Het open kantoor heeft voordelen – beter dan een enkele kamer?

Het open kantoor heeft voordelen waar bedrijven van kunnen profiteren. Belangrijk is een goede voorziening en duidelijke regels die samenwerking mogelijk maken. Zowel de organisatie op de werkvloer als de organisatie op kantoor als ruimte spelen een belangrijke rol.

Te luid, te veel afleiding, geen goede sfeer (letterlijk en figuurlijk): kantoortuinen zijn niet overal populair. Geconcentreerd werken op kantoor – wat kan ik doen? is hier vaak moeilijk, omdat de Bureau staat dicht bij elkaar met de buurman die Bureaustoel kraakt, de lucht is benauwd. Oorspronkelijk was één groot kantoor voor iedereen bedoeld om de communicatie tussen collega’s en binnen het team te bevorderen. Korte routes, advies en hulp altijd beschikbaar – dat zijn nobele gedachten. En het open kantoor biedt deze voordelen ook daadwerkelijk. Maar om het echt te laten werken, moet je met een paar dingen rekening houden. Ten eerste brengt een open kantoorruimte niet alleen voordelen met zich mee in elk bedrijf, ten tweede hangt het af van de juiste inrichting. Er moeten duidelijke regels worden nageleefd, zodat alle medewerkers zich op hun gemak voelen en productief kunnen werken.

• Kantoortuin: regels, organisatie, structuren
• Heeft het open kantoor voordelen? Welke?
• Wat spreekt er tegen een open kantoorruimte?
• Conclusie: Tips voor kantoororganisatie: zo groot kan een open kantoorruimte zijn

Regels, organisatie, structuren: een kantoor met veel werkplekken is niet genoeg

Kleine veranderingen maken het werken in een open kantoorruimte vaak een stuk prettiger. De werkgever moet bijzondere aandacht besteden aan de ruimteakoestiek: geluidsabsorberende elementen kunnen de werksfeer enorm verbeteren. De Kantoor organisatie wordt aangepast met tips en trucs: Lawaaierige apparaten zoals printers, scanners en kopieerapparaten horen niet op kantoor, maar in de gang of in een aangrenzende kamer. Als het toch te luid wordt, zijn er verschillende opties:

• Een stille ruimte zorgt ervoor dat individuele medewerkers zich ongestoord kunnen terugtrekken in hun werk.
• Oordopjes kunnen het vervelende sleutelgeklik helpen voorkomen. Maar niet alle mensen kunnen omgaan met de “schietpluggen” omdat hun eigen lichaamsgeluiden ook vervelend zijn.
• Een koptelefoon en een basisselectie van rustige muziek zonder tekst blokkeren vervelende geluiden en kunnen de concentratie bevorderen.
• Flexitime zorgt ervoor dat het kantoor op bepaalde momenten wat leger kan worden, en thuiswerken is ook een manier om de druk op grote kantoorruimtes te verlichten, in ieder geval op dagelijkse basis.

REGELS VOOR GROTE KANTOREN

Duidelijke afspraken tussen medewerkers voorkomen wrijving (Regels voor open kantoorruimtes): Afspraken over kamertemperatuur en ventilatie zijn net zo belangrijk als duidelijke regels over luid telefoneren, eten op het werk en meer. Een open kantoorruimte met regels werkt, maar de hoop op wederzijdse overweging werkt niet.

ALLEN WERKEN IN HETZELFDE KANTOOR – OP EEN EIGEN WERKPLAATS

In een open kantoor zit iedereen in één kamer, maar er moeten nog steeds eigen bureaus zijn. De individuele tafels en werkplekken moeten een individuele kantoororganisatie mogelijk maken. Omdat iedereen net iets anders werkt, zijn eigen orde op de werkvloer nodig heeft en bij het inrichten van zijn kantoor een archiefsysteem hanteert dat anders is dan anderen. En dat is vandaag de dag ook belangrijk, want niet alles is 100% digitaal. Er moeten nog documenten worden afgehandeld, aantekeningen worden gemaakt, koffiemokken nodig en dergelijke.

Wie zijn werkplek waar heeft, moet worden geselecteerd op basis van zijn behoeften. Tafels en stoelen kunnen ongeorganiseerd raken als een medewerker een andere werkplek nodig heeft. Als u het snel koud krijgt, gaat u idealiter niet voor de deur in de tocht zitten, maar liever dichter bij de verwarming. Mensen die bij het nadenken vaak hun ogen in de verte laten afdwalen en deze korte pauze nodig hebben voor hun hersenen, zouden vanaf hun werkplek uit het raam moeten kunnen kijken. Als je echter alle afleiding wilt vermijden, zoek dan een plekje in een rustig hoekje. Op kantoor werkt de inrichting van individuele werkplekken, de indeling en eventuele veranderingen alleen als iedereen met elkaar praat en zich met respect en waardering naar elkaar gedraagt.

Het meubilair is een heel ander onderwerp. Het kantoor moet functioneel en kosteneffectief zijn, daar bestaat geen twijfel over. maar dit mag niet ten koste gaan van de werknemers en hun gezondheid. Ergonomische stoelen en tafels, eventueel zelfs enkele optionele sta-bureaus, brengen alle werkbladen en stoelen op de gewenste hoogte. De Kantoormeubilair moet in hoogte verstelbaar zijn, en natuurlijk moet de elektronische apparatuur ook egonomisch zijn. Afhankelijk van uw persoonlijke anatomie en manier van werken kunnen standaardmuizen op computers peesontstekingen en tennisellebogen veroorzaken, en kunnen toetsenborden een slechte houding en rugpijn veroorzaken. Een prettige en ergonomisch ontworpen werkplek voor iedere medewerker in een open kantoorruimte heeft alleen maar voordelen en zorgt voor een aangenamere sfeer.

