Het gedeelde familiefotoalbum met broers en zussen, de vakantiekalender op de afdeling of het boodschappenlijstje op de smartphone voor het hele gezin: sociale samenwerking, of sociale zakelijke samenwerking, is het leven van alledag. Dagelijks werken mensen via internet samen aan de meest uiteenlopende projecten, zowel professioneel als privé. Dankzij de alomtegenwoordige cloud, snelle internetverbindingen en vrijwel onbeperkte toepassingsmogelijkheden is dit geen trend maar eerder de toekomst van samenwerking.
“Social Collaboration”: Software voor particuliere projecten, kleine bedrijven en grotere ondernemingen
Om projectgerelateerde netwerken in de gaten te houden, presenteren we in een kleine serie verschillende manieren om de voordelen van sociale samenwerking te benutten - zowel voor privéaangelegenheden als voor professionele aangelegenheden. Na een basisdeel dat het vakgebied grofweg belichtte en een reeks over programma's waarmee particuliere en kleinere zakelijke projecten kunnen worden uitgevoerd Bureaustoel kan worden gevolgd, nu een snelle blik op krachtige en uitbreidbare applicaties die interessant kunnen zijn voor ervaren particuliere gebruikers of kleinere bedrijven.
Natuurlijk is er vanaf het begin een beperking: als het principe van ‘sociale samenwerking’ consequent zou worden geïmplementeerd, zou de hele operationele structuur gericht moeten zijn op online, netwerksamenwerking. Er zou software nodig zijn die is geprogrammeerd op de specifieke behoeften van het bedrijf, waardoor het niet meer nodig is om heen en weer te springen tussen individuele applicaties. Of krachtige software die kan worden gebruikt om een nieuw opgericht bedrijf te structureren. Een groot voordeel van consistente sociale samenwerking is de tijdwinst omdat alle draden samenkomen op één gebruikersinterface – zoals interne communicatie, boekhouding of de planning van individuele projecten. Hierdoor hoeft u geen tijd te verliezen bij het nadenken over waar u welk document deze keer heeft opgeslagen, verzonden of gearchiveerd.
Ook al blijkt deze herstructurering voor de meeste bestaande bedrijven moeilijk te zijn en is er, in de ogen van de pioniers op het gebied van sociale samenwerking, weinig erger dan een stukje bij beetje verplaatsing van individuele processen – die alleen bestaande processen kan vervangen en daarom weinig vooruitgang oplevert: er zijn een paar individuele netwerkhelpers waarmee het digitale leven of alledaags werk wordt een stuk makkelijker.
Gewoon sneller: gegevensuitwisseling via weboverdracht, samenwerking via Dropbox
Zodra er op welke computer of met een smartphone dan ook gegevens worden gegenereerd, rijst de vraag hoe deze gegevens van het apparaat komen. Zolang het maar een document van een paar megabytes betreft dat van de werkcomputer naar bijvoorbeeld het privénotebook moet worden verplaatst, is de oplossing eenvoudig: via e-mail, desnoods via WhatsApp of de systeemgeïntegreerde datadiensten van Apple zoals AirDrop of iCloud of de tegenhangers van andere besturingssystemen. Het wordt interessanter als grotere hoeveelheden gegevens samenkomen en bijvoorbeeld afbeeldingen of video's bevatten.
Eén optie is Dropbox. De gratis bestandshostingservice slaat gegevens op een server op en werkt volgens een vrij eenvoudig principe. Volgens het symbool van een doos die op internet staat, kan de gebruiker er zoveel dingen of gegevens in stoppen als nodig is. De online box is rechtstreeks toegankelijk via internet Bureau uit. Concreet wordt na registratie een map op het apparaat geïnstalleerd, die via internet synchroniseert met een map op de Dropbox-server.
Het hoogtepunt: Dropbox werkt op alle gangbare besturingssystemen; Er is een Dropbox-app voor mobiele apparaten. Als u bijvoorbeeld een map met vakantiefoto's van uw pc in Dropbox plaatst, kan deze op alle aangesloten apparaten worden bekeken: op uw smartphone, op uw notebook of op uw tablet. Als u de vakantiefoto's wilt delen, kunnen er ook mappen worden gedeeld - en zelfs als iemand het programma niet heeft geïnstalleerd, kan hij of zij de foto's in de browser bekijken via de meegestuurde link. Het is ook mogelijk om in te loggen op de Dropbox-site, zodat gegevens ook vanaf een apparaat van derden kunnen worden bewerkt of gedeeld. Hierdoor is het mogelijk om met meerdere personen samen documenten te bewerken, foto's te bekijken of filmpjes te versturen. Presentaties kunnen ook worden gemaakt met Dropbox. Momenteel is er twee gigabyte aan opslagruimte inbegrepen, wat met een bonusprogramma kan worden uitgebreid tot maximaal 16 gigabyte. Als u meer opslagruimte nodig heeft, kunt u zich tegen een maandelijks bedrag abonneren op de professionele versie, die momenteel een terabyte aan opslagvolume biedt.
Er is echter een nadeel. Deskundigen bekritiseren herhaaldelijk de onversleutelde opslag van de gegevens, zodat in theorie medewerkers van het bedrijf “Dropbox Inc” of geheime diensten er toegang toe zouden hebben. Met Dropbox Business biedt het bedrijf een gecodeerde dienst waarmee teams tot vijf gebruikers een account kunnen beheren, over onbeperkte opslagruimte beschikken en gebruik kunnen maken van diverse zakelijke functies. Alternatieven die vergelijkbaar of vrijwel identiek functioneren zijn Google Drive, SugarSync, Microsoft's OneDrive of FileSync - twee concurrenten van Dropbox, Box en SpiderOak, doen mee aan de race en maken vooral reclame voor de veilige, gecodeerde opslag van gegevens.
