Wie een vergaderruimte wil inrichten, ziet zich geconfronteerd met een groot aanbod aan tafels, stoelen en vooral adviezen. Daarbij is het niet nodig om kantoor en vergaderruimte volgens Feng Shui in te richten, noch om bijzonder creatieve voorstellen uit te voeren. De ruimte moet bij het bedrijf passen, zowel qua grootte als qua inrichting.
- Algemene tips
- Vergaderruimte inrichten: deze meubels heb je nodig
- Vergaderruimte vormgeven: de juiste kleuren vinden
- Vergaderruimte inrichten: vergaderruimte vormgeven met de juiste verlichting
- Wat hoort er nog meer bij een moderne inrichting van de vergaderruimte?
- Conclusie: vergaderruimte inrichten eenvoudig gemaakt
Algemene tips
In bedrijven vanaf 10 medewerkers zijn regelmatige besprekingen over de voortgang van projecten belangrijk. Deze meetings worden het best gehouden in een vergaderruimte die zorgt voor een ontspannen sfeer. Belangrijk: zowel medewerkers als zakenpartners moeten zich in de vergaderruimte prettig voelen. Niet zelden eindigen besprekingen ermee dat de betrokkenen ontevreden de ruimte verlaten of dat er geen concrete resultaten zijn. Dat kan enerzijds aan de besproken onderwerpen liggen, maar anderzijds ook aan de sfeer, die ongemakkelijk en weinig uitnodigend is. Hier ontstaan geen creatieve ideeën en komen geen constructieve oplossingen tot stand. De inrichting van de vergaderruimte moet enerzijds professionaliteit uitstralen en anderzijds een mix van ontspanning en stimulans tot communicatie. Uiteindelijk draait het daar precies om: een zo intensief mogelijke communicatie stimuleren die het project of het bedrijf vooruithelpt.
Vergaderruimte inrichten: deze meubels heb je nodig
Wie een vergaderruimte wil inrichten, moet kiezen voor een zo flexibel mogelijke uitrusting. Dat betekent dat de tafel idealiter uitschuifbaar is en zich zo laat aanpassen aan een groter aantal deelnemers. De trend gaat tegenwoordig richting het plaatsen van meerdere vergadertafels die flexibel in de ruimte kunnen worden verdeeld. Belangrijk: als er presentaties gepland zijn, mogen de tafels niet zo worden opgesteld dat sommige deelnemers de presentatie in de rug hebben. De tafel zelf mag niet meer dan een derde tot maximaal de helft van de ruimte innemen, al hangt dat af van de hoeveelheid ander meubilair in de vergaderruimte. Als er naast de stoelen en een flip-over ook archiefkasten in de ruimte staan, moet de vergadertafel kleiner zijn om voldoende bewegingsvrijheid te bieden. Het is ook mogelijk om een extra bureau te plaatsen dat ter beschikking staat van de vergaderleider of moderator.
De meubels in de vergaderruimte moeten elkaar aanvullen en als één geheel overkomen. Met andere woorden: een vergadertafel die een gedistingeerde sfeer uitstraalt, zwaar en conservatief is, past niet bij vergaderstoelen die modern tot abstract zijn vormgegeven. Vergaderstoelen zijn meestal minder comfortabel dan de gebruikelijke bureaustoel , hoeven ze ook niet comfortabel te zijn voor zulke lange zitperiodes. Stapelbare stoelen zijn ideaal, want als je ze niet gebruikt, kun je ze ruimtebesparend in een hoek van de ruimte opstapelen.