Heeft het open kantoor voordelen? Welke

Niet elk bedrijf heeft baat bij een open kantoorruimte. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin als mensen met grote concentratie aan hun eigen projecten werken en eerder onafhankelijk zijn van hun collega's. Maar dat is zelden het geval. Meestal moeten de bij een project betrokken medewerkers met elkaar communiceren en op de een of andere manier samenwerken.

Dus waar heeft het open kantoor precies voordelen? De betere communicatie door de fysieke nabijheid van collega’s is al genoemd. Andere voordelen van open kantoorruimtes zijn:

• Betere uitwisseling van ideeën: Teamwork gebeurt niet alleen sneller, maar ook intensiever.
• Meer creativiteit: Bij het samenwerken worden ideeën soms opgepakt en verder ontwikkeld door collega’s.
• Meer motivatie: Het is gemakkelijker om samen te denken en te werken, en mensen laten zich graag beïnvloeden door hun humeur.
• Meer samenhang: Teams trekken samen en werken eerder samen als iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt en er fysieke nabijheid is.
• Efficiëntie: U kunt ook een vergadering plannen om ideeën uit te wisselen en afspraken voor de uitwisseling regelen via telefoongesprek, chat of e-mail. Het gaat sneller en gemakkelijker als iedereen gewoon in één kamer kan zitten en op elk moment met elkaar kan praten.
• Betere flexibiliteit: Organisatie op kantoor is voordeliger als het open kantoor veel medewerkers huisvest. Van beveiliging tot communicatie tot gedeelde bronnen: het open kantoor heeft voordelen.
• Minder kosten: De kosten voor het ontwerpen van de kantoorruimte zijn lager bij een open kantoorruimte.

Het open kantoor heeft niet alleen voordelen: wat spreekt er tegen een open kantoor?

Het netjes houden van de zaken op kantoor zou voor werknemers gemakkelijker moeten zijn als ze de ruimte met anderen delen. Maar dat is niet het geval, en bovenal werkt gedwongen nabijheid vaak conflicten in de hand. Omdat iedereen een ander idee heeft over hoe je de orde op kantoor kunt bewaren. Andere nadelen zijn:

• Weinig privacy: Het is al gezegd: er is geen privacy in een open kantoorruimte. Van de organisatie op het werk tot de geur van kruidenthee tot het telefoontje van de school van uw dochter, alles is openbaar. Volgens psychologen leidt dit tot verhoogde agressiviteit.
• Dalende productiviteit: Als iedereen tegelijkertijd op het toetsenbord van de computer klikt, komt er hier en daar een telefoontje binnen, de airconditioning draait, een collega schuifelt met zijn voeten onder de tafel en iemand anders neuriet tijdens het werken, de productiviteit daalt. Afleiding wordt niet alleen veroorzaakt door het hoge geluidsniveau, maar ook door beweging in de kamer, geuren en temperaturen. Dit is volkomen natuurlijk en heeft niets met “gevoeligheid” te maken.
• Minder werkplezier: Wanneer er agressie komt, stijgt het stressniveau en moet er voortdurend met de kans op conflicten worden omgegaan, dit heeft een negatieve invloed op de gezondheid en motivatie van de medewerkers. Maar ook de psyche lijdt eronder, het werk wordt als stressvol ervaren en het plezier neemt af. En daardoor lijdt de werksfeer eronder, waardoor de tevredenheid nog verder afneemt.
• Slechte lucht en slecht licht: Airconditioningsystemen regelen de kamertemperatuur, maar niet volgens individuele behoeften. Bovendien is de lucht uit het systeem, die vaak te droog is en muf ruikt, moeilijker te verdragen. Daarnaast is er kunstlicht, dat op geen enkele manier daglicht kan vervangen. Beide kunnen leiden tot ongemak en zelfs gezondheidsproblemen.
• Meer ziektegevallen: Uit onderzoek is gebleken dat 90% van degenen die in open kantoren werken, negatieve gezondheidseffecten melden. In open kantoorruimtes is de kans groter dat werknemers afwezig zijn vanwege ziekte en zijn er meer mensen afwezig. Volgens onderzoeken is 50% van de mensen in individuele kantoren het afgelopen jaar helemaal niet ziek geworden; bij tweekamerkantoren was dit 38% en bij kantoortuinen slechts 30%. Vooral griepvirussen verspreiden zich snel.

Conclusie: Tips voor de kantoororganisatie: zo groot kan een open kantoorruimte zijn

Er is geen exacte omvang en niemand kan nog een duidelijke grens trekken. De hierboven genoemde ziektecijfers geven al aan dat alles boven de 5 personen problematisch kan zijn – maar dat hoeft niet. Misschien ligt de oplossing niet in het maximale aantal mensen dat in een open kantoorruimte zou moeten werken, maar in de beschikbare alternatieven. Als bedrijven open kantoren aanbieden maar tegelijkertijd thuiskantoren toestaan, stilteruimtes en kamers met individuele werkplekken inrichten en het kantoor ombouwen naar flexwerkplekken, kan dat een oplossing zijn.

Medewerkers kunnen dan, afhankelijk van hun behoefte, kiezen of ze momenteel met collega’s moeten communiceren of liever thuis werken met hun eigen kantoororganisatie en archiefsysteem. De waarschijnlijke frequente wisselingen van locatie stellen echter hoge eisen aan de orde op de werkplek.