Tips voor kantoororganisatie

Systematische orde om alle spullen & documenten snel te vinden

WETENSWAARDIGHEDEN OVER BUREAUORGANISATIE

Werken in kantoorruimtes met een inefficiënte inrichting van de werkplek kost tijd, energie en niet in de laatste plaats ook geld. Als stressvrij en gefocust werken voor jou belangrijk is, kan een doelgerichte organisatie op kantoor of aan de bureau uitkomst bieden. Een goed doordachte en ingerichte werkplek maakt geconcentreerd en gemotiveerd werken mogelijk, wat op de lange termijn iedereen ten goede komt.

Inhoud

1. De juiste inrichting van de werkplek

• Efficiënte meubels en uitrusting

• Bureauorganisatie archiefsysteem

2. Systematische organisatie op de werkplek

• Structuur op het bureau

• Omgaan met kantoorbenodigdheden

3. Tijdmanagement en doelstellingen

• Planning van de werktijd

• Focus op de doelstelling

4. Conclusie – Het ABC van bureauorganisatie

De juiste inrichting van de werkplek

EFFICIËNTE MEUBELS EN UITRUSTING

Bij bureauorganisatie spelen de kantoormeubelen een doorslaggevende rol. Wie aan een tafel zit die niet ergonomisch is ontworpen, wordt tijdens het werk vaak afgeleid door pijn of op zijn minst door een blijvend oncomfortabele zithouding. Tot de relevante tips voor bureauorganisatie behoren daarom naast het juiste bureau ook een geschikte bureaustoel, die op jouw individuele zithouding en lengte is ingesteld en je prettig laat werken. Het nut van ergonomische zitmeubelen blijkt niet pas wanneer het al te laat is en pijn door urenlang een verkeerde houding aannemen allang is ontstaan.

Ze hebben in de eerste plaats een preventieve werking en zorgen ervoor dat je zonder spanningen en houdingsproblemen kunt werken. Daarnaast hoort ook de kantoorverlichting bij een effectieve orde op de werkplek. Die maakt deel uit van een goed functionerende bureauorganisatie en is een relevant aspect in het kader van de arbeidsveiligheid. Een geschikt lichtconcept helpt je prestaties op peil te houden en draagt in belangrijke mate bij aan je welzijn tijdens het werk.

KANTOORORGANISATIE ARCHIEFSYSTEEM

Een aanzienlijk deel van de orde op kantoor en van een opgeruimde werkplek wordt mogelijk gemaakt door een doelmatig archiefsysteem. Het zorgt ervoor dat de benodigde documenten en werkstukken snel toegankelijk zijn en draagt zo bij aan goed informatiemanagement. Een geschikt concept vereist een systematiek die bij jou en jouw manier van werken past en indien nodig ook door je collega's kan worden gebruikt. Effectieve tips voor kantoororganisatie voor het archiveren kunnen daarbij zowel papieren documenten als digitale gegevens omvatten.

Gebruik een concept waarbij je een ordeningsstructuur aanlegt die bijvoorbeeld op klanten of op onderwerpen is gebaseerd. Het werkt als een bouwpakket en kan naar wens worden uitgebreid en aangevuld. Werk je bestanden aan het einde van elke werkdag bij en verwijder daarbij de informatie die niet meer relevant is, zodat je archiefsysteem altijd up-to-date blijft. Maak er daarbij een gewoonte van om nieuwe inhoud zo snel mogelijk in je systeem op te nemen.

Systematische organisatie op de werkplek

STRUCTUUR OP HET BUREAU

Om zo effectief en ongestoord mogelijk te kunnen werken, moet je werktafel zo leeg mogelijk zijn. Naast computer, telefoon en schrijfgerei horen daar dus alleen de dossiers en documenten bij die voor die dag nodig zijn. In de regel heb je geen meerlaags opbergsysteem en geen assortiment aan verschillende notitieblokken nodig.

Gebruik één notitieboek en het archiefsysteem van jouw voorkeur; al het andere zorgt alleen maar voor onoverzichtelijkheid. Veel mensen werken prettig met een kleurcodering van hun documenten, anderen waarderen een geordend systeem met tabbladen. Gebruik voor je kantoororganisatie hulpmiddelen die je werk makkelijker maken, niet extra bemoeilijken. Ook een goed werkend kabelmanagement kan helpen om de werkplek opgeruimd te houden. Dat geldt vooral wanneer er veel techniek wordt gebruikt.

