Werken op afstand: voor- en nadelen van het nieuwe trendwerkmodel

Wat is het verschil tussen een thuiskantoor en een thuiskantoor?

Uiterlijk in 2020 waren thuiskantoren vrijwel van de ene op de andere dag geheel of gedeeltelijk geïntegreerd in het dagelijkse beroepsleven van Duitse bedrijven. Door isolatie en andere Corona-maatregelen werkten de meeste mensen vanuit huis als hun baan en apparatuur dat toeliet. Sindsdien is het werkmodel onmisbaar geworden, omdat het een aantal voordelen biedt, waaronder een betere balans tussen werk en privéleven. Bij thuiswerken verschillen de werktijden en werkzaamheden niet van die op kantoor, alleen de plaats waar ze worden uitgevoerd is anders. Dit is precies het grote verschil met werken op afstand. Hier werk je noch op tijd, noch op locatie. De activiteiten en de werkduur blijven hetzelfde, maar of je een 40-urige werkweek in 4 of 6 dagen verdeelt, of je meer het type bent om uit te slapen of vroeg op te staan, het is allemaal aan jou. Het enige belangrijke is dat de uitvoer correct is. Je kunt natuurlijk ook op afstand werken vanuit huis, maar net zo goed in de Italiaanse zon of met het noorderlicht in het hoge noorden. Mobiel werken wordt daarom vaak als synoniem gebruikt. Er zijn verschillende versies van het model binnen mobiel werken.

Modellen voor werken op afstand

Er zijn in principe twee verschillende vormen van het trendmodel:

Volledig op afstand werken

Volledig op afstand werken houdt, zoals de naam al doet vermoeden, in dat u uitsluitend buiten het bedrijf werkt. In theorie kun je overal ter wereld werken. Wanneer je maar wilt. Waar je maar wilt. Deze reizende werknemers worden ook wel digitale nomaden genoemd. Als volledig thuiswerker heb je alleen geschikte arbeidsmiddelen en stabiel internet nodig. Dat is al gebeurd met een laptop, een headset en een mobiele router met een passend tarief. Houd er echter rekening mee dat u zich ook aan de voorschriften moet houden die in het buitenland gelden. Bij het remote model leer je je collega’s en leidinggevenden vaak alleen online kennen. Als gevolg hiervan kunnen de teamgeest en de verbinding met het bedrijf eronder lijden.

Afwisselend werken op afstand

Terwijl volledig op afstand werken u in staat stelt om ongeacht locatie en tijd te werken, is het model van afwisselend werken op afstand slechts parttime op afstand. Hierbij stelt de werkgever vaste tijden vast waarop je op kantoor moet werken. Toch kun je tijdens afgelegen dagen, in tegenstelling tot bij thuiswerken, zelf bepalen waar en wanneer je wilt werken. Deze vorm van werken op afstand is bijvoorbeeld ideaal als u liever vaak korte uitstapjes maakt zonder al uw vakantiedagen te gebruiken. Tenslotte kan werken met een laptop ook in een café of een berghut. 

Voordelen en uitdagingen

Zoals elk werkmodel heeft werken op afstand ook verschillende voor- en nadelen voor werknemers en werkgevers.

Wat op het eerste gezicht rooskleurig lijkt voor medewerkers heeft meestal ook een keerzijde. Een van de grootste voordelen die werken op afstand met zich meebrengt, is de betere balans tussen professioneel en privéleven. Dit gebeurt niet in de laatste plaats vanwege het wegvallen van de reis, de kosten ervan en de langere slaap. Het is echter juist deze compatibiliteit die ook als een uitdaging kan worden gezien, omdat voor veel mensen de grenzen tussen professioneel en privéleven lijken te vervagen. Niettemin ervaart de meerderheid van de thuiswerkers het als extra vrije tijd en waardering van het bedrijf. De flexibiliteit maakt het mogelijk om tussen de middag te wisselen waar je werkt en bijvoorbeeld verder te werken in een café om daarna of tijdens een pauze een praatje te maken met je beste vriend. Vooral werknemers met kinderen of huisdieren kunnen hun dagelijks leven beter beheren door op afstand te werken. 

Werken op afstand kan ook een echt voordeel voor het milieu zijn, omdat er minder CO2-uitstoot is door het wegvallen van het woon-werkverkeer. Ook kom je minder met mensen in contact en wordt je minder snel ziek. Dit kan echter ook als sociaal isolement worden ervaren en dus een nadeel vormen. Als je je verder afzondert in je privéleven, wordt de kans op een depressie groter. Een ander nadeel van werken op afstand voor werknemers is de neiging om te werken terwijl ze ziek zijn. Als iemand ziek is en daardoor niet naar kantoor wil, maakt werken op afstand het verleidelijk om niet naar de dokter te gaan en in plaats daarvan te gaan werken.

Een andere mogelijke uitdaging is de uitrusting van de werkplek. Terwijl op kantoor vaak een ergonomische bureaustoel, een in hoogte verstelbaar bureau en meerdere beeldschermen op de medewerker staan ​​te wachten, hoeft bij het concept van mobiel werken de arbeidsmiddelen niet door de werkgever ter beschikking te worden gesteld. Werken aan een keukentafel of in een strandstoel kan op de lange termijn schadelijk zijn voor uw lichamelijke gezondheid.

