Homeoffice: thuis op kantoor in plaats van op kantoor thuis

Goed ingericht kan thuiswerken een stap vooruit zijn

Door sommigen sceptisch bekeken als een uitnodiging tot Dolce Vita onder werktijd, door anderen gevierd als een revolutie in het beroepsleven die meer levenskwaliteit belooft. Hoe dan ook: thuiswerken heeft de realiteit van werk veranderd. Professioneel werken binnen je eigen vier muren is mogelijk gemaakt door moderne communicatietechnologie. Smartphones, tablets, de alomtegenwoordige cloud en snelle internetverbindingen hebben fysieke aanwezigheid op de werkplek in elk geval deels overbodig gemaakt. Maar wat moet je doen als het onderwerp thuiswerken – of ouderwets gezegd „telewerken“ – ter sprake komt?

Je werk comfortabel inpassen in het dagelijks leven thuis en toch met maximale productiviteit aan je professionele doelen blijven werken? Of deze voordelen in de praktijk van het werk bereikt kunnen worden, hangt van verschillende factoren af. Maar op welke ervaringen kun je daarbij bouwen?

Voor- en nadelen: valkuilen en kansen van de thuiswerkdag

Goed afwegen! Dat is de eerste en belangrijkste tip in de zoektocht naar de juiste oplossing voor jouw individuele werksituatie. Want thuiswerken is niet voor elk type mens de beste oplossing. Wie daarvoor kiest, moet vooral over een flinke dosis zelfdiscipline beschikken: huishoudelijke taken, de kinderen, spontane bezoekjes van vrienden zijn maar een paar van de vele grote en kleine afleidingen die overal op de loer liggen.

Er is echt een sterk plichtsgevoel voor nodig om bijvoorbeeld goede vrienden te vertellen dat hun bezoek midden in je reguliere werktijd valt, wanneer ze met een mand vol taart voor de deur staan en de kersverse thuiswerker met de beste bedoelingen willen verrassen. Situaties die in een kantoorgebouw totaal ondenkbaar lijken, moeten in ruimtes die normaal voor privégebruik zijn bedoeld ineens worden verdedigd. Ook wie denkt dat opvoeding en werkdag zich moeiteloos laten combineren, komt er vaak al snel achter dat dat toch anders ligt. Thuiswerken kan echter ook heel wat voordelen bieden.

Die liggen eigenlijk voor de hand: geen vervelend woon-werkverkeer meer, geen tijdrovende en zenuwslopende files na werktijd, geen treinvertragingen, overvolle metro's of dichtgevroren autosloten in de winter meer. In elk geval niet van die dingen die al vóór werktijd voor extra stress zorgen en zelfs mensen voor wie de ochtend niet het fijnste moment van de dag is, meteen al met een slecht humeur laten beginnen.

Trefwoord bioritme: de innerlijke klok van de mens tikt aantoonbaar verschillend. Terwijl de „nachtuil“ gemakkelijker 's avonds werkt, belandt de „early bird“ op dat moment in een dip – maar begint die wel veel efficiënter aan de werkdag. Ook de tijdverslindende aspecten op kantoor, al die overbodige rituelen en beleefdheidspraatjes in de gang, vallen weg. Kortom: als er gewerkt moet worden, dan wordt er gewerkt. Opgedrongen lastminutewerk van de chaotische collega naast je is thuis net zo ondenkbaar als welke dresscode dan ook. Of je nu op sokken of in een joggingbroek zit: de laptop bij het raam vraagt niet om een stropdas. Ook hoeven pauzes niet te worden doorgebracht op een koude betonnen binnenplaats met een dun bekertje automatenkoffie, maar kunnen ze worden gebruikt om te tuinieren, koken, joggen of te wielrennen – ook tandartsafspraken, halfjaarlijkse bandenwissels of een bezoek aan de kapper passen in een lunchpauze en kosten noch vakantiedagen noch overuren. En het grootste voordeel als laatste: een home office is in elk huishouden denkbaar.

