Home Office: Wat voor doorgewinterde forenzen en bewoners van kantoortuinen veelbelovend klinkt als een oord van vrije tijd en levenskwaliteit, kan ook precies het tegenovergestelde zijn. Daarom geldt: bezint eer je je werk aan je huis bindt. In werkelijkheid kan de werkplek thuis een aantrekkelijke en productieve omgeving zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. Er liggen onderweg echter heel wat valkuilen op de loer. Hieronder vind je een kleine wegwijzer om die te omzeilen.
- Ontstaan en voordelen van thuiswerken
- 1. De mens op de bureaustoel
- 2. De bureaustoel, het bureau en de papierwinkel
- 3. De juiste techniek op de werkplek
- 4. Een eigen kamer, of op zijn minst een taboezone
- 5. Het naleven van regels in een huishouden met meerdere personen
Ontstaan en voordelen van thuiswerken
Uitgerekend uit de diepten van Silicon Valley waait een koele tegenwind voor het principe van het ‘Home Office’. En dan ook nog eens van helemaal bovenaan: Marissa Mayer, de bestuursvoorzitter van ‘Yahoo’, riep alle medewerkers consequent terug naar het bureau op het hoofdkantoor van de internetdienstverlener. Volgens haar is werken bij Yahoo meer dan alleen een baan die je van dag tot dag uitvoert. Het draait om samenwerking die alleen op deze manier mogelijk is in de kantoren van ‘Yahoo’. Opmerkelijk daarbij is dat programmeurs, agenten, journalisten en eigenlijk iedereen die voor zijn werk niet veel meer nodig heeft dan een computer en een snelle internetverbinding, juist dankzij de uitvindingen uit de branche van Marissa Mayer in een Home Office kan werken.
De vooruitgang op het gebied van breedbandinternet en de bijbehorende software om daar productief gebruik van te kunnen maken, heeft de weg vrijgemaakt voor kenniswerkers zonder direct klantcontact om hun werkplek volledig of tijdelijk naar hun eigen vier muren te verplaatsen. Of eigenlijk overal naartoe: vooral creatieven, ontwikkelaars en programmeurs bewegen zich sindsdien in een soort wonderwereld van werken. Of het nu op het strand, in een café of op een bergtop is – op de plek waar ideeën en energie het beste stromen, laten de jonge, hippe bazen van talloze internetstart-ups hun medewerkers werken.
Je hebt niet eens een vrijgevochten basis nodig om het principe van het "home office" vanuit zakelijk oogpunt goed te vinden. De voordelen, ook voor grote bedrijven, liggen zeker in tijden van steeds stijgende huren voor de hand: hoofdkantoren hoeven zelfs bij een goed gevulde orderportefeuille niet nieuw te bouwen of extra ruimtes te huren. Vestigingen kunnen onder omstandigheden volledig worden bespaard en ervaren medewerkers die door een tijdelijke blessure niet naar kantoor kunnen komen, kunnen toch zinvol in het bedrijf geïntegreerd blijven.
Ook voor werknemers zijn de voordelen veelzijdig: afgezien van de kleine vrijheden van een werkdag aan het eigen bureau thuis en de besparing van tijd en kosten doordat de woon-werkreis vervalt, kunnen werkende ouders voor een ziek kind zorgen of voor een familielid dat plotseling verzorging nodig heeft. Het hoeft ook niet meer per se een vakantiedag te kosten als er vakmensen of de schoorsteenveger langskomen of als de auto naar de garage moet. Om nog maar te zwijgen van de positieve effecten van het wegvallen van de dagelijkse reistijd…
Toch ben je nu, na een paar jaar met videoconferenties in plaats van vergaderruimtes, afstanden in meters in plaats van files op weg naar het werk en pantoffels in plaats van nette schoenen, weer wat ervaringen rijker. Namelijk dat home office alleen onder bepaalde omstandigheden een verbetering is. Nog los van het teamgevoel dat Marissa Mayer centraal stelde in haar overwegingen: er zijn heel wat dingen die bij home office mis kunnen gaan als je niet oplet.
ALLES IS EEN KWESTIE VAN DE OMSTANDIGHEDEN
Natuurlijk hangt het volledig af van het beroep dat vanuit huis wordt uitgeoefend, hoe "gevaarlijk" home office kan zijn. Bovendien maakt het een enorm verschil of thuiswerken per dagdelen een op zichzelf gestructureerde kantoorwerkdag moet aanvullen of dat een permanente thuiswerker regelmatig via videoconferentie in het bedrijf wordt geïntegreerd. Heel iets anders is het of een zelfstandige of freelancer alles, van de boekhouding tot de productie, binnen de eigen vier muren moet regelen.
Eerste punt: De mens op de bureaustoel
Om een logische volgorde te vinden voor punten die aandacht verdienen, is bij uitzondering een egocentrisch perspectief toegestaan. Want het eerste en grootste probleem zit op de bureaustoel zelf: de werkende mens. Hoe talrijk zijn de afleidingen die binnen je eigen vier muren letterlijk dichterbij zijn dan in een kantoorgebouw. Het begint al met de mooie dingen, zoals het huidige boek dat op de salontafel zoveel verleidelijker oogt dan de balans op het bureau. Of de gloednieuwe cameradrone, die je met de smartphone kunt besturen en die zoveel leuker is dan met een rekenmachine enig leven in de belastingaangifte te blazen.
Los daarvan blijkt zelfs het huishouden een mogelijke stoorzender. Ineens lijkt het – met als trefwoord „belastingaangifte“ – relatief aantrekkelijker. De meesten kennen dat nog uit hun school- of studententijd: de schoonste kamers waren altijd van degenen die voor de belangrijkste schoolopdrachten of examens moesten leren. En tot slot lonken ook nog de kleine afleidingen van het grote werk, waar je maar al te graag intrapt: het korte artikel in het lifestylemagazine, het spontane praatje met de buurvrouw of de eindeloze uitstap naar privéwerelden op internet. Het wondermiddel daartegen: concentratie en discipline.
Daarbij helpt het bijvoorbeeld enorm om jezelf een duidelijk kader te geven. Neem je voor om voor het einde van de werkdag een helder omschreven doel te halen en houd dat voor ogen. Belangrijk is wel dat je niet te veel van jezelf vraagt en haalbare „mijlpalen“ vastlegt. Anders dreigen op korte termijn frustratie en op lange termijn burn-out. Spreek met jezelf vaste pauzes, een begin van de werkdag en een einde van de werkdag af – en, nog belangrijker, houd je eraan.
Tweede punt: De bureaustoel, het bureau en de papierwinkel
Net als op kantoor gelden ook in de home office ergonomische normen. Natuurlijk nodigt de huiselijke omgeving ertoe uit om in je werkkamer bij wat gezelligere verlichting een paar erfstukken of favoriete items mooi neer te zetten. Maar omdat acht uur op een oude houten stoel niet per se comfortabeler wordt alleen omdat die van je voorouders is geërfd, en een te hoge designtafel gewoon een te hoge tafel blijft: een in hoogte verstelbare bureaustoel en een verstelbaar bureau moeten de kern vormen van je werkplek thuis. Op het gebied van stijl hoef je tegenwoordig nog maar weinig concessies te doen; de lounge- of living-bureaustoelcollecties in de vakhandel zien er inmiddels minder uit als functioneel meubilair en meer als bijzonder stijlvolle club- of zelfs woonkamerinrichting.
Let bij het plaatsen van je bureau niet zozeer op extravagantie, maar vooral op goede verlichting. De tafel moet in een hoek van 90 graden ten opzichte van een raam staan; het belangrijkste licht van buiten moet van opzij op de monitor vallen, zodat reflecties zoveel mogelijk worden voorkomen. Bespaar ook niet op een geschikte jaloezie die de lichtomstandigheden in de kamer ideaal kan regelen – ook al zien gordijnen er ongetwijfeld gezelliger uit.
Bij de keuze van je bureaustoel kun je het best vertrouwen op het advies van een vakhandelaar – de stoel moet minstens in hoogte verstelbaar zijn en zo kunnen worden ingesteld dat voetzolen, zitvlak en ellebogen parallel ten opzichte van elkaar kunnen staan. Het bureaublad van het werkoppervlak moet idealiter kantelbaar zijn, maar in ieder geval in hoogte verstelbaar. Een hoogte van 72 centimeter geldt momenteel als voldoende, het werkoppervlak moet ongeveer anderhalve meter bij 80 centimeter zijn. Plaats printer, scanner en back-upoplossingen op een aparte "techniek"-tafel.
Derde punt: de juiste techniek op de werkplek
De volgende denkbeeldige cirkel rond de werkplek thuis omvat computer, printer, router en telefoon. Een draadloze internetverbinding en bijbehorende apparaten zijn inmiddels standaard. Afhankelijk van of het om een zelfstandige thuiswerker of een werknemer gaat, is ook een eigen telefoonlijn naar het thuiskantoor aan te raden, zodat je een aparte lijn voor zakelijke oproepen hebt. Vooral als er tieners in huis zijn die samen met hun vriendenkring net de geneugten van telecommunicatie ontdekken, zijn veel verbindingen met het wereldwijde (telefoon)net een voordeel. Ook hier kun je – net als op kantoor – het best vertrouwen op professionele standaarden.
Kies daarom vooral voor de monitor een professioneel model dat volledig voldoet aan de actuele normen op het gebied van contrast, lichtsterkte en resolutie. Ook bij het licht moet je zo min mogelijk concessies doen: werklicht is helder, maar niet fel – dat is de vuistregel. Vermijd reflecties en verblinding en investeer in een goede bureaulamp. Zet je monitor op een afstand van 50 tot 70 centimeter van je ogen. Denk aan een professionele back-upoplossing en bespaar jezelf het gevoel dat waardevolle gegevens en bestanden verloren zijn gegaan door een defecte harde schijf.
Let bij toetsenbord en muis op ergonomie in plaats van op design. Bespaar niet op opbergruimte in de werkkamer, zodat je werkdocumenten het thuiskantoor niet hoeven te verlaten en altijd binnen handbereik zijn. Informeer beslist welke normen je werkgever hanteert op het gebied van "gegevensbescherming"; regel daarnaast ook de juiste verzekering. Losjes gezegd: ben je verzekerd als je op de weg van de printer terug naar je bureau je been breekt?
Vierde punt: Een eigen kamer, of op zijn minst een afgebakende zone
Bureaustoel, tafel, computer en alle randapparatuur staan idealiter in een aparte kamer. Het grootste voordeel van een werkkamer is een eigen deur. Die kan een belangrijk communicatiemiddel binnen het huishouden worden – daarover later meer. Vooral in een huishouden met meerdere personen garandeert een eigen kamer rust om te werken en te bellen. Ook als er maar één persoon in huis woont, is een eigen werkkamer zinvol: die extra kamer wordt een werkplek die duidelijk gescheiden is van de rest van de woonruimte. Het duidelijkste voordeel: werk is werk en privé is privé – wie vanaf de bank het bureau ziet, kan niet echt goed ontspannen.
Ook als je geen eigen kamer voor je thuiskantoor beschikbaar hebt, kun je met een roomdivider of een scheidingswand toch voor enige afbakening van je privéleven zorgen. Als je een hele kamer voor je werk kunt vrijmaken, zorg er dan voor dat die zo min mogelijk wordt beïnvloed door je privéleven. Kort gezegd: je platen-, boeken-, cd- of dvd-verzameling mag best in de kast staan, zolang er nog genoeg ruimte overblijft voor werkmaterialen.
Doe toch geen afstand van een persoonlijke touch: wie graag aan het werk gaat – ook als dat binnen de eigen vier muren is – is op de lange termijn gelukkiger. Functionaliteit gaat weliswaar voor stijl, maar met een beetje nadenken is er vast een mooi compromis te vinden tussen praktisch en gezellig. Volgens experts bedraagt de optimale kamertemperatuur 22 graden Celsius en de gemiddelde luchtvochtigheid 50 procent – hierbij kunnen planten helpen.
Vijfde punt: Regels naleven in een huishouden met meerdere personen
Aan het begin van elke homeoffice-planning staat een kleine familiesessie: wat betekent een gesloten deur, wat een deur op een kier en wat een wagenwijd open deur? Of anders gezegd: mogen de kinderen ’s ochtends überhaupt het kantoor in, onder welke voorwaarden mogen ze ’s middags binnenkomen en wat is het teken voor „Alleen als het om leven of dood gaat!“? Ervaring leert overigens dat vooral de eigen partner voor meer privacyproblemen zorgt bij mensen die thuiswerken. Zo denkt de huisvrouw natuurlijk vooral praktisch wanneer ze de werkende man vraagt de was op te hangen terwijl zij de kinderen ophaalt. Maar als daar ook nog grasmaaien, boodschappen doen en stofzuigen bijkomt, duurt de werkdag ineens geen acht uur meer, maar nog maar vijf of zes.
Zorg vanaf het begin voor duidelijke afspraken: leg je werktijden glashelder vast en scheid je werkbestaan duidelijk van je privéleven. Natuurlijk kun je de nabijheid van je werk en privéleven benutten en in je lunchpauze huishoudelijke taken doen waar je anders geen tijd voor zou hebben. Zodra je privéleven invloed heeft op je aanwezigheid voor je werk, komt het principe „Home Office“ in gevaar of is het al mislukt. Praat hier duidelijk en zonder omwegen over met je partner. Wie zich een beetje op internet verdiept, vindt genoeg berichten waaruit blijkt dat werken in het homeoffice tot flinke turbulentie in de relatie leidt.
Als grootste probleem wordt genoemd dat men ervan uitgaat dat de partner die thuis werkt als het ware altijd vrij is en daarom ook meer taken in het huishouden moet overnemen. Praat open over dit onderwerp en spreek af dat werken in het homeoffice net zo bindend geregeld wordt als werken in een kantoorgebouw.
Kort samengevat kun je vaststellen dat werken in het homeoffice vol valkuilen kan zitten. Maar als je die serieus neemt en met hart en verstand onschadelijk maakt, is het principe „Home Office“ er een dat duidelijk meer levenskwaliteit biedt.