Voor een beter overzicht hebben we hieronder alle voordelen en uitdagingen voor medewerkers samengevat: 

Maar werken op afstand heeft niet alleen positieve en negatieve effecten voor werknemers. Het bedrijf zelf kan ook profiteren van werken op afstand. Niet in de laatste plaats omdat medewerkers gelukkiger zijn en zich gewaardeerd voelen. En gelukkigere werknemers zijn productiever en werken effectiever, terwijl ze tegelijkertijd de loyaliteit aan het bedrijf vergroten. Zelfs het simpelweg aanbieden van de mogelijkheid om op afstand te werken vergroot de loyaliteit van medewerkers enorm. Een ander voordeel dat voortvloeit uit het werkmodel is de eliminatie van bepaalde kosten in het bedrijf. Hierdoor wordt er minder elektriciteit en water gebruikt en zijn er ook minder parkeerplaatsen nodig. Het ontlasten van het milieu door het terugdringen van de CO2-uitstoot helpt bedrijven ook goed te doen voor het klimaat. Werken op afstand is ook gunstig voor de gezondheid, omdat werknemers minder worden blootgesteld aan virussen en profiteren van meer slaap. Dit leidt tot minder ziekteverzuim binnen het bedrijf. In tijden van tekort aan geschoolde arbeidskrachten enz. is werken op afstand ook een voordeel. Dit betekent dat specialisten en specialisten vrijwel overal kunnen worden gerekruteerd. 

Inmiddels is duidelijk geworden dat werken op afstand voordelen heeft. Er zijn echter ook uitdagingen die hier moeten worden overwonnen. Een van de nadelen is het daarmee gepaard gaande controleverlies. U moet erop vertrouwen dat medewerkers hun werk correct doen, omdat het moeilijk is om het daadwerkelijk uitgevoerde werk te verifiëren. Ook is het lastiger om data voor gezamenlijke bijeenkomsten te vinden. Ook het werken in teamverband aan gezamenlijke projecten wordt door de flexibiliteit bemoeilijkt. Hier is het een goed idee om elkaar regelmatig te ontmoeten en te praten in online vergaderingen.

Wie werkt op afstand?

Het is duidelijk dat werken op afstand zowel positieve als negatieve gevolgen heeft voor zowel de werknemer als de werkgever. Als u er nu echter aan denkt om alleen op afstand te werken, zou de volgende stap moeten zijn om te overwegen of het überhaupt mogelijk is om uw werk volledig op afstand uit te voeren. Onder andere de volgende beroepen komen in aanmerking voor werken op afstand:

• Content Manager (copywriter, blogger, vertaler)
• Grafisch ontwerper
• Webdesigner en UX-designer
• IT (programmeren en ontwikkelen)
• Online marketeers
• SEO-manager (zoekmachineoptimalisatie)
• Adviseur (coaching etc.)
• Marktonderzoeker
• Analist
• Diverse uitzendbanen
• Freelancer

Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Tegenwoordig kan vrijwel elke klus die op een laptop plaatsvindt ook op afstand worden uitgevoerd. Daarentegen zijn er ook klussen die niet onderweg uitgevoerd kunnen worden. Enkele voorbeelden zijn bouwvakkers, kleuterleidsters en artsen. Voor dit laatste bestaat nu de mogelijkheid van een online consultatie als het gaat om ziekten zoals verkoudheid of iets dergelijks, waarbij patiënten niet noodzakelijkerwijs ter plaatse hoeven te zijn om onderzocht te worden op de diagnose.

Hoe werk je succesvol onderweg?

Om succesvol te kunnen werken op afstand moet de persoon onder andere over verschillende soft skills beschikken. Eén van de belangrijkste waarden is eerlijkheid. De werknemer dient bijvoorbeeld de gewerkte uren correct aan te geven en niet in te klokken en vervolgens te gaan zwemmen of iets dergelijks. Het is ook belangrijk dat de werknemer georganiseerd werkt en een zekere mate van zelfdiscipline heeft. Er zijn immers een aantal afleidingen, zowel thuis als elders, die min of meer erg verleidelijk kunnen zijn. Om mogelijke afleidingen tegen te gaan, kunnen kernwerktijden en routines in het dagelijkse werk helpen. Hierdoor heb je vaste tijden waarop bepaalde dingen gedaan moeten worden, ook als je mobiel werkt.

Waar moet u rekening mee houden bij het werken op afstand?

Om de trend van het werkmodel voor werken op afstand te laten werken, moeten de randvoorwaarden vooraf worden verduidelijkt en moet met de volgende aspecten rekening worden gehouden.

Technische uitrusting: Voor effectief werken op afstand hebben medewerkers toegang nodig tot een stabiele internetverbinding en de benodigde technische apparatuur. Ook de software en passende tools voor communicatie en samenwerking zijn belangrijk.