OMGAAN MET KANTOORBENODIGDHEDEN

De organisatie op kantoor wordt ondersteund door archiefkasten, archiefregisters, verrijdbare ladeblokken en de materialen op het bureau. Het is verstandig om alleen de kasten in de buurt te hebben die relevant zijn voor je werk. In veel kantoren staan meters ordners die allang naar het archief zouden kunnen. Ontlast jezelf met een overzichtelijk kastsysteem waarin je direct vindt wat je nodig hebt. Op je bureau liggen idealiter alleen de schrijfwaren die je ook echt gebruikt. Sorteer altijd uit wat defect is en niet meer nodig is. Vaak is dat in het begin veel meer dan de helft van de voorraad. Als je neigt naar creatieve chaos, let er dan op dat je aan het einde van elke dag je werkplek opruimt en voorbereidt voor de volgende werkdag. Dit zorgt niet alleen voor een goede start op de volgende dag, maar geeft ook het gevoel van een duidelijke afsluiting bij de start van je welverdiende avond.

Tijdmanagement en doelstellingen

PLANNING VAN DE WERKTIJD

Bij een goed functionerende kantoororganisatie horen niet alleen orde op kantoor en organisatie op de werkplek, maar ook een efficiënte omgang met de beschikbare tijd. Een weekplanning kan je helpen om de komende taken in een zinvol tijdschema onder te brengen. Daarbij kun je voor de dagelijkse routinetaken, bijvoorbeeld het verwerken van mails en telefoongesprekken, een vast tijdsblok inplannen. Voor werkprojecten en vergaderingen plan je een andere periode in. Daarnaast is een tijdsvenster voor pauzes en onvoorziene zaken handig.

Een klein deel van de werktijd moet open blijven en niet worden ingepland. Daar kun je op terugvallen als het binnen een bepaalde periode krap wordt of als je voor de aard van je werkzaamheden in het algemeen extra ruimte nodig hebt. Neem de tijd voor een weekplanning die de onderwerpen in passende blokken verdeelt en begin elke werkdag met een dagplanning inclusief de bijbehorende to-dolijst.

FOCUS OP DE DOELSTELLING

Voor het opgestelde tijdschema is een gestructureerde aanpak met betrekking tot de verschillende werkgebieden aan te raden. Bij het uitvoeren van het werk dat gedaan moet worden, is het essentieel om de eigenlijke doelen in de zin van een kosten-batenanalyse in het achterhoofd te houden. Taken kunnen in verschillende relevantiecategorieën worden ingedeeld. Ze worden niet uitgevoerd omdat ze al lange tijd tot de dagelijkse routine behoren, maar omdat ze nog steeds relevant zijn. Inefficiënte processen mogen ter discussie worden gesteld en ook worden afgeschaft.

Indien nodig kun je taken delegeren en over meerdere schouders verdelen. Neem afscheid van al te veel multitasken. Het is bewezen effectief om je op één enkel doel te richten en het bijbehorende werk systematisch en vooral één voor één af te handelen. Hoe meer onderdelen parallel moeten functioneren, hoe lastiger het wordt om het geplande dagdoel te bereiken. Neem minstens één keer per maand een uur de tijd om je werkwijze kritisch te bekijken en waar nodig te verbeteren.

Conclusie - Het abc van kantoororganisatie

Om een productieve werkdag te garanderen en de dagelijkse werklast goed aan te kunnen, is een goed functionerende kantoororganisatie onmisbaar. Die maakt je werkprocessen gemakkelijker, voorkomt een teveel aan structureel veroorzaakte tijdvreters en helpt je dagindeling te verbeteren. Ondersteuning door passende producten, van een geschikte stoel tot het perfecte opbergsysteem, maakt je werk daarbij makkelijker.

• Ordeningssystemen helpen bij het aanbrengen van structuur.

• Opgeruimde bureaus bevorderen geconcentreerd werken.

• Passend meubilair zorgt voor een ergonomische en gezonde manier van werken.

• Een goede tijdsplanning maakt processen effectiever en efficiënter.

• Het doorbreken van routines en het stellen van doelen optimaliseren het werk.

• De juiste organisatie van het kantoor bespaart op de lange termijn tijd en geld. 

Niet in de laatste plaats zorgt een opgeruimd kantoor voor een duidelijke toename in tevredenheid. Overbelasting en chaos zijn maar voor heel weinig mensen probleemloos te hanteren. Voor de meeste mensen is een prettige en gestructureerde werkomgeving nuttig en ondersteunend.