Onthoud gewoon alles: Evernote, Paper of Notes
Toegegeven, geen enkele app zal de kleine gele papieren sticky notes, die al een tijdje in alle kleuren van de regenboog verkrijgbaar zijn, kunnen vervangen. Ze slaan gedachten, afspraken en to-do-lijsten op, zelfs als de batterij leeg is, de computer uitstaat of er simpelweg geen tijd is om agenda-items op de smartphone te maken. Toch geldt, net als in veel andere situaties in het leven, hetzelfde: de maatregel bepaalt of het zin of onzin is. Iedereen kent waarschijnlijk wel een collega wiens monitor vrijwel is verdwenen in de chaos van gele stukjes papier. Zodra een bepaalde hoeveelheid informatie is bereikt, worden de zaken verwarrend: er is behoefte aan orde. Vindingrijke digitale sceptici gebruiken vervolgens het zogenaamde bullet journal, dat uit vrijwel elk notitieboekje kan worden gemaakt.
Instructies hiervoor zijn te vinden op internet, waar je uiteraard ook veel digitale notitie-apps kunt vinden. Wat ze allemaal gemeen hebben is een zoekfunctie waarmee u snel door de inhoud van de betreffende digitale notities kunt zoeken en specifieke onderwerpen kunt vinden - zelfs als deze over meerdere verschillende notities zijn verspreid. Iedereen die met papier is opgegroeid, willens en wetens een digitaal leven leidt, maar op de een of andere manier nog steeds rouwt om de analoge charme van notebooks, zou eens een kijkje moeten nemen in de Paper-app van “53”, die alleen beschikbaar is voor iPad en iPhone. Met een stylus, een penvormig invoerapparaat voor computers en PDA's, kun je tekenen en schilderen, maar ook infografieken maken, foto's integreren en takenlijsten 'verven'. De pen, eveneens ontwikkeld door “53”, herkent de bal van de hand en voorkomt zo dat iets anders dan de penpunt sporen achterlaat op het briefje. Het gebruik ervan voelt dus behoorlijk organisch aan; De schetsen, tekeningen en handgeschreven notities kunnen worden verzameld, gesorteerd en gearchiveerd in virtuele notitieboekjes.
Als u geen waarde hecht aan penachtige invoer, kunt u de notitie-app op iOS-ondersteunde Apple-apparaten eens nader bekijken, die ook kan worden gesorteerd in mapachtige "notitieboekjes". Voor gebruikers die alleen Apple-apparaten hebben, is cloudsynchronisatie interessant, omdat hierdoor bijvoorbeeld een notitie in een mum van tijd van de iPhone naar de notebook kan wapperen. Google biedt een systeemoverschrijdende service die kleine notitieblokken verzamelt, deze op alle mogelijke apparaten met alle gangbare systemen synchroniseert en inhoud filtert met behulp van de bekende Google-zoekfunctie. Het bedrijf “Moleskine”, dat bekend is geworden door zijn notebooks, biedt ook een app aan – maar deze werkt alleen op mobiele apparaten.
Evernote is een discipline op zich. Op het eerste gezicht is de software, die beschikbaar is voor alle mogelijke systemen en apparaattypes, niets meer dan een programma voor het verzamelen en bewaren van notities. Net als bij de notitieprogramma's die vooraf zijn geïnstalleerd op computers en smartphones, kunnen allerlei soorten gegevens worden verzameld op individuele virtuele notities. Ideeën kunnen worden vastgelegd in de vorm van tekst, geïllustreerd met foto's vanuit de app, er kunnen to-do-lijsten worden gemaakt met kleine vakjes om af te vinken en op mobiele apparaten kunnen zelfs handgeschreven notities worden toegevoegd via het touchscreen. Deze virtuele sticky notes, die zeer langwerpige vormen kunnen aannemen, afhankelijk van het type en de reikwijdte van het idee, kunnen vervolgens in notitieboekjes worden gesorteerd. De gratis versie wordt geleverd met een maandelijks uploadvolume; Als je meer wilt uploaden of Evernote voor je werk wilt gebruiken, kun je het volume verhogen door maandelijks te betalen.
Wat verbazingwekkend is, is de zoekfunctie, die zelfs handgeschreven aantekeningen kan lezen en gescande manuscripten kan doorzoeken - op voorwaarde dat je je zoekopdracht matigt tot een niveau dat grenst aan algemeen leesbaar. Zelfs in de gratis basisversie kunnen notities worden gedeeld en bewerkt met andere Evernote-gebruikers. De zakelijke versie, die volgens de verklaring van Evernote momenteel door meer dan 20.000 bedrijven wordt gebruikt, rekent een maandelijks bedrag per gebruiker en maakt, naast de gebruikelijke gratis functies, discussies in de app en samenwerking met verschillende zakelijke tools mogelijk. Met een beetje fantasie kunnen vindingrijke gebruikers de basisversie omzetten in een krachtig projectmanagementprogramma.
Aan het einde van dit deel een basisopmerking: Dit artikel is uitsluitend bedoeld om een overzicht te geven en is op geen enkele wijze bedoeld om aankoop- of downloadadviezen te geven. De fabrikanten van de betreffende software bieden op hun homepages actuele informatie over het gebruik van hun product aan - zodat de geïnteresseerde lezer zelf kan beslissen welke sociale samenwerkingstools voor hem zinvol zijn.