanuit de bureaustoel op kantoor net zo goed toegang tot de social-collaboration-tool als vanaf je smartphone tijdens de treinrit of vanaf je tablet in je woonkamer thuis.
Voor ervaren gebruikers: projectmanagement
Datzelfde geldt in nog sterkere mate voor de volgende stap: projectmanagement. Programma's waarmee je complexere processen kunt plannen en eventueel ook afhandelen, moeten op zoveel mogelijk apparaten tegelijk kunnen draaien. Met projectmanagementprogramma's zoals de klassieker „Things“ voor de Mac kun je veel verschillende to-do-lijsten aanmaken, in mappen bundelen en op verschillende parameters sorteren – deze software is echter alleen beschikbaar voor Apple-producten. Het beheerst het beheren en categoriseren van de meest uiteenlopende lijsten en houdt ze gesynchroniseerd op de iPhone, de iPad, de Mac of de Macbook. Vervaldatums en actuele items worden in een dagelijkse samenvatting weergegeven, afzonderlijke taken kunnen van een prioriteit worden voorzien.
Ook Microsoft biedt al meer dan 30 jaar vergelijkbare software aan: „Microsoft Project“, dat tegenwoordig natuurlijk ook met een cloud werkt. „Wrike“ biedt veel verschillende functies en scoort met uitgebreid documentbeheer en integratie van gangbare programma's. „Basecamp“ is software die zich richt op het delen van bestanden, taakbeheer en discussies – en natuurlijk op communicatie. Ook het bekijken waard en vooral beschikbaar voor allerlei platforms: de wereldwijd succesvolle „Wunderlist“ voor privégebruik wordt inmiddels ook aangeboden in een projectmanagementversie met veel businessfuncties.