Thuiskantoor: Wat klinkt als een oase van vrije tijd en levenskwaliteit voor langdurig lijdende pendelaars en mensen die in open kantoren wonen, kan ook precies het tegenovergestelde zijn. Controleer daarom wie voor werk aan huis gebonden is. Sterker nog, de thuiswerkplek kan een aantrekkelijke en constructieve omgeving zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Onderweg liggen er echter tal van valkuilen op de loer. Hieronder vindt u een kleine handleiding om ze te omzeilen.
- Oorsprong en voordelen van thuiswerken
- 1. De persoon in de bureaustoel
- 2. De bureaustoel, het bureau en het papierwerk
- 3. De juiste technologie op de werkvloer
- 4. Een eigen kamer, of in ieder geval een taboegebied
- 5. Naleving van regels in meerpersoonshuishoudens
Oorsprong en voordelen van thuiswerken
Uit de diepten van Silicon Valley waaien er koude tegenwinden die ingaan tegen het ‘thuiskantoor’-principe. En dat van bovenaf: Marissa Mayer, de CEO van ‘Yahoo’, beval consequent alle medewerkers terug naar kantoor te gaan Bureau naar het hoofdkantoor van de internetprovider. Volgens haar redenering is werken bij Yahoo meer dan alleen een dagelijkse baan. Het gaat om een samenwerking die alleen mogelijk is in de “Yahoo” kantoren. Opmerkelijk is dat het feit dat programmeurs, agenten, journalisten en iedereen die voor hun werk niet veel meer nodig heeft dan een computer en een snelle internetverbinding, vooral vanuit huis kan werken, vooral te danken is aan de uitvindingen uit de industrie van Marissa Mayer.
De prestaties op het gebied van breedband internettechnologie en de bijbehorende software om deze constructief te kunnen gebruiken, hebben de weg vrijgemaakt voor hersenwerkers zonder direct klantcontact om hun werkplek geheel of tijdelijk naar de eigen vier muren te kunnen verplaatsen. Of waar dan ook: sindsdien bewegen creatieve mensen, met name ontwikkelaars en programmeurs, zich in een soort magische werkwereld: op het strand, in een café of op een bergtop - de jonge, hippe bazen van talloze internetstartups laten hun werknemers werken waar de ideeën en energie het beste stromen.
Je hebt niet eens een vrijgevochten basis nodig om het “thuiskantoor”-principe vanuit zakelijk perspectief goed te vinden. De voordelen, zelfs voor grote bedrijven, liggen voor de hand, vooral in tijden van voortdurend stijgende huurprijzen: het hoofdkantoor van het bedrijf hoeft geen nieuwe gebouwen te bouwen of extra kamers te huren, zelfs als de ordersituatie goed is. Onder bepaalde omstandigheden kunnen vestigingen geheel worden geëlimineerd en kunnen ervaren medewerkers die vanwege een tijdelijk letsel niet naar kantoor kunnen komen, op een verstandige manier in het bedrijf worden geïntegreerd.
Ook voor werknemers zijn de voordelen talrijk: afgezien van de kleine vrijheden van een werkdag thuis Bureau en de tijd- en kostenbesparing doordat ze niet meer naar hun werk hoeven te reizen, kunnen werkende ouders voor een ziek kind of een familielid zorgen dat plotseling zorg nodig heeft. Het hoeft niet langer per se een vakantiedag te kosten als er een vakman of schoorsteenveger langskomt of de auto naar de werkplaats moet. Om nog maar te zwijgen van de positieve effecten van het niet dagelijks pendelen...
Toch heb je na een paar jaar met videoconferenties in plaats van vergaderzalen, meterafstanden in plaats van spitszuilen naar werk en pantoffels in plaats van lage schoenen, weer een paar ervaringen. Dat thuiskantoor is namelijk alleen onder bepaalde omstandigheden een verbetering. Om nog maar te zwijgen van de teamgeest die Marissa Mayer boven haar overwegingen stelde: er kunnen veel dingen misgaan op het thuiskantoor als je niet oppast.
HET IS ALLEMAAL EEN KWESTIE VAN OMSTANDIGHEDEN
Hoe ‘gevaarlijk’ thuiswerken kan zijn, hangt uiteraard af van de taak die vanuit huis moet worden uitgevoerd. Er is ook een groot verschil of thuiswerken een dagelijkse gestructureerde kantoorroutine moet aanvullen of dat er regelmatig een vaste thuiskantoormedewerker via videoconferentie in het bedrijf wordt geïntegreerd. Het is een heel ander verhaal of een zzp’er of freelancer alles van boekhouding tot productie binnen de eigen vier muren moet doen.
Eerste punt: De persoon in de bureaustoel
Om een geschikte volgorde van aandachtspunten te vinden, is bij wijze van uitzondering een egocentrisch perspectief toegestaan. Want dat is het eerste en grootste probleem Bureaustoel zichzelf: de werkende mens. Hoe divers zijn de afleidingen die letterlijk dichter bij huis zijn dan in een kantoorgebouw. Het begint met de leuke dingen, zoals het huidige boek dat er zoveel verleidelijker uitziet op de salontafel dan de balans op het bureau. Of de gloednieuwe cameradrone, die zoveel leuker is om te besturen met je smartphone dan om met een rekenmachine je belastingaangifte te doorgronden.
Afgezien daarvan blijkt zelfs huishoudelijk werk een potentiële onruststoker te zijn. Het lijkt ineens – trefwoord ‘belastingaangifte’ – relatief aantrekkelijker. De meeste mensen weten dit uit school- of studententijd: degenen die moesten studeren voor de belangrijkste schooltaken of examens hadden altijd de schoonste kamers. En tot slot zijn er de kleine afleidingen van het grote werk waar je vaak het slachtoffer van wordt: het korte artikel in het lifestylemagazine, het spontane gesprek met je buurman of de eindeloze excursie in privé-internetwerelden. Het wondermiddel hiervoor: concentratie en discipline.
Het helpt bijvoorbeeld enorm om voor jezelf een specifiek kader te stellen. Stel uzelf aan het eind van de dag een duidelijk omschreven werkdoel en houd dit in gedachten. Het is belangrijk om het niet te overdrijven en haalbare “oriëntatiepunten” te stellen. Anders bestaat het risico op frustratie op de korte termijn en een burn-out op de lange termijn. Spreek met uzelf af wat regelmatige pauzes zijn, wanneer u met uw werk begint en wanneer u klaar bent met werken - en, nog belangrijker, u eraan houdt.
Tweede punt: de bureaustoel, het bureau en het papierwerk
Net als op kantoor gelden ook op het thuiskantoor ergonomische normen. Uiteraard nodigt de woonomgeving uit om enkele erfstukken of favoriete stukken in de studeerkamer tentoon te stellen met meer comfortabele verlichting. Maar acht uur op een oude houten stoel maakt het niet per se comfortabeler, alleen maar omdat die van de voorouders is geërfd en een te hoge designtafel simpelweg een te hoge tafel is: een in hoogte verstelbare bureaustoel en een verstelbaar bureau zou de kern van het thuiswerkhol moeten vormen. Tegenwoordig hoeven er slechts een paar compromissen te worden gesloten als het om stijl gaat; De lounge- of woonbureaustoelencollecties in de speciaalzaak zien er tegenwoordig minder uit als functioneel meubilair en meer als mooi stijlvol club- of zelfs woonkamermeubilair.
Let bij het positioneren van uw bureau minder op extravagantie en meer op goede verlichting. De tafel moet een hoek van 90 graden ten opzichte van een raam maken; Het hoofdlicht van buiten moet vanaf de zijkant op de monitor vallen om reflecties zoveel mogelijk te voorkomen. Bespaar niet op een geschikt rolgordijn dat de lichtomstandigheden in de kamer optimaal kan regelen - ook al zien gordijnen er zeker gezelliger uit.
Bij de keuze van uw bureaustoel kunt u het beste vertrouwen op het advies van een speciaalzaak; de stoel moet minimaal in hoogte verstelbaar zijn en zo kunnen worden afgesteld dat uw voetzolen, zitvlak en ellebogen evenwijdig aan elkaar kunnen staan. Het tafelblad van het werkblad moet idealiter kantelbaar zijn, maar zeker in hoogte verstelbaar. Een voldoende hoogte is momenteel 72 centimeter; het werkoppervlak moet ongeveer anderhalve meter bij 80 centimeter zijn. Plaats printers, scanners en back-upoplossingen op een aparte ‘technologie’-tafel.
Derde punt: De juiste technologie op de werkvloer
De volgende denkbeeldige cirkel rond de thuiswerkplek omvat computers, printers, routers en telefoons. Een draadloze internetverbinding en bijbehorende apparaten zijn nu standaard. Afhankelijk of je zelfstandig thuiswerker of werknemer bent, is het ook aan te raden om een eigen telefoonlijn naar je thuiskantoor te hebben, zodat je een eigen lijn hebt voor zakelijke gesprekken. Vooral als er tieners in huis zijn die net met hun vrienden de geneugten van telecommunicatie ontdekken, is het een voordeel om veel toegang te hebben tot het wereldwijde (telefoon)netwerk. Hier moet u – net als op kantoor – vertrouwen op professionele normen.
Kies daarom zeker als het om monitoren gaat voor een professioneel model dat volledig voldoet aan de huidige normen op het gebied van contrast, helderheid en resolutie. Ook als het om licht gaat, moet je zo min mogelijk compromissen sluiten: werklicht is helder, maar niet fel - dat is de vuistregel. Vermijd reflecties en verblinding en investeer in een goede bureaulamp. Plaats uw monitor tussen de 50 en 70 centimeter van uw oog. Denk na over een professionele back-upoplossing en bespaar uzelf het gevoel waardevolle gegevens en bestanden te zijn kwijtgeraakt als gevolg van een defect aan de harde schijf.
Als het om toetsenbord en muis gaat, let dan op ergonomie in plaats van op design. Bespaar niet op opbergruimte in de studeerkamer, zodat je werkdocumenten je thuiskantoor niet hoeven te verlaten en altijd bij de hand zijn. Zorg ervoor dat u weet welke normen uw werkgever heeft als het gaat om gegevensbescherming; Zorg er ook voor dat u de juiste verzekering heeft. Kort gezegd: bent u verzekerd als u uw been breekt op de weg van de printer terug naar uw bureau?
Vierde punt: Een eigen kamer, maar in ieder geval een taboegebied
Idealiter staan de bureaustoel, tafel, computer en alle randapparatuur in een eigen kamer. Het grootste voordeel van een thuiskantoor is de eigen deur. Het kan een belangrijk communicatiemedium in het huishouden worden – daarover later meer. Het hebben van een eigen kamer garandeert rust bij het werken en telefoneren, zeker in een meerpersoonshuishouden. Zelfs als er maar één persoon in het huishouden woont, is het hebben van een eigen studeerkamer zinvol: de extra kamer wordt een werkplek die duidelijk gescheiden is van de rest van de woonruimte. Het duidelijkste voordeel: werk is werk en privé is privé - als je vanaf de bank je bureau kunt zien, kun je niet goed uitschakelen.
Zelfs als je geen eigen kamer hebt voor je thuiskantoor, zorg dan voor een scheidingswand of zo Partitie voor een zekere scheiding van uw privéleven. Als je een hele kamer aan je werk kunt wijden, zorg er dan voor dat deze onaangetast blijft door de effecten van het privé-bestaan. Kortom: de platen-, boeken-, cd- of dvd-collectie kan op de plank staan als er nog voldoende ruimte over is voor werkmateriaal.
Mis het persoonlijke tintje niet: als je met plezier naar je werk gaat – ook al is het binnen je eigen vier muren – zul je op de lange termijn gelukkiger zijn. Hoewel functionaliteit voorrang heeft op stijl, kun je met een beetje nadenken zeker een mooi compromis vinden tussen praktisch en comfortabel. Volgens deskundigen is de optimale kamertemperatuur 22 graden Celsius en de gemiddelde luchtvochtigheid 50 procent - planten kunnen hierbij helpen.
Vijfde punt: Naleving van regels in meerpersoonshuishoudens
Elke thuiskantoorplanning begint met een kleine familiebijeenkomst: wat betekent een gesloten deur, wat betekent het als hij op een kier staat, en wat betekent het als hij wijd open staat? Alternatief: Hebben de kinderen 's ochtends toegang tot het kantoor, onder welke omstandigheden mogen ze 's middags naar binnen en wat staat er op het bord 'Alleen als het een kwestie van leven of dood is!'. De ervaring leert dat mensen die thuiswerken meer problemen hebben met hun privacy dan hun eigen levenspartners. Natuurlijk denkt de huisvrouw vooral praktisch als ze de werkende echtgenoot de opdracht geeft de was op te hangen terwijl zij de kinderen haalt. Maar als daar nog grasmaaien, boodschappen doen en stofzuigen bij komen, duurt de werkdag opeens geen acht uur, maar nog maar vijf of zes uur.
Creëer vanaf het begin duidelijke relaties: definieer uw werktijden duidelijk en maak een duidelijk onderscheid tussen uw professionele leven en uw privéleven. Natuurlijk kunt u profiteren van de nabijheid van uw werk tot uw privéleven en tijdens de lunchpauze huishoudelijke klusjes doen waar u anders geen tijd voor zou hebben. Zodra uw privébestaan invloed heeft op uw aanwezigheid op het werk, komt het ‘thuiskantoor’-principe in gevaar of heeft het al gefaald. Praat er met uw partner over, en duidelijk. Als je wat onderzoek doet op internet, zul je veel berichten tegenkomen dat thuiswerken tot ernstige turbulentie in relaties leidt.
Het grootste probleem is het besef dat de partner die thuiswerkt als het ware altijd vrij is en dus meer huishoudelijke taken op zich moet nemen. Praat open over dit onderwerp en spreek af dat thuiswerken op dezelfde manier geregeld wordt als werken in een kantoorgebouw.
Samenvattend kan gesteld worden dat thuiswerken vol valkuilen kan zijn. Maar als ze serieus worden genomen en met hart en ziel worden onschadelijk gemaakt, is het ‘thuiskantoor’-principe er een dat de kwaliteit van leven duidelijk verbetert.