Er zijn interessante onderzoeken die stellen dat werknemers niet meer, maar efficiënter zouden moeten werken. Het werk dat in een normale 40-urige werkweek wordt gedaan, zou ook in een 30-urige werkweek haalbaar zijn. Efficiënt werken hangt niet af van de werktijd, maar van hoe de beschikbare tijd wordt benut en welke omstandigheden de werknemer daarbij krijgt geboden.
- Waarom kun je niet efficiënter werken?
- Arbeidsproductiviteit op kantoor verhogen: houd het belangrijkste in het oog
- Productiever werken op kantoor: neem pauzes
- Conclusie: efficiënter werken op kantoor door structuur, pauzes en de juiste inrichting
Waarom kun je niet efficiënter werken?
Toegegeven, door deze vraag zal menigeen zich aangesproken voelen. Toch is het een feit dat de meeste werknemers wel efficiënter willen werken, maar daar niet in slagen. Ze werken langer en proberen de arbeidsproductiviteit te verhogen. Ze maken steeds meer overuren en komen toch niet tot het gewenste resultaat. De reden is dat je niet productiever kunt werken door langere werktijden. Het gaat er veel meer om de beschikbare tijd beter te benutten. Daarbij is er een verschil tussen ‘efficiëntie’ en ‘effectiviteit’. Het eerste gaat over de weg naar een resultaat. Hoe wordt het resultaat precies bereikt? Effectiviteit laat de middelen en tijd die nodig zijn om het resultaat te bereiken daarentegen buiten beschouwing en draait erom of het gestelde doel is bereikt. Effectief werkt dus iedereen die een bepaald doel bereikt, maar daarmee ben je nog niet per se efficiënt.
Het is ook mogelijk dat de kantoorinrichting verhindert dat je efficiënt kunt werken. De volgende problemen kunnen de werkefficiëntie verstoren:
-
rommelig bureau
-
geen structuur in processen en projecten/gebrek aan opbergmogelijkheden
Het is bewezen dat veel werknemers veel te veel tijd kwijt zijn aan zoeken: dossiers en documenten zijn niet eenduidig aan afzonderlijke processen toegewezen, correspondentie raakt op het bureau “begraven” en ordners hebben geen plek in geschikte kantooropbergkasten. Om productiever te kunnen werken, is het dus belangrijk om al bij het inrichten van je kantoor eraan te denken dat enerzijds rekening moet worden gehouden met ergonomie en anderzijds de nodige opbergmogelijkheden en kasten aanwezig moeten zijn.
Arbeidsproductiviteit op kantoor verhogen: houd het belangrijkste in het oog
Om efficiënt te kunnen werken, loont het om je hele werkomgeving kritisch onder de loep te nemen. Wie productief wil werken, heeft rust nodig. Ook al komen sommige creatieve geesten met harde muziek tot de beste ideeën en resultaten, toch is dat eerder uitzondering dan regel. Wie geconcentreerder kan werken heeft daarmee een blijvend positief effect op de arbeidsproductiviteit op kantoor. Ook de akoestiek is echter belangrijk. Vooral in een open kantoorruimte storen medewerkers elkaar vaak onderling. Scheidingswanden zijn hier in elk geval zinvol, omdat ze een visuele en ten minste gedeeltelijke akoestische afscheiding van de afzonderlijke werkplekken mogelijk maken.
Handig is een to-dolijst die op belangrijkheid van de afzonderlijke taken wordt gesorteerd. Daarmee kun je niet alleen de arbeidsefficiëntie verhogen, maar ook de motivatie op de werkplek. Wie ziet hoeveel taken al zijn afgerond, is duidelijk gemotiveerder. Belangrijk is wel dat ook grote projecten in kleine deeltaken worden opgesplitst. Alleen zo werkt de voortgang motiverend en kunnen medewerkers productief werken. Het is belangrijk om altijd het belangrijkste in het oog te houden, want wie efficiënter wil werken, mag zich niet laten afleiden door onbelangrijke zaken. Concentratie en motivatie maken efficiënt werken op kantoor mogelijk.
Productiever werken op kantoor: pauzes nemen
Het klinkt paradoxaal, maar wie efficiënter wil werken, moet wat vaker pauze nemen. Tijdens pauzes herstelt de geest die langere tijd geconcentreerd heeft moeten werken. In gesprekken met collega's kun je nieuwe impulsen en ideeën opdoen die de arbeidsproductiviteit kunnen verhogen. Om efficiënter te kunnen werken, moeten fasen van concentratie en herstel in een goede verhouding tot elkaar staan. Tijdens deze pauzes kun je ook storende invloeden verminderen. Is het in de zomer bijzonder heet, dan is efficiënt werken vaak niet mogelijk. Concentratie en motivatie nemen af en de effectiviteit daalt merkbaar.
Een pauze met collega's is dan precies wat je nodig hebt! Op een bankje in de schaduw komen de verhitte hoofden weer tot rust en kun je daarna uitgeruster weer aan het werk. Belangrijk om efficiënter te werken: de bureaustoel mag geen metgezel voor de hele dag zijn! Ook al is hij comfortabel en ergonomisch, wie efficiënter wil werken, staat steeds weer op van de stoel. Beweging tijdens de pauzes helpt je hoofd beter los te komen dan wanneer de eigenlijk vrije tijd van de ontbijt- of lunchpauze achter de computer wordt doorgebracht. Voor efficiënt werken op kantoor is het daarom belangrijk om dat af en toe even de rug toe te keren.
Conclusie: efficiënter werken op kantoor door structuur, pauzes en de juiste inrichting
Voor ondernemers en leidinggevenden is het belangrijk dat efficiënt werken vanzelfsprekend wordt. Maar daarvoor moeten ze wel het nodige doen! Geschikte kantoormeubelen voor de inrichting van het kantoor en voldoende opbergmogelijkheden creëren, zijn de eerste stappen om op kantoor efficiënter te kunnen werken. Daarnaast moeten temperatuur, akoestiek, ventilatie en uitstraling kloppen. Een medewerker die zich prettig voelt, is gemotiveerder en kan efficiënter werken. Ook kan iedereen zelf iets doen om efficiënter te kunnen werken: het structureren van je eigen werk, pauzes nemen en tijdvreters elimineren zijn de belangrijkste voorwaarden om efficiënt te kunnen werken.