Remote Work: voor- en nadelen van het nieuwe werkmodel in de trend

Wat is het verschil tussen remote en home office?

Uiterlijk in 2020 werd thuiswerken in Duitse bedrijven bijna van de ene op de andere dag volledig of gedeeltelijk onderdeel van het dagelijkse werk. Door isolatie en andere coronamaatregelen werkten de meeste mensen vanuit huis, voor zover hun beroep en uitrusting dat toelieten. Sindsdien is dit werkmodel niet meer weg te denken, omdat het een reeks voordelen biedt, waaronder een betere balans tussen werk en gezin. Bij thuiswerken verschillen de werktijden en taken niet van die op kantoor, alleen de plek van uitvoering is anders. Precies daarin zit het grote verschil met remote werken. Hierbij werk je niet tijd- of plaatsgebonden. De taken en de arbeidsduur blijven hetzelfde, maar of je een werkweek van 40 uur over 4 of 6 dagen verdeelt, of je eerder een uitslaper bent of vroeg opstaat, dat laat men helemaal aan jou over. Het enige wat telt, is dat het resultaat goed is. Natuurlijk kun je ook vanuit huis remote werken, maar net zo goed in de Italiaanse zon of onder het noorderlicht in het hoge noorden. Daarom wordt mobiel werken ook vaak als synoniem gebruikt. Binnen mobiel werken bestaan er bovendien nog verschillende varianten van dit model.

Remote work-modellen

In principe zijn er twee verschillende vormen van dit trendmodel:

Full remote working

Bij full remote working werk je, zoals de naam al doet vermoeden, uitsluitend buiten het bedrijf. Daarbij kun je in theorie overal ter wereld werken. Wanneer je maar wilt. Waar je maar wilt. Deze rondreizende werkers worden ook wel digital nomads genoemd. Als full remote worker heb je alleen een geschikte werkuitrusting en een stabiele internetverbinding nodig. Met een laptop, een headset en een mobiele router met een passend abonnement ben je al klaar. Het is wel belangrijk om op te merken dat je hierbij ook rekening moet houden met de regels die in het buitenland gelden. Bij het remote-model leer je je collega's en leidinggevenden vaak alleen online kennen. Daaronder kunnen het teamgevoel en de verbondenheid met het bedrijf lijden.

Alternerend remote working

Terwijl je bij full remote working plaats- en tijdonafhankelijk werkt, is het model van alternerend remote work slechts parttime remote. Hierbij stelt de werkgever vaste tijden vast waarop je op kantoor moet werken. Toch mag je tijdens de remote-dagen, anders dan bij homeoffice, zelf bepalen waar en wanneer je wilt werken. Dit type remote work is bijvoorbeeld ideaal als je graag vaak korte trips maakt zonder daarvoor al je vakantiedagen te gebruiken. Uiteindelijk kun je met je laptop ook prima werken in een café of een berghut. 

Voordelen en uitdagingen

Zoals elk werkmodel heeft ook remote work verschillende voor- en nadelen voor werknemers en werkgevers.

Wat voor werknemers op het eerste gezicht alleen maar rooskleurig lijkt, heeft meestal ook een keerzijde. Een van de grootste voordelen van remote work is de betere balans tussen werk en privé. Dat komt niet in de laatste plaats door het wegvallen van de reistijd, de kosten daarvan en langer kunnen uitslapen. Juist die balans kan echter ook als een uitdaging worden gezien, omdat bij veel mensen de grenzen tussen werk en privé lijken te vervagen. Toch ervaren de meeste remote workers het als extra vrije tijd en als waardering vanuit het bedrijf. De flexibiliteit maakt het mogelijk om tussen de middag van werkplek te veranderen en bijvoorbeeld in een café verder te werken en daarna of in een pauze even bij te praten met je beste vriendin. Vooral medewerkers met kinderen of huisdieren kunnen hun dagelijks leven dankzij remote work beter organiseren. 

Ook voor het milieu kan remote work een echt voordeel zijn, omdat er door het wegvallen van het woon-werkverkeer minder CO2-uitstoot is. Daarnaast kom je met minder mensen in contact en word je dus minder vaak ziek. Dit kan echter ook als sociaal isolement worden ervaren en daardoor een nadeel vormen. Als je je in je privéleven daarnaast ook nog verder afsluit, neemt de kans toe dat je in een depressie terechtkomt. Een ander nadeel van remote work voor werknemers is de neiging om door te werken tijdens ziekte. Als iemand zich niet lekker voelt en daarom niet naar kantoor zou gaan, is bij remote work de verleiding groot om niet naar de dokter te gaan en in plaats daarvan te werken.

Een andere mogelijke uitdaging is de werkplekinrichting. Terwijl op kantoor vaak een ergonomische bureaustoel, een in hoogte verstelbaar bureau en meerdere beeldschermen op de medewerker wachten, hoeft bij het concept van mobiel werken de werkuitrusting niet door de werkgever te worden geleverd. Daarbij kan werken aan een keukentafel of in een strandstoel op de lange termijn schadelijk zijn voor de lichamelijke gezondheid.

