Er is interessant onderzoek dat suggereert dat werknemers niet méér, maar juist efficiënter moeten werken. Het werk dat in een normale 40-urige werkweek wordt gedaan, zou ook in een 30-urige werkweek kunnen worden gedaan. Efficiënt werken is niet afhankelijk van de werktijden, maar van de manier waarop de beschikbare tijd wordt besteed en welke voorwaarden de medewerker wordt geboden.
- Waarom kun je niet efficiënter werken?
- Verhoog de werkproductiviteit op kantoor: houd de belangrijkste dingen in de gaten
- Werk productiever op kantoor: neem pauzes
- Conclusie: Werk efficiënter op kantoor door structurering, pauzes en de juiste inrichting
Waarom kun je niet efficiënter werken?
Toegegeven, sommige mensen zullen zich beledigd voelen door deze vraag. Maar het is een feit dat de meeste medewerkers efficiënter willen werken, maar dat niet bereiken. Ze werken langer en proberen de arbeidsproductiviteit te verhogen. Je werkt steeds meer overuren en behaalt nog steeds niet het gewenste resultaat. De reden is dat je niet productiever kunt werken door langer te werken. Het is veeleer belangrijk om de beschikbare tijd beter te benutten. Er is een verschil tussen ‘efficiëntie’ en ‘effectiviteit’. De eerste betekent het pad naar een resultaat. Hoe wordt het resultaat precies bereikt? Effectiviteit daarentegen negeert de middelen en tijd om het resultaat te bereiken en houdt in of het gestelde doel is bereikt. Iedereen die een bepaald doel bereikt, werkt effectief, maar dat betekent niet dat hij efficiënt is.
Ook kan het zijn dat de kantoorapparatuur ervoor zorgt dat u niet efficiënt kunt werken. De volgende problemen kunnen de werkefficiëntie verstoren:
-
slordiger Bureau
-
geen structurering van processen en projecten/gebrek aan opslagmogelijkheden
Het is bewezen dat veel medewerkers veel te veel tijd besteden aan zoeken: dossiers en documenten zijn niet duidelijk toegewezen aan individuele processen, correspondentie wordt “begraven” op tafel, mappen hebben geen plaats in geschikte kantoorkasten. Om productiever te kunnen werken is het belangrijk om bij het inrichten van uw kantoor te bedenken dat er enerzijds rekening gehouden moet worden met ergonomie en anderzijds dat de nodige planken en kasten aanwezig moeten zijn.
Verhoog de werkproductiviteit op kantoor: houd de belangrijkste dingen in de gaten
Om efficiënt te kunnen werken loont het de moeite om kritisch naar de gehele werkomgeving te kijken. Als je productief wilt werken, heb je rust nodig. Ook al komen sommige creatieve geesten met de beste ideeën en resultaten als ze naar luide muziek luisteren, dit is niet de regel. Wie geconcentreerder werken kan een blijvende invloed hebben op de arbeidsproductiviteit op kantoor. Maar ook de akoestiek is belangrijk. Vooral in open kantoren storen medewerkers elkaar vaak. Hier zijn minimaal scheidingswanden geplaatst, waardoor de individuele werkplekken visueel en tenminste gedeeltelijk akoestisch kunnen worden gescheiden.
Een takenlijst die is gesorteerd op basis van het belang van de afzonderlijke taken is nuttig. Dit verhoogt niet alleen de werkefficiëntie, maar ook Motivatie op het werk. Iedereen die ziet hoeveel taken er al zijn voltooid, is aanzienlijk gemotiveerder. Het is echter belangrijk dat zelfs grote projecten in kleine deeltaken worden opgesplitst. Dit is de enige manier waarop werkvoortgang een motiverend effect kan hebben en werknemers in staat stelt productief te werken. Het is belangrijk om altijd de belangrijkste zaken in de gaten te houden, want als je efficiënter wilt werken, kun je je niet laten afleiden door niet-essentiële zaken. Concentratie en motivatie zorgen ervoor dat u efficiënt kunt werken op kantoor.
Werk productiever op kantoor: neem pauzes
Het klinkt paradoxaal, maar als je efficiënter wilt werken, moet je vaker pauze nemen. Tijdens pauzes herstelt de geest nadat hij zich gedurende langere tijd op het werk heeft moeten concentreren. Door met collega's te praten, kunt u nieuwe suggesties en ideeën vinden die de werkproductiviteit kunnen verhogen. Om efficiënter te kunnen werken moet er een passende relatie zijn tussen periodes van concentratie en herstel. Ook tijdens deze pauzes kunnen storende invloeden worden verzacht. Als het in de zomer bijzonder warm is, is efficiënt werken vaak niet mogelijk. Concentratie en motivatie nemen af en de effectiviteit neemt merkbaar af.
Een pauze met collega's is precies wat je zoekt! Op het bankje in de schaduw kunnen je oververhitte hoofden even bijkomen en kun je uitgeruster weer aan de slag. Belangrijk om efficiënter te werken: De Bureaustoel mag de hele dag geen metgezel zijn! Ook al is het comfortabel en ergonomisch, als u efficiënter wilt werken, verlaat u altijd de stoel. Door te sporten tijdens de pauzes kan de geest zich beter uitschakelen dan wanneer de vrije tijd tijdens de ontbijt- of lunchpauze achter de computer wordt doorgebracht. Om efficiënt te kunnen werken op kantoor, is het belangrijk om het zo nu en dan de rug toe te keren.
Conclusie: Werk efficiënter op kantoor door structurering, pauzes en de juiste inrichting
Voor ondernemers en leidinggevenden is het belangrijk dat efficiënt werken vanzelfsprekend wordt. Maar ze moeten er wel veel voor doen! Geschikt Kantoormeubilair voor het inrichten van het kantoor en het creëren van voldoende opbergruimte zijn de eerste stappen om efficiënter te kunnen werken op kantoor. Daarnaast moeten de temperatuur, akoestiek, ventilatie en uitstraling kloppen. Een medewerker die zich op zijn gemak voelt, is gemotiveerder en kan efficiënter werken. Bovendien kan iedereen zelf iets doen om efficiënter te kunnen werken: zowel het structureren van het eigen werk als het nemen van pauzes en het elimineren van tijdvreters zijn de belangrijkste voorwaarden om efficiënt te kunnen werken.