Vergaderruimte inrichten: de juiste kleuren kiezen
Bij het inrichten van de vergaderruimte is het net als bij het kantoor inrichten: de kleuren moeten kloppen! De bedrijfskleuren dienen als uitgangspunt voor de kleurkeuze. Daarnaast kun je ook de algemene kleurenleer gebruiken. Warme kleuren zoals geel zijn ideaal. Die zorgen voor een prettig gevoel. Blauwe accenten geven daarentegen ruimte aan creativiteit. Bij het inrichten van de vergaderruimte moet je rekening houden met de huisstijl, waarbij sommige kleuren wat subtieler gebruikt moeten worden. Een ruimte die volledig in rood of roze zou worden ingericht, alleen omdat die kleur in het bedrijfslogo voorkomt, zou niet bepaald uitnodigend zijn. In dat geval kun je beter rode of roze accenten aanbrengen en verder letten op het gebruik van de overige kleuren uit dezelfde kleurfamilie. Ook de meubels voor de vergaderruimte kunnen als accenten dienen.
Een woord over de materiaalkeuze: hout is voor meubels in de vergaderruimte de beste keuze, omdat het tegelijk stijlvol en modern oogt. Het is robuust en gemakkelijk schoon te maken. Let op een glad tafeloppervlak, en dat geldt ook voor de stoelen. Zittingbekleding van fluweel ziet er misschien mooi uit, maar is lastig schoon te maken. Bovendien ziet die er snel versleten uit. Kies als richtlijn voor kantoormeubelen van een hogere standaard.
Vergaderruimte inrichten: de vergaderruimte vormgeven met de juiste verlichting
Net als bij kantoorverlichting geldt ook bij het inrichten van de vergaderruimte dat je licht niet mag onderschatten. Slechts zelden ligt een vergaderruimte zo dat er altijd voldoende daglicht binnenvalt, en in de winter is ook dat niet mogelijk. Wie een vergaderruimte wil inrichten, moet daarom letten op gelijkmatig, verblindingsvrij en flikkervrij licht. De verlichting moet verstelbaar zijn, zodat alleen bepaalde delen van de ruimte verlicht kunnen worden. Het gebruik van hanglampen die indirect licht geven, is aan te raden. Ze mogen niet te laag hangen, zodat ze noch bij het opstaan noch bij projecties storen. Dimbare en in hoogte verstelbare lampen zijn ideaal.
Wat hoort er nog meer bij een moderne vergaderruimte-uitrusting?
Bij het inrichten van de vergaderruimte moet aan de keuze van de meubels voor de vergaderruimte net zoveel aandacht worden besteed als aan kantoormeubelen Kopen. Over het algemeen moeten de meubels voor de vergaderruimte afgestemd zijn op de vereisten, bijvoorbeeld wat betreft beschikbare ruimte, verlichting en een stimulerende kleurstelling. De ruimte mag niet intimiderend of vermoeiend overkomen en kan daarom luchtiger worden ingericht. Vaak worden planten op kantoor gebruikt – waarom dan niet in de vergaderruimte? Ook afbeeldingen aan de muur kunnen een verfrissend effect hebben, waarbij je de motieven relatief vrij en individueel kunt kiezen.
Vergadertafels hebben kabeldoorvoeren nodig, zodat er geen storende kabels in de weg liggen. Bovendien moet de aanwezige techniek altijd functioneren; regelmatige controles zijn aan te raden.
Daarnaast moet je bij de technische inrichting van de vergaderruimte op deze punten letten:
- geen reflecties van oppervlakken
- aangenaam klimaat (airconditioning, luchtbevochtiger)
- goede akoestiek
- geluidsisolatie
- slijtvaste tapijten
Conclusie: vergaderruimte inrichten makkelijk gemaakt
De inrichting van de vergaderruimte krijgt nog steeds te weinig aandacht: hier staat nog een tafel, daar een paar stoelen en klaar is de ruimte? Bij het inrichten van een vergaderruimte moet je letten op akoestische en visuele aspecten, maar ook op elementen die communicatie stimuleren. Alleen dan ontstaat er een prettig gevoel in de ruimte dat bijdraagt aan het vinden van oplossingen tijdens besprekingen. Vergadertafel en -stoelen moeten op elkaar afgestemd zijn, de verlichting mag individueel zijn, maar moet in elk geval verblindingsvrij zijn. Bovendien moet ook rekening worden gehouden met het corporate design.