Voor een beter overzicht hebben we hieronder nog eens alle voordelen en uitdagingen voor werknemers samengevat: 

Maar niet alleen voor de werknemer heeft remote work positieve en negatieve gevolgen. Ook het bedrijf zelf kan profiteren van remote work. Niet in de laatste plaats omdat medewerkers tevredener zijn en zich gewaardeerd voelen. En gelukkigere werknemers zijn productiever, werken effectiever en voelen zich tegelijkertijd sterker verbonden met het bedrijf. Zelfs alleen al door de mogelijkheid te bieden om mobiel te werken, neemt de medewerkersbinding enorm toe. Een ander voordeel van dit werkmodel is dat bepaalde kosten binnen het bedrijf wegvallen. Er wordt daardoor minder stroom en water verbruikt en ook zijn er minder parkeerplaatsen nodig. Ook de ontlasting van het milieu door de vermindering van de CO2-uitstoot helpt bedrijven om iets goeds te doen voor het klimaat. Daarnaast is remote work gunstig voor de gezondheid, omdat medewerkers aan minder virussen worden blootgesteld en profiteren van meer slaap. Dat leidt tot minder ziekteverzuim binnen het bedrijf. In tijden van een tekort aan vakmensen en dergelijke is remote work eveneens een voordeel. Daardoor kunnen specialisten en vakmensen van bijna overal worden gerekruteerd. 

Dat remote werken voordelen heeft, is nu duidelijk. Toch zijn er ook hier uitdagingen die moeten worden overwonnen. Een nadeel is onder andere het daarmee gepaard gaande verlies van controle. Je moet erop vertrouwen dat medewerkers hun werk correct uitvoeren, omdat het lastig is om het daadwerkelijk geleverde werk te controleren. Bovendien is het moeilijker om afspraken te maken voor gezamenlijke meetings. Ook samenwerken in een team aan gezamenlijke projecten wordt door de flexibiliteit bemoeilijkt. Hier is het aan te raden om elkaar regelmatig in online meetings te treffen en met elkaar te overleggen.

Wie werkt remote?

Het wordt duidelijk dat remote work zowel voor werknemers als voor werkgevers positieve en negatieve effecten heeft. Wie nu echter overweegt om alleen nog mobiel te werken, moet als volgende stap nagaan of het überhaupt mogelijk is om het uitgeoefende beroep volledig remote uit te voeren. Onder andere de volgende beroepen zijn geschikt voor remote working:

• Contentmanager (tekstschrijver, blogger, vertaler)
• Grafisch ontwerper
• Webdesigner & UX-designer
• IT (programmering & ontwikkeling)
• Online marketeer
• SEO-manager (zoekmachineoptimalisatie)
• Adviseur (coaching etc.)
• Marktonderzoeker
• Analist
• Diverse agency-jobs
• Freelancer

Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Tegenwoordig kan vrijwel elk beroep dat op een laptop wordt uitgevoerd ook remote worden gedaan. Daartegenover staan echter ook beroepen die niet mobiel kunnen worden uitgevoerd. Enkele voorbeelden daarvan zijn bouwvakkers, kleuterleidsters en artsen. Al is er voor dat laatste inmiddels ook al de mogelijkheid van een online spreekuur, als het gaat om aandoeningen zoals een verkoudheid of iets dergelijks, waarbij patiënten voor de diagnose niet per se ter plaatse hoeven te zijn om zich te laten onderzoeken.

Hoe werk je succesvol mobiel?

Om succesvol te zijn met remote work moet degene in kwestie onder meer over verschillende soft skills beschikken. Een van de belangrijkste waarden is eerlijkheid. De werknemer moet bijvoorbeeld de gewerkte tijd correct opgeven en niet inklokken om vervolgens te gaan baden of iets dergelijks. Het is ook belangrijk dat de medewerker georganiseerd werkt en over een zekere mate van zelfdiscipline beschikt. Thuis en op andere locaties zijn er immers allerlei afleidingen die in meer of mindere mate erg verleidelijk kunnen zijn. Om mogelijke afleidingen tegen te gaan, kunnen vaste werktijden en routines in de werkdag helpen. Zo heb je ook tijdens het mobiel werken vaste momenten waarop bepaalde dingen gedaan moeten worden.

Waar moet je op letten bij remote werken?

Om ervoor te zorgen dat het werkmodel remote work werkt, moeten vooraf de randvoorwaarden worden verduidelijkt en de volgende aspecten in acht worden genomen.

Technische uitrusting: Voor effectief remote work hebben medewerkers toegang nodig tot een stabiele internetverbinding en de benodigde technische apparatuur. Ook software en geschikte tools voor communicatie en samenwerking zijn belangrijk.

Afspraken over werktijden: Heldere afspraken over beschikbaarheid en bereikbaarheid zijn onmisbaar om misverstanden te voorkomen en een goede werksfeer te bevorderen. Een mogelijkheid bij gedeeltelijk remote werken is het afspreken en naleven van vaste werktijden.

Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging:  Uitgebreide maatregelen ter bescherming van de bedrijfsgegevens en klantgegevens zijn onmisbaar. De gegevensbeveiliging en gegevensbescherming moeten te allen tijde gewaarborgd zijn.

Gezondheid en ergonomie: De remote-werkomgeving moet ergonomisch zijn ingericht om gezondheidsproblemen te voorkomen. 

Communicatie en uitwisseling: Zorg ervoor dat collega’s met elkaar praten. Remote work vraagt om extra inspanningen om goede communicatie en regelmatige uitwisseling tussen medewerkers mogelijk te maken. 

Wat heb je nodig om mobiel te werken?

Afhankelijk van de locatie waar je remote wilt werken, verschillen de spullen die je daarvoor nodig hebt. Essentieel voor remote work zijn echter altijd een laptop, een stabiele internetverbinding en idealiter ook een headset voor probleemloze en storingsvrije communicatie. Wil je onderweg voortdurend mobiel werken, dan heb je daarvoor een mobiele router met een passend abonnement nodig, evenals plekken met voldoende bereik. Werk je liever in cafés of co-working spaces, dan is er meestal al een goede internetverbinding aanwezig. Werk je echter het liefst vanuit huis, dan is het aan te raden om een passende werkplek in te richten. 

Een ergonomische werkplekinrichting bevordert zowel je productiviteit als je lichamelijke en mentale gezondheid. Een goede bureaustoel heeft daarbij de hoogste prioriteit. Die bevordert een gezonde zithouding en ontlast je bewegingsapparaat. Werk je daarnaast aan een in hoogte verstelbaar bureau, dan kun je tijdens het werken snel en eenvoudig van werkhouding wisselen en ook staand werken. Dat brengt meer beweging in je werkdag, wat op zijn beurt weer een positief effect heeft op je gezondheid en je werk.

Heb je binnen je eigen 4 muren geen mogelijkheid om een thuiskantoor in te richten, dan zijn er ook verschillende manieren om een pop-up office in je interieur te integreren. Hiervoor zijn ook een opklapbaar bureau of een wandsecretaire geschikt. Met de juiste inrichting staat niets een succesvolle remote work-werkdag nog in de weg.

Ook bij remote work is de werkgever in principe verplicht om de benodigde arbeidsmiddelen beschikbaar te stellen. Het beschikbaar stellen van een laptop en het verbod op privégebruik van het apparaat heeft ook redenen op het gebied van gegevensbescherming. Stem daarom vooraf met je werkgever af in welke mate je de werklaptop mag gebruiken.

Remote work kent ook enkele juridische punten waar je rekening mee moet houden. Wil je bijvoorbeeld vanuit het buitenland werken, dan rijst de vraag of je dan in Duitsland ingeschreven kunt blijven. Om dubbele belasting te voorkomen, bestaat de 183-dagenregel. Die houdt in dat werknemers die deze limiet overschrijden, in de regel ook in het verblijfsland belasting betalen. Dat hangt echter sterk af van het land of de werkplek. 
Daarom is het aan te raden om details en afspraken vooraf zeer nauwkeurig met de werkgever door te spreken en deze ook schriftelijk vast te leggen. 

Om remote work binnen het bedrijf te laten slagen en goed te laten landen bij werknemers, is het belangrijk om met een aantal zaken rekening te houden. Transparantie en communicatie spelen daarbij een doorslaggevende rol, ook om onrust tussen werknemers op locatie en mobiele medewerkers te voorkomen. De volgende punten kunnen je helpen bij de invoering van remote work als werkmodel:

• Definieer duidelijk wie binnen het bedrijf mobiel kan werken en waarom.
• Leg de randvoorwaarden voor remote work duidelijk vast.
• Zorg voor de juiste werkuitrusting.
• Stimuleer het „persoonlijke“ contact door bijvoorbeeld regelmatig videocalls in te plannen.
• Organiseer bedrijfsevenementen en teambuildingmaatregelen, ook los van remote work.
• Behoud en neem alleen medewerkers aan die je kunt vertrouwen.
• Start eerst met een testfase

Conclusie: wat betekent het om remote te werken?

In de huidige digitale wereld worden alternatieve werkvormen zoals remote work steeds relevanter. Dankzij onze technologische ontwikkelingen is het in veel beroepen mogelijk om vrijwel overal te werken. Dat geldt echter alleen voor functies en werkzaamheden die volledig mobiel vanaf een laptop kunnen worden uitgevoerd en qua tijd flexibel kunnen worden ingericht. Remote work biedt veel voordelen voor werknemers en werkgevers, maar brengt ook uitdagingen met zich mee die overwonnen moeten worden. In principe is remote work, mits het goed is geïmplementeerd, een voordeel voor beide partijen. Open communicatie en transparantie zijn hierbij de sleutel tot succes.