Regelgeving arbeidstijden: Het maken van duidelijke afspraken over beschikbaarheid en bereikbaarheid om misverstanden te voorkomen is essentieel voor het bevorderen van een goede werksfeer. Een optie voor gedeeltelijk werken op afstand is het overeenkomen en naleven van de kernwerktijden.

Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging: Uitgebreide maatregelen om bedrijfsgegevens en klantgegevens te beschermen zijn essentieel. Gegevensbeveiliging en gegevensbescherming moeten te allen tijde worden gegarandeerd.

Gezondheid en ergonomie: De werkomgeving op afstand moet ergonomisch zijn ontworpen om gezondheidsproblemen te voorkomen. 

Communicatie en uitwisseling: Zorg ervoor dat collega’s met elkaar praten. Werken op afstand vereist bijzondere inspanningen om goede communicatie en regelmatige uitwisseling tussen medewerkers mogelijk te maken. 

Wat heb ik nodig voor mobiel werken?

Afhankelijk van vanaf welke locatie je op afstand wilt werken, zullen de spullen die je nodig hebt verschillen. Essentieel bij werken op afstand is echter altijd een laptop, een stabiele internetverbinding en idealiter een headset voor probleemloze en storingsvrije communicatie. Als je onderweg constant mobiel wilt werken, heb je een mobiele router nodig met een bijbehorend contract en plaatsen met voldoende ontvangst. Als je liever in cafés of co-workingruimtes werkt, is hier meestal een goede internetontvangst. Wanneer u echter liever thuiswerkt, is het raadzaam om een ​​geschikte werkplek in te richten. 

Ergonomische werkplekuitrusting bevordert uw productiviteit en uw lichamelijke en geestelijke gezondheid. Een goede Bureaustoel heeft de hoogste prioriteit. Het bevordert een gezonde zithouding en ontlast uw ondersteuningssysteem. Werk daarnaast aan één in hoogte verstelbaar bureaukunt u tijdens het werken snel en eenvoudig uw werkhouding veranderen en ook staand werken. Dit brengt beweging in uw dagelijkse werk, wat weer een positief effect heeft op uw gezondheid en werk.

Als u niet de mogelijkheid heeft om binnen uw vier muren een thuiskantoor in te richten, zijn er verschillende manieren waarop een pop-up kantoor in uw interieur kan worden geïntegreerd. A zijn hiervoor ook geschikt Opklapbaar bureau of een Muur secretaris. Met de juiste apparatuur staat niets een succesvolle werkdag op afstand in de weg.

Zelfs bij werken op afstand is de werkgever principieel verplicht om voor de benodigde arbeidsmiddelen te zorgen. Het ter beschikking stellen van een laptop en het verbieden van privégebruik van het apparaat heeft ook redenen voor gegevensbescherming. Bespreek dus vooraf met je werkgever in hoeverre je de werklaptop mag gebruiken.

Werken op afstand kent ook enkele juridische punten waarmee rekening moet worden gehouden. Als u vanuit het buitenland wilt werken, rijst de vraag of u in Duitsland ingeschreven kunt blijven. Om dubbele belastingheffing te voorkomen is er de 183-dagenregel. Dit betekent dat werknemers die deze grens overschrijden doorgaans ook in het woonland worden belast. Maar dit is weer sterk afhankelijk van het land of de werkplek. 
Het is daarom raadzaam om details en afspraken vooraf uitgebreid met de werkgever te bespreken en schriftelijk vast te leggen. 

Om ervoor te zorgen dat werken op afstand zich in het bedrijf vestigt en goed wordt ontvangen door de werknemers, moet met een aantal aspecten rekening worden gehouden. Transparantie en communicatie spelen een cruciale rol, ook om ervoor te zorgen dat er geen onrust ontstaat tussen werknemers ter plaatse en mobiele werknemers. De volgende punten kunnen u helpen werken op afstand als werkmodel te introduceren:

• Bepaal duidelijk wie binnen het bedrijf op afstand kan werken en waarom.
• Definieer duidelijk de randvoorwaarden voor werken op afstand.
• Zorg ervoor dat je over de juiste arbeidsmiddelen beschikt.
• Promoot ‘persoonlijk’ contact, bijvoorbeeld door regelmatig videogesprekken in te plannen.
• Organiseer bedrijfsevenementen en teambuildingmaatregelen, zelfs onafhankelijk van werken op afstand.
• Behoud en neem alleen medewerkers aan die u kunt vertrouwen.
• Start eerst een testfase

Conclusie: Wat betekent het om op afstand te werken?

In de digitale wereld van vandaag worden alternatieve vormen van werk, zoals werken op afstand, steeds relevanter. Dankzij ons technologieniveau is het in veel beroepen mogelijk om vrijwel overal te werken. Dit geldt echter alleen voor functies en werkgebieden die puur mobiel vanaf een laptop kunnen worden uitgeoefend en tijdsonafhankelijk kunnen worden georganiseerd. Werken op afstand biedt veel voordelen voor werknemers en werkgevers, maar ook uitdagingen die overwonnen moeten worden. Kortom, werken op afstand is, mits correct geïmplementeerd, een overwinning voor beide partijen. Open communicatie en transparantie zijn de sleutel tot succes.