De kantoortuin heeft voordelen – beter dan een eenpersoonskantoor?

Het open kantoor heeft voordelen waar bedrijven hun voordeel mee kunnen doen. Belangrijk zijn een goede inrichting en duidelijke regels die samenwerking überhaupt mogelijk maken. Zowel de organisatie van de werkplek als de organisatie van het kantoor als ruimte spelen een belangrijke rol.

Te luid, te veel afleiding, geen goed klimaat (letterlijk én figuurlijk): open kantoren zijn niet overal populair. Geconcentreerd werken op kantoor – wat kan ik doen? is hier vaak lastig, want het bureau staat dicht op de buurman, de bureaustoel kraakt en de lucht is benauwd. Oorspronkelijk moest één groot kantoor voor iedereen de communicatie tussen collega’s en in het team bevorderen. Korte afstanden, raad en hulp altijd beschikbaar – dat zijn mooie uitgangspunten. En die voordelen biedt het open kantoor inderdaad. Om het echt te laten werken, moet je echter wel op een aantal dingen letten. Ten eerste biedt een open kantoor niet in elk bedrijf alleen maar voordelen, en ten tweede komt het aan op de juiste inrichting. Duidelijke regels moeten worden nageleefd, zodat alle medewerkers zich prettig voelen en productief kunnen werken.

• Open kantoor: regels, organisatie, structuren
• Heeft een open kantoor voordelen? Welke?
• Wat pleit tegen een open kantoor?
• Conclusie: tips voor kantoororganisatie: zo groot mag een open kantoor zijn

Regels, organisatie, structuren: een kantoor met veel werkplekken is niet genoeg

Kleine veranderingen maken het werken in een open kantoor vaak al een stuk aangenamer. Vanuit de werkgever moet vooral aandacht worden besteed aan de ruimteakoestiek: geluidsabsorberende elementen kunnen het werkklimaat enorm verbeteren. De kantoororganisatie wordt met tips en trucs aangepast: apparaten die veel geluid maken, zoals printers, scanners en kopieerapparaten, horen niet op kantoor thuis, maar op de gang of in een aangrenzende ruimte. Mocht het toch een keer te luid worden, dan zijn er meerdere mogelijkheden:

• Een stilteruimte zorgt ervoor dat individuele medewerkers zich kunnen terugtrekken om ongestoord te werken.
• Oordoppen kunnen helpen om irritant getik van toetsen weg te filteren. Maar niet iedereen kan goed overweg met "oordoppen", want ook je eigen lichaamsgeluiden kunnen storend zijn.
• Koptelefoons en een basisaanbod aan rustige muziek zonder zang maskeren storende geluiden en kunnen de concentratie bevorderen.
• Glijdende werktijden maken het kantoor op bepaalde momenten wat leger, ook thuiswerken is een mogelijkheid om grote kantoorruimtes ten minste enkele dagen te ontlasten.

REGELS VOOR OPEN KANTOREN

Duidelijke afspraken tussen medewerkers voorkomen wrijving (regels voor open kantoren ): Afspraken over de kamertemperatuur en ventilatie horen er net zo goed bij als duidelijke regels over luid gevoerde telefoongesprekken, eten op de werkplek en meer. Een kantoortuin met regels werkt, hopen op wederzijdse consideratie doorgaans niet.

IEDEREEN WERKT IN HETZELFDE KANTOOR – OP ZIJN EIGEN WERKPLEK

In een kantoortuin zit iedereen weliswaar in één ruimte, maar er moeten toch eigen bureaus zijn. De afzonderlijke bureaus en werkplekken moeten ruimte bieden voor een individuele kantoororganisatie. Want iedereen werkt net iets anders, heeft een eigen orde op de werkplek en gebruikt in de kantoororganisatie een opbergsysteem dat van dat van anderen verschilt. En dat is ook tegenwoordig belangrijk, want lang niet alles verloopt 100 % digitaal. Er worden nog altijd documenten gebruikt, notities gemaakt, koffiebekers neergezet en dergelijke.

Wie waar zijn werkplek heeft, moet op basis van behoeften worden bepaald. Bureaus en stoelen kunnen worden verplaatst als een medewerker een andere werkplek nodig heeft. Wie het snel koud heeft, zit idealiter niet op de tocht bij de deur, maar dichter bij de verwarming. Mensen die tijdens het denken vaak in de verte kijken en die korte pauze voor hun brein nodig hebben, moeten vanuit hun werkplek naar buiten kunnen kijken. Wie juist elke afleiding wil vermijden, kan beter een plek in een rustige hoek krijgen. Op kantoor werkt de organisatie van de afzonderlijke werkplekken, de toewijzing en eventuele wisselingen alleen als iedereen met elkaar praat en zich respectvol en waarderend tegenover elkaar opstelt.

Nog een heel ander onderwerp zijn de meubels. Het kantoor moet functioneel en voordelig zijn ingericht, geen twijfel mogelijk. maar dat mag niet ten koste gaan van de medewerkers en hun gezondheid. Ergonomische stoelen en bureaus, misschien zelfs een paar optioneel te gebruiken sta-bureaus, brengen alle werk- en zitvlakken op de benodigde hoogte. De kantoormeubelen moeten in hoogte verstelbaar zijn, en natuurlijk moet ook de elektronische uitrusting ergonomisch zijn. Afhankelijk van de persoonlijke anatomie en manier van werken kunnen standaardmuizen bij de computer peesontstekingen en een tennisarm veroorzaken, en toetsenborden kunnen houdingsproblemen en rugpijn veroorzaken. Een aangename en ergonomisch ingerichte werkplek voor elke medewerker in de kantoortuin heeft alleen maar voordelen en zorgt voor een prettigere sfeer.

Heeft de kantoortuin voordelen? Welke?

Niet elk bedrijf profiteert van een kantoortuin. Waar mensen zich sterk geconcentreerd op hun eigen projecten richten en eerder onafhankelijk zijn van hun collega’s, heeft dat bijvoorbeeld weinig zin. Maar dat is zelden het geval. Meestal moeten de medewerkers die bij een project betrokken zijn met elkaar communiceren en elkaar op de een of andere manier ondersteunen.

Waar heeft de kantoortuin nu precies voordelen? De betere communicatie door de fysieke nabijheid van collega’s werd al genoemd. Verdere voordelen van een kantoortuin zijn:

• Betere uitwisseling van ideeën: Teamwork verloopt niet alleen sneller, maar ook intensiever.
• Meer creativiteit: Tijdens het samenwerken worden ideeën ook weleens opgepakt door collega’s en verder ontwikkeld.
• Meer motivatie: Samen denken en werken gaat nu eenmaal beter, en mensen nemen elkaars stemming gemakkelijk over.
• Meer saamhorigheid: Teams werken beter samen en trekken meer met elkaar op als iedereen in één ruimte zit en er fysieke nabijheid is.
• Efficiëntie: Je kunt voor het uitwisselen van ideeën ook een meeting plannen en via telefoon, chat of e-mail afspraken maken. Sneller en eenvoudiger is het als iedereen gewoon in één ruimte zit en op elk moment met elkaar kan praten.
• Betere flexibiliteit: De organisatie op kantoor kan efficiënter worden ingericht als het open kantoor veel medewerkers huisvest. Van veiligheid en communicatie tot gedeelde middelen: een open kantoor biedt voordelen.
• Minder kosten: De kosten voor de inrichting van de kantoorruimte zijn bij een open kantoor lager.

Het open kantoor heeft niet alleen voordelen: wat pleit tegen een open kantoor?

Op kantoor orde houden zou voor medewerkers makkelijker moeten zijn als ze de ruimte met anderen delen. Maar dat is niet zo, en vooral de gedwongen nabijheid zorgt vaak voor conflicten. Iedereen heeft namelijk een ander idee van wat orde houden op kantoor inhoudt. Andere nadelen zijn:

• Weinig privacy: Het werd al genoemd: in een open kantoor is er geen privacy. Van de organisatie van de werkplek en de geur van kruidenthee tot een telefoontje van de school van je dochter: alles is gewoon openbaar. Volgens psychologen leidt dat tot meer agressiviteit.
• Dalende productiviteit: Als iedereen tegelijk op het toetsenbord tikt, hier en daar een telefoontje binnenkomt, de airconditioning zoemt, een collega onder de tafel met zijn voeten schuifelt en een ander tijdens het werk zachtjes neuriet, daalt de productiviteit. Niet alleen het hoge geluidsniveau zorgt voor afleiding, maar ook beweging in de ruimte, geuren en temperaturen. Dat is heel normaal en heeft niets met "gevoeligheid" te maken.
• Minder werktevredenheid: Als de irritaties oplopen, het stressniveau stijgt en er voortdurend met conflicten moet worden omgegaan, heeft dat een negatieve invloed op de gezondheid en motivatie van medewerkers. Ook psychisch hakt het erin, werk wordt als belastend ervaren en het plezier neemt af. Daardoor lijdt ook de werksfeer, wat de tevredenheid nog verder vermindert.
• Slechte lucht en slecht licht: Airconditionings regelen wel de ruimtetemperatuur, maar niet volgens individuele behoeften. Bovendien wordt de vaak te droge en muffe lucht uit de installatie slechter verdragen. Daar komt nog het kunstlicht bij, dat daglicht op geen enkele manier kan vervangen. Beide kunnen leiden tot ongemak en zelfs gezondheidsproblemen.
• Meer ziektegevallen : Uit studies blijkt dat 90 % van de werknemers in kantoortuinen melding maakt van negatieve gevolgen voor de gezondheid. In kantoortuinen vallen medewerkers vaker uit door ziekte, en het aantal zieken ligt er hoger. Volgens enquêtes is 50 % van de mensen in een eenpersoonskantoor het afgelopen jaar helemaal niet ziek geweest, bij tweepersoonskantoren was dat 38 %, bij kantoortuinen slechts 30 %. Vooral griepvirussen verspreiden zich snel.

Conclusie: tips voor kantoororganisatie: zo groot mag een kantoortuin zijn

Een exacte grootte is er niet; tot nu toe kan niemand een duidelijke grens trekken. De hierboven genoemde ziektecijfers geven al aan dat alles boven de 5 personen problematisch kan zijn – maar dat hoeft niet. Misschien ligt de oplossing niet in de vraag hoeveel mensen er maximaal in een kantoortuin zouden moeten werken, maar in de beschikbare alternatieven. Als bedrijven een kantoortuin aanbieden, maar tegelijk thuiswerken mogelijk maken, stiltezones en -ruimtes met individuele werkplekken inrichten en het kantoor op glijdende werktijden laten overstappen, kan dat een oplossing zijn.

Dan kunnen medewerkers afhankelijk van hun behoefte kiezen of ze op dat moment behoefte hebben aan uitwisseling met collega's of de werkplek thuis met hun eigen kantoororganisatie en archiefsysteem verkiezen. De waarschijnlijk frequente wisselingen van werkplek stellen wel hoge eisen aan de orde op de werkplek.