Het gezamenlijke familie-fotoalbum met je broers en zussen, de vakantiekalender op de afdeling of het boodschappenlijstje op de smartphone voor het hele gezin: Social Collaboration, ofwel Social Business Collaboration, is dagelijkse kost. Mensen werken dagelijks zowel zakelijk als privé via internet samen aan de meest uiteenlopende projecten. Dankzij de alomtegenwoordige cloud, snelle internetverbindingen en vrijwel onbeperkte toepassingsmogelijkheden kun je ervan uitgaan dat dit geen trend is, maar eerder de toekomst van samenwerking.
‘Social Collaboration’: software voor privéprojecten, kleine bedrijven en grotere ondernemingen
Om bij projectgerichte netwerken het overzicht te houden, laten we in een korte serie verschillende mogelijkheden zien om de voordelen van Social Collaboration te benutten – of het nu voor privézaken is of voor professionele doeleinden. Na een algemeen deel dat het onderwerp in grote lijnen heeft belicht en een aflevering over programma's waarmee privéprojecten en kleinere zakelijke projecten vanaf de bureaustoel te volgen zijn, werpen we nu een korte blik op krachtige en uitbreidbare toepassingen die interessant kunnen zijn voor ervaren particuliere gebruikers of kleinere bedrijven.
Natuurlijk is er meteen aan het begin een beperking: als het principe van ‘Social Collaboration’ consequent zou worden toegepast, zou de volledige bedrijfsstructuur moeten worden ingericht op online samenwerking in netwerken. Dan zou software nodig zijn die is geprogrammeerd voor de specifieke behoeften van het bedrijf en het heen en weer schakelen tussen afzonderlijke toepassingen overbodig maakt. Of krachtige software waarnaar een nieuw opgericht bedrijf zich qua structuur richt. Een groot voordeel van consequent doorgevoerde Social Collaboration is namelijk tijdsbesparing, omdat alle lijnen samenkomen in één gebruikersinterface – bijvoorbeeld de interne communicatie, de boekhouding of de planning van de afzonderlijke projecten. Zo gaat er ook geen tijd verloren aan nadenken over waar je dit keer welk document ook alweer hebt opgeslagen, verstuurd of gearchiveerd.
Ook al blijkt deze herstructurering voor de meeste bestaande bedrijven lastig en is er in de ogen van de voorvechters van social collaboration weinig dat erger is dan het stapsgewijs verplaatsen van afzonderlijke processen – wat immers alleen bestaande workflows kan vervangen en dus weinig vooruitgang oplevert: er zijn toch een paar losse, slimme netwerkhulpen waarmee het digitale leven of de dagelijkse werkdag een stuk eenvoudiger wordt.
Gewoon sneller: gegevens uitwisselen via webtransfer, samenwerken via Dropbox
Zodra er op een computer of met een smartphone gegevens worden aangemaakt, rijst de vraag hoe die gegevens van het apparaat af komen. Zolang het alleen gaat om een document van een paar megabyte dat bijvoorbeeld van de werkcomputer naar de privénotebook moet worden verplaatst, is de oplossing eenvoudig: via e-mail, desnoods via WhatsApp of via de systeemgeïntegreerde datadiensten van Apple, zoals AirDrop of iCloud, of de varianten van andere besturingssystemen. Het wordt interessanter wanneer er grotere hoeveelheden data samenkomen en het bijvoorbeeld om afbeeldingen of video’s gaat.
Een mogelijkheid is Dropbox. Deze gratis filehostingdienst slaat gegevens op een server op en werkt volgens een vrij eenvoudig principe. Volgens het beeld van een doos die ergens op internet staat, kan de gebruiker er zoveel dingen of gegevens in stoppen als erin passen. Toegang tot die online doos verloopt via internet, direct vanaf het bureau. Concreet wordt er na registratie een map op het apparaat geïnstalleerd die via internet synchroniseert met een map op de Dropbox-server.
Het slimme eraan: Dropbox werkt op alle gangbare besturingssystemen; voor mobiele apparaten is er een Dropbox-app. Zet je bijvoorbeeld vanaf de pc een map met vakantiefoto’s in Dropbox, dan kun je die op alle gekoppelde apparaten bekijken – op de smartphone, op de notebook of op de tablet. Wil je de vakantiefoto’s delen, dan kun je mappen ook vrijgeven – en zelfs als iemand het programma niet heeft geïnstalleerd, kan diegene de foto’s via een verzonden link in de browser bekijken. Inloggen op de Dropbox-site is ook mogelijk – gegevens kunnen dus ook vanaf een vreemd apparaat worden bewerkt of gedeeld. Zo kun je documenten met meerdere mensen samen bewerken, foto’s bekijken of films versturen. Ook presentaties kun je met Dropbox maken. Inbegrepen is momenteel twee gigabyte opslagruimte, die met een bonusprogramma kan worden uitgebreid tot maximaal 16 gigabyte. Wie meer opslag nodig heeft, kan de professionele versie tegen een maandelijkse vergoeding abonnëren, die momenteel een opslagcapaciteit van een terabyte biedt.
Er is echter wel een nadeel. Experts bekritiseren steeds weer de onversleutelde opslag van de gegevens, waardoor medewerkers van het bedrijf „Dropbox Inc“ of ook inlichtingendiensten er theoretisch toegang toe zouden hebben. Met Dropbox Business biedt het bedrijf een versleutelde dienst aan, waarmee teams met maximaal vijf gebruikers één account kunnen gebruiken, over onbeperkte opslagruimte beschikken en diverse zakelijke functies kunnen benutten. Vergelijkbare of vrijwel identiek werkende alternatieven zijn Google Drive, SugarSync, Microsofts OneDrive of FileSync – met Box en SpiderOak zijn twee Dropbox-concurrenten in de race gegaan die vooral adverteren met de veilige, versleutelde opslag van gegevens.
Alles eenvoudig onthouden: Evernote, Paper of Notes
Eerlijk is eerlijk: de kleine gele plakbriefjes van papier, die sinds enige tijd ook in alle kleuren van de regenboog verkrijgbaar zijn, zullen niet zomaar door een app worden vervangen. Ze bewaren gedachten, afspraken en to-dolijsten ook als de batterij leeg is, de computer uitstaat of er simpelweg geen tijd is om agenda-items op de smartphone aan te maken. Toch geldt hier net als in veel andere situaties: de juiste dosering bepaalt of het zinvol of onzin is. Iedereen kent waarschijnlijk wel een collega van wie de monitor praktisch achter een chaos van gele briefjes is verdwenen. Vanaf een bepaalde hoeveelheid informatie wordt het nu eenmaal onoverzichtelijk – er moet orde komen. Vindingrijke digitale sceptici gebruiken dan het zogeheten Bullet Journal, dat je van vrijwel elk notitieboek kunt maken.
Handleidingen daarvoor vind je op internet, waar natuurlijk ook veel digitale notitie-apps te vinden zijn. Wat ze allemaal gemeen hebben, is een zoekfunctie om de inhoud van de digitale notities snel te doorzoeken en bepaalde onderwerpen te vinden – ook als die over meerdere verschillende notities verspreid zijn. Wie met papier is opgegroeid, noodgedwongen een digitaal leven leidt, maar toch de analoge charme van notitieboeken mist, zou eens naar de app Paper van „53“ moeten kijken, die overigens alleen voor iPad en iPhone beschikbaar is. Met een stylus, dus een penvormig invoerapparaat voor computers en PDA's, kun je ermee tekenen en schetsen, maar ook infographics maken, foto's integreren en to-dolijsten „tekenen“. De eveneens door „53“ ontwikkelde pen herkent de handpalm en voorkomt zo dat iets anders dan de punt van de pen sporen op de notitie achterlaat. Daardoor voelt het gebruik heel natuurlijk aan; de schetsen, tekeningen en handgeschreven notities kun je verzamelen, sorteren en archiveren in virtuele notitieboeken.
Wie minder waarde hecht aan invoer die op schrijven met een pen lijkt, kan de meegeleverde Notities-app op iOS-gestuurde Apple-apparaten eens nader bekijken; daarin kun je notities ook sorteren in mapachtige 'notitieboeken'. Voor gebruikers die uitsluitend Apple-apparaten hebben, is de cloudsynchronisatie interessant, waarmee je bijvoorbeeld in een oogwenk een notitie van de iPhone naar de notebook laat overgaan. Google biedt een platformonafhankelijke dienst aan die kleine notities verzamelt, synchroniseert naar allerlei apparaten met alle gangbare systemen en met de bekende Google-zoekfunctie op inhoud filtert. Het bedrijf ‘Moleskine’, bekend van notitieboeken, biedt ook een app aan – die echter alleen op mobiele apparaten werkt.
Evernote is weer een verhaal apart. Op het eerste gezicht is de software, die beschikbaar is voor allerlei systemen en apparaattypen, niets meer dan een programma voor het verzamelen en opslaan van notities. Net als de notitieprogramma’s die vooraf op computers en smartphones zijn geïnstalleerd, kun je op losse virtuele notitieblaadjes allerlei gegevens verzamelen. Zo kun je ideeën vastleggen in de vorm van teksten, ze vanuit de app illustreren met foto’s, to-dolijsten maken met kleine vakjes om af te vinken en op mobiele apparaten zelfs handgeschreven notities via het touchscreen toevoegen. Deze virtuele notitieblaadjes, die afhankelijk van aard en omvang van het idee best eens behoorlijk lang kunnen worden, kun je vervolgens sorteren in notitieboeken. De gratis versie heeft een maandelijks uploadvolume; wie meer wil uploaden of Evernote zakelijk wil gebruiken, kan dat volume tegen een maandelijkse betaling verhogen.
Opmerkelijk is de zoekfunctie, die zelfs handgeschreven notities kan lezen en gescande manuscripten kan doorzoeken – op voorwaarde dat je je handschrift enigszins binnen de grenzen van het algemeen leesbare houdt. Al in de gratis basisversie kun je notities delen met andere Evernote-gebruikers en samen bewerken. De Business-versie, die volgens Evernote momenteel door meer dan 20 000 bedrijven wordt gebruikt, kost een maandelijks bedrag per gebruiker en biedt daarvoor boven op de gebruikelijke gratis functies discussies in de app en samenwerking met verschillende business-tools. Met wat fantasie kunnen slimme gebruikers echter zelfs van de basisversie een krachtig projectmanagementprogramma maken.
Tot slot van dit deel nog een algemene opmerking: dit artikel is alleen bedoeld als overzicht en geeft nadrukkelijk geen koop- of downloadadvies. De fabrikanten van de betreffende software bieden op hun homepages actuele informatie over het gebruik van hun product – zodat de geïnteresseerde lezer zelf kan beslissen welke social-collaboration-instrumenten voor hem zinvol zijn.