Concrete overwegingen

Daarmee rijst de vraag hoe dit praktisch moet worden uitgevoerd. Het spreekt voor zich dat niet alle werkgebieden naar het vertrouwde thuis kunnen worden verplaatst. Net zoals de chirurg altijd de patiënt moet opereren, zal de maatschappelijk werker actief moeten blijven op scholen of in jeugdcentra. Als de arts echter facturen schrijft, medicijnen bestelt of verslagen opstelt, kan hij dat theoretisch ook vanuit huis doen. Hetzelfde geldt voor de straathoekwerker, die zijn verslagen thuis kan schrijven. In creatieve beroepen – communicatieontwerp, architectuur, auteurs of fotografen – of technische beroepen (systeembeheer, programmeren) kan op details of vergaderingen na die niet in een videoconferentie passen, bijna alles vanuit huis worden gedaan. In alle gevallen is een internetverbinding echter de technische basis om te kunnen werken: hoe sneller, hoe beter.

Home Office – De praktische uitvoering

Internetverbinding, techniek en een beetje IT-kennis

Deze basis voor bijna al het kantoorwerk thuis heeft tegenwoordig eigenlijk iedereen in huis: een router die het huis van internettoegang voorziet. Het apparaat zelf komt meestal van de telecomaanbieder en beschikt over aansluitingen voor netwerkkabels en antennes voor draadloze thuisnetwerken, ook wel wifi genoemd. Aan de ene kant van de router bevindt zich het thuisnetwerk, dat direct of via een switch met één of meerdere computers verbonden is. Aan de andere kant zorgt een breedbandinternetverbinding (DSL, VDSL) voor snel downloaden en uploaden van gegevens en voor de communicatie met de centrale computer in het bedrijf, die op zijn beurt met internet verbonden is. Wat moeten de apparaten in het home office dan minimaal kunnen?

Roland Karl is eigenaar van de Münchense TraininX Computer-Service GmbH en adviseert dagelijks zowel bedrijven als particulieren over allerlei mogelijke IT-onderwerpen. Ook het thema ‘home office’ komt bij hem regelmatig ter sprake. In zijn winkel in Obersendling neemt hij de tijd om de basis uit te leggen. “De benodigde uitrusting hangt helemaal af van het soort werk dat gedaan moet worden”, zegt hij meteen aan het begin. “Daarvoor moet ik mezelf eerst afvragen met wat voor soort gegevens ik te maken heb”, aldus Karl. Gaat het om Word- of Excel-bestanden, dan moeten deze programma’s natuurlijk op de pc of laptop thuis draaien. Om documenten of gegevens via internet op een server op te slaan, zodat collega’s op kantoor er toegang toe hebben, volstaat in principe elke gewone computer. Hij wijst naar de verschillende computers en laptops in de showroom: “Werkelijk alles wat hier staat, is daarvoor meer dan voldoende.”

Vaak werken bedrijven ook met een database die op de bedrijfsserver staat. De freelancer of thuiswerker heeft vanuit huis toegang tot de server. „Hij opent dan alleen een bewerkingsscherm en wijzigt daarmee afzonderlijke gegevens op de server.“ De afmetingen van dat scherm, dat meestal in de browser wordt weergegeven, worden echter door de server bepaald en zijn in dit geval doorslaggevend. „Het is belangrijk dat de monitor thuis de benodigde resolutie biedt en het scherm volledig kan weergeven.“ Rekenkracht heb je voor dit soort databankwerk nauwelijks nodig – dat is de taak van de serverbeheerder, omdat het eigenlijke rekenwerk op de server plaatsvindt. „Strikt genomen volstaan thuis een geschikte monitor, muis en toetsenbord en een minicomputer“, aldus Karl, terwijl hij wijst naar een kunststof doosje – nauwelijks groter dan een pakje sigaretten. Daarin zit genoeg power om een thuiskantoor te runnen.

Zo hebben architecten die met een CAD-programma werken bijvoorbeeld al duidelijk krachtigere apparatuur nodig. „Dergelijke programma’s vragen meestal om veel rekenkracht“, aldus Karl. De server van het architectenbureau hoeft daarentegen alleen genoeg capaciteit te hebben om de bewerkte bestanden op te kunnen slaan.

Interieur: de juiste keuze van de ruimte

Tussen een computer ter grootte van een sigarettenpakje, monitor en muis in het minimale geval en een opstelling van drie computers inclusief netwerkschijf en -printer zijn er meerdere mogelijkheden qua benodigde ruimte. Gelukkig ben je als je binnen je eigen vier muren over een extra kamer beschikt die je als werkkamer kunt inrichten. Experts zijn het erover eens dat je bij de keuze van de werkplek veel goed en veel fout kunt doen. Zo moet de werkkamer bijvoorbeeld noch een raamloze kamer aan de achterkant zijn, noch een drukbezochte doorgangskamer die door het hele gezin voor allerlei activiteiten wordt gebruikt. Idealiter is het kantoor in huis licht en goed te ventileren, niet te groot en niet te klein – en het mag best wat gezelliger aanvoelen dan het gemiddelde kantoor in een bedrijfscomplex.

Niet iedereen heeft natuurlijk de mogelijkheid om een aparte kamer vrij te maken voor werk. Wie een appartement met twee of drie kamers huurt, kan zijn kantoor misschien ook in bestaande ruimtes integreren. Maar let op! Een donker hoekje met links en rechts planken, een wirwar aan kabels op het werkblad en een wankel houten krukje ervoor werkt net zo demotiverend als een werkplek in de keuken die je telkens moet op- en afbouwen. De werktafel moet altijd toegankelijk zijn – ook zonder eerst de afwas te doen of de naaimachine naar de berging te moeten dragen. “Als je het doet, doe het dan goed” is het devies bij geïntegreerde werkoplossingen. Gelukkig zijn er inmiddels volop innovatieve meubels die precies voor dit doel zijn ontworpen. Ze helpen je bijvoorbeeld om het ongebruikte stuk muur onder het dakraam om te toveren tot een prettig verlichte werkplek: moderne secretaresses die je na werktijd eenvoudig dichtklapt en die beschikken over geïntegreerde kabelgoten en LED-daglichtverlichting . Natuurlijk kun je met een beetje fantasie en een paar flessen meubelpolish ook oma's oude keukentafel ombouwen tot een stijlvol werkmeubel.

Hoe minder ruimte er is, hoe creatiever de werkoplossing voor thuis moet zijn. Wie het lastig vindt om een passend werkoppervlak in de eigen woning te integreren, doet er goed aan contact op te nemen met een interieurarchitect – of met ervaren bekenden die al de nodige woningen hebben ingericht. Vaak is het maar een kleine ingreep op een heel andere plek in de ruimte die zoveel plaats creëert dat er een volwaardig thuiskantoor past. Er schuilt echter al meteen aan het begin een grote fout: als het bureau in de slaapkamer moet komen, scheid het dan in elk geval visueel van het slaapgedeelte. Wie wil er bij het inslapen nu al het werk van de volgende dag zien – of er zelfs doorheen moeten waden tussen een papierchaos van losse briefjes?

Meubelkeuze

Van moderne secretairebureaus die na werktijd als een designrek aan de muur hangen tot het klassieke  bureau met in hoogte verstelbaar werkblad: de meubelindustrie heeft voor bijna elke behoefte het passende meubelstuk in huis. Terwijl eigenlijk alles als tafel kan dienen wat een blad draagt en genoeg ruimte biedt voor een laptop erbovenop, eventueel een printer ernaast en een heleboel kabels eronder, is het bij een stoel alleen al om je rug belangrijk om goed te kijken waarop je dagelijks zo'n acht tot negen uur wilt zitten.

Ook hier bieden speciaalzaken van de in hoogte verstelbare  directiestoel tot de eenvoudige bureaustoel met verstelbare rugleuning zo ongeveer alles – zelfs bureaustoelen waarvan het uiterlijk en de functie op de autosport zijn geïnspireerd, vind je in het brede assortiment. Eigenlijk hoef je er alleen op te letten dat de stoel comfortabel is en zich op zijn minst een beetje aan de behoeften van degene die werkt kan aanpassen. Een zitting die kantelt of een rugleuning die zich aan de wervelkolom aanpast, is mooi meegenomen.

Dat klinkt allemaal enorm technisch en zag er vroeger ook zo uit. Inmiddels is ook bij leveranciers van kantoormeubelen doorgedrongen dat veel medewerkers één of meerdere dagen vanuit huis werken, en hebben ze meubels ontworpen waaraan je nog maar beperkt ziet waarvoor ze bedoeld zijn. Meestal zijn ze qua design eerder modern dan conservatief, maar ze passen goed in moderne woningen.

Verlichting

Een punt dat volgens gangbare deskundigenadviezen het meest wordt onderschat, is de verlichting (zie ook het artikel Verlichting op kantoor: heldere lampen voor heldere hoofden). Gewoon een oude bureaulamp als eventueel decoratieve, maar zeker geen vakkundige lichtbron op het bureau zetten, is absoluut niet genoeg. Op twee dingen moeten inrichters van een thuiskantoor letten – of ze nu de zolder omtoveren tot een kantoortuin met een mondaine loungehoek en meerdere werkplekken of de slaapkamer uitbreiden met een afgescheiden werkhoek. Ten eerste moet er voldoende natuurlijk daglicht op het werkblad vallen en ten tweede moeten er, afhankelijk van het tijdstip van de dag en de lichtinval, voldoende kunstmatige lichtbronnen zijn die je kunt inschakelen.

Meer specifiek moet het werkblad in een hoek van negentig graden ten opzichte van een raam staan, zodat het licht overdag van rechts of van links op het bureaublad valt. Kunstlicht moet vanuit verschillende lichtbronnen vanaf het plafond komen en zich zo gelijkmatig mogelijk door de ruimte verspreiden. Om ervoor te zorgen dat het licht gelijkmatig wordt weerkaatst naar de delen van de ruimte die van de ramen zijn afgekeerd, moeten de oppervlakken van het kantoormeubilair bij voorkeur in een lichte, matte kleur zijn uitgevoerd. Ter verduidelijking: afzonderlijke, spotachtige lichtbronnen zorgen voor ongelijkmatige lichtomstandigheden – komen ze bovendien van achteren of van voren, dan spiegelen ze in de monitor en veroorzaken ze reflecties die degene die werkt voortdurend moet ontwijken. Dat leidt tot houdingsproblemen en spanningen – uiteindelijk lijdt het werk daaronder. Aanbevolen zijn LED-lampen in de lichtkleur „daglicht“, die inmiddels bij grote meubelzaken voor minder dan 5 Euro verkrijgbaar zijn. Ook aan te raden: vaste daglichtlampen met voldoende vermogen op het bureau, zodat je bij schemerige omstandigheden direct werklicht beschikbaar hebt.

Tips en trucs

Dan blijft nog de vraag van die ellendige kabelchaos: printerkabels, ethernetkabels, misschien een scanner, laadstations en telefoon – alle apparaten die je dagelijks voor je werk nodig hebt, hebben de vervelende eigenschap aan een snoer te hangen. Hun kabels verzamelen zich graag in dikke knopen onder het bureau en slingeren zich stiekem om je voeten. Wie zulke verraderlijke vaststrikaanvallen wil voorkomen, doet er goed aan een kabelgootsysteem te gebruiken. Dat kan in het meubel geïntegreerd zijn, maar je kunt het met bouwplannen van internet ook zelf maken van een schoenendoos. Als alternatief hebben slangen zich bewezen die normaal als kabelkanalen onder de pleister worden gelegd. Ze zijn voordelig, per meter verkrijgbaar in de bouwmarkt en doen niet onder voor „professionele“ kabelverzamelaars. Om USB-kabels uit elkaar te houden, werken ook gewone wasknijpers prima, die de kabel aan de rand van het bureau vastzetten. Paper-clips werken ook en zien er bovendien stijlvol uit.

Orde is ook op de thuiswerkplek het halve werk – hoe kleiner die is, hoe noodzakelijker ze wordt om geconcentreerd vooruit te komen. Voordat allerlei kleine stapeltjes het zoeken naar briefjes tot een kwelling maken, kun je beter een paar vierkante meter muur opofferen voor een prikbord, waarop de hele stapel netjes met punaises, magneten of plakstrips kan worden bevestigd. Dat zorgt niet alleen voor orde, maar ook voor snel overzicht. Papieren van afgeronde projecten kun je daarna prima bewaren in kartonnen dozen, opstapelen tot een nette toren van dozen – en regelmatig uitmesten.

Tot slot mag natuurlijk ook de persoonlijke noot niet ontbreken, als die nog niet tot uiting is gekomen in de keuze van de werkmeubels en materialen. Een paar penseelstreken van je favoriete kleur op de muur maken van de werkhoek een prettige plek, die bovendien optisch een werkeiland is geworden. De oude fotolijst met een vakantiefoto of de hoes van je favoriete plaat op het bureau geeft de werkplek nog een extra persoonlijke touch – en verse bloemen of een kamerplant helpen mee om de werkplek qua stijl op de rest van de woning af te stemmen. Maar net als op een kantoor met open ruimte geldt ook in het home office: less is more.

Persoonlijke voorkeuren tegen elkaar afwegen

Wie de werkplek verplaatst naar de eigen vier muren, profiteert niet alleen van prettige voordelen. Volgens het Duitse Instituut voor Economisch Onderzoek bouwen werkenden die thuis werken ongeveer twee keer zoveel overuren op. Terwijl collega’s op kantoor het werk achter zich kunnen laten, vervagen in het thuiskantoor de grenzen tussen werk en privé. De comfortabele bureaustoel lijkt extra werk bijna uit te nodigen.

Om te voorkomen dat dit gebeurt, is veel zelfdiscipline nodig. Tijdens de vaste werktijden moet je afleiding zoveel mogelijk beperken, zodat je je aandacht kunt richten op wat nu echt belangrijk is. Wie deze uitdaging aangaat, geniet intussen van de vaak genoemde voordelen:

• betere combinatie van werk en gezin
• flexibele indeling van de werktijden
• tijd- en kostenbesparing op de weg naar kantoor

Voordelen van thuiswerken

Om te kunnen beoordelen of dit brede scala aan voordelen ook jouw dagelijkse werk kan verrijken, is het nodig om verder te kijken dan de theoretische façade. Wie er al is het maar proefondervindelijk voor kiest om het werk naar de eigen vier muren te verplaatsen, krijgt snel gevoel voor de persoonlijke voordelen van thuiswerken. Misschien is het een manier om in de toekomst in elk geval een deel van de werktijd vrijer in te delen. Wie deze stap niet durft te zetten, voor diegene blijven de voordelen van thuiswerken voorlopig verborgen.

Gebrek aan productiviteit in het thuiskantoor?

Hoe productief je werktijd in het thuiskantoor uiteindelijk is, hangt niet alleen af van een prettige werkomgeving met bureau, computer en bureaustoel. Veel werkgevers deinzen er zelfs voor terug om de bekende voordelen van thuiswerken aan te grijpen voor een nieuw werkconcept, omdat ze bang zijn voor een dalende productiviteit van hun medewerkers.

Experts wijzen er ondertussen op dat het invoeren van vaste routines in de werkdag en een duidelijke doelstelling voor elke afzonderlijke werkdag zwaarder wegen dan de wegvallende sociale druk door het uitblijven van toezicht van leidinggevende en collega's. Veel medewerkers die op de voordelen van thuiswerken wijzen, geven zelf aan dat ze door de rustige werkomgeving zelfs meer kunnen presteren. Daarom is het de moeite waard om deze verandering op zijn minst tijdelijk